Собрания

Собрания сводят людей вместе, предоставляя им возможность поговорить и послушать друг друга, т.е. вступить в двусторонние коммуникации. При­мерами небольших собраний, ориентированных на решение конкретных за­дач, являются совещания рабочих групп, собрания групп контроля качества и расширенные совещания руководства организации. Подобные встречи за­частую отвлекают их участников от выполнения повседневной работы и, с этой точки зрения, их можно считать расточительными, однако в долговре­менной перспективе их проведение экономически оправдано, если учесть возможность возникновения по их ходу новых, плодотворных идей и форми­рования командного духа организации.

Как и в случае других коммуникационных стратегий, проведение любого совещания должно преследовать определенные цели, требует тщательной под­готовки и квалифицированного руководства. Обмен мнениями может быть от­крытым, но контролируемым, чтобы не дать совещанию уйти от решения по­ставленных задач и сбиться на рассмотрение второстепенных вопросов. Эффек­тивность таких совещаний зависит от способности модератора (председателя совещания) направлять ход обсуждения. На некоторых совещаниях эту важ­ную роль поручают специально подготовленным "руководителям групповых процессов", в то время как непосредственные участники совещания целиком отдаются обсуждению рассматриваемых проблем, не отвлекаясь на различные процедурные вопросы. Некоторые ученые полагают, что проведением важных совещаний, в которых участвуют представители самых различных уровней, пытающиеся разрешить тот или иной конфликт или выработать какие-то принципиальные решения, должен заниматься специальный "руководитель процесса" с тем, чтобы вопросами руководства совещанием, его хода и содер­жания не занимался лишь один человек — глава организации. Однако такой подход может быть полезен только в случае специальных совещаний или в це­лях обучения, поскольку одной из функций любого менеджера и является ор­ганизация встречи представителей соответствующей рабочей группы для об­суждения и решения возникшей проблемы.

В случае проведения больших собраний (когда, например, собирается весь коллектив организации и представители важнейших общественных групп со стороны) к их планированию нередко привлекается служба паблик рилей-шенз. Организация ежегодных собраний, например, требует немалого време­ни на подготовку со стороны высшего руководства и определенных затрат времени со стороны акционеров, ожидающих, что эти затраты времени оку­пятся соответствующими дивидендами. Программы подготовки к проведе­нию подобных крупных собраний весьма обширны, и многие организации даже заключают договоры со специализированными фирмами, которые берут на себя заботы, связанные с подготовкой и проведением этих собраний.

Традиционные собрания и совещания, участники которых обычно соби­раются для личных встреч в одном помещении, уходят в прошлое. Один из экспертов по коммуникациям утверждает:

Новые технологии, такие как ПК и цифровые аудио- визуальные средства породили, по сути де­ла, новое явление — "электронные совещания". Телеконференции, технологии проведения со­вещаний с помощью компьютерного интерфейса, спутниковые соединения, электронные доски объявлений и факсимильные сети в корне изменили наши представления о совещании.¹⁸

Для принятия групповых решений многие организации начинают исполь­зовать новейшие телекоммуникационные и компьютерные технологии, пы­таясь соединить вместе людей и идеи. Один из подходов заключается в том, чтобы всем участникам совещания, собравшимся за одним столом, предоста­вить свой собственный терминал, подключенный к единому компьютеру. Инициирование общения с помощью компьютерного экрана повышает эф­фективность обмена мнениями, позволяя более застенчивым членам группы и лицам, младшим по положению, которое они занимают среди участников совещания, получить такую же возможность высказать свое мнение, что и более авторитетные участники совещания.

Некоторые ведущие глобальные корпорации создали у себя современные системы проведения оперативных "электронных совещаний", участниками которых могут быть люди из разных уголков нашей планеты, получающие возможность совместно и эффективно решать общие проблемы. Например, компания IBM создала двадцать "электронных конференц- залов TeamFocus" с персональными компьютерами и мультимедийными возможностями, объе­динив их в глобальную сеть. Эти новые электронные "системы поддержки групповых решений", установленные в одном помещении или спроектиро­ванные в виде мультимедийной глобальной сети, приходят на смену тради­ционным совещаниям.

Устные выступления и "ораторские бюро"

Редко можно встретить организации (какого бы масштаба они ни были), в штате которых не было бы сотрудников, умеющих достаточно информативно и интересно выступить перед теми или иными общественными группами. В книге The Executive Speechmaker перечисляются следующие преимущества устных выступлений.

1. Самое прямое и наиболее убедительное средство коммуникации, по­скольку оно предполагает личный, "живой" контакт с аудиторией.

2. Помогает "персонализировать" организацию, особенно в наше время, когда крупные организации кажутся многим людям чрезмерно обез­личенными.

3. Зачастую предоставляет возможность двустороннего общения оратора с аудиторией - диалога, который может оказаться информативным и полезным для обеих сторон.

4. Помогает продемонстрировать открытость организации, ее стремление быть конструктивным элементом своей отрасли и участником общест­венной деятельности.

5. Повышает престиж как самого оратора, так и организации в целом.

6. Помогает донести до общественности точку зрения организации.

7. Является авторитетным источником информации для других комму­никаций.¹⁹

Однако не все устные выступления одинаково эффективно реализуют эти преимущества. Иногда вину за это можно возложить на специалистов в облас­ти паблик рилейшенз, поскольку именно они часто проводят исследования устных выступлений, готовят краткий конспект речи, разрабатывают визуаль­ные средства и иногда даже составляют полный текст устного выступления. Помимо подготовки материалов для выступающих, специалисты обучают ру­ководителей искусству правильно вести себя во время выступления.

Специализированные ораторские бюро предоставляют в распоряжение организаций- заказчиков квалифицированных ораторов. Излагаемый мате­риал обычно представляет собой компромисс между желанием просто вы­разить точку зрения организации по определенным вопросам и необходи­мостью предоставить соответствующим группам информационные про­граммы. "Ораторское бюро", как таковое, представляет собой ценное средство для любой организации, которой нужно сообщить нечто важное интересующим ее общественным группам.

Решая проблему обеспечения организации ораторами, помните о следующем.

1. Тщательно подбирайте и воспитывайте целую команду людей, умею­щих выступать на публике.

2. Подбирайте темы, которые обслуживали бы информационные потреб­ности потенциальных общественных групп и освещали бы ситуацию в организации или ее позиции по важным для общества вопросам.

3. Обеспечивайте ораторов вспомогательными визуальными средствами: плакатами, слайдами, видеокассетами.

4. Разъясняйте различным общественным группам возможность органи­зации для них устных выступлений.

Дата добавления: 2015-07-18