ВВЕДЕНИЕ. Предположим, что в организации стал­киваются со следующими трудностями:

Предположим, что в организации стал­киваются со следующими трудностями:

· объемы данных, которые необходимо перерабатывать, про­должают расти;

· расчеты, которые требуется выполнять, становятся более сложными;

· сроки обработки данных постоянно сокращаются;

· число запросов на выходную информацию обобщающего ха­рактера увеличивается;

· архивы разбухают;

· персонал настолько перегружен работой, что не успевает вы­полнять монотонные и рутинные задачи, и т. д.

В таком случае руководство организации может оказаться вы­нужденным наметить реорганизацию существующих ручных проце­дур. Поскольку с теоретической точки зрения решение перечислен­ных проблем возможно с помощью средств автоматизации, руко­водство может поставить вопрос об автоматизации выполнения не­которой части процедур обработки данных.

В результате (и независимо от того, использовалась уже в ор­ганизации автоматизированная обработка информации или нет) руководству приходится вырабатывать политику в отношении ав­томатизированной обработки информации, которая находит выра­жение в плане автоматизации. Последний должен быть сформулирован исходя из конкретных трудностей, с которыми сталкиваются при выполнении своих обя­занностей с помощью ручных процедур, но также и с учетом общей политики совершенствования управления организацией. Главная цель при этом - найти то основное, что позволило бы руководству организации и руководителям ее подразделений выработать их собственную политику автоматизации. Для этого должны быть по­лучены ответы на два следующих вопроса:

· Какова эффективность автоматизации решения задачи?

· Если принято решение об автоматизации, то что делать, ког­да и как?

Работа должна начинаться с исследо­вания существующих ручных процедур с целью обобщения тех трудностей, с которыми сталкиваются различные подразделения организации. Такое исследование является скорее констатацией фактов, чем поиском причин трудностей. В общем случае речь идет об исследовании существующих процедур в целом. Более тщательное исследование будет выполнено позднее для каждой из задач, решение которых будет автоматизироваться и/или процедуры кото­рых будут реорганизовываться.

Если трудности, с которыми сталкиваются различные подразде­ления организации, известны руководству, исследование сводится к обобщению этих трудностей, которое может быть выполнено и са­мим руководством. Если же руководство только ощущает, что в подразделениях что-то неладно, но тем не менее не имеет пред­ставления о реальных трудностях, их выявление и обобщение ре­зультатов могут быть возложены на специальную комиссию экс­пертов.

Различные виды исследований должны быть включены в план с учетом их приоритета. Другими словами, разработка задач включается в план автоматизации в зависимости от значимости тех трудностей, которые возни­кают при решении этих задач вручную, а также с учетом логиче­ского порядка следования задач, обусловленного их содержанием.

Лишь после всестороннего обоснования целесообразности авто­матизации решения каждой задачи может быть принято решение об отказе от существующих процедур в пользу автоматизирован­ных.

Следует признать, что во многих случаях твердое решение об автоматизации принимается без прове­дения какого бы то ни было обоснования ее целесообразности.

ПЛАНОВО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ

1.1. Понятие экономической информации

Если информация по своему содержанию отображает явления экономической жизни общества, то она называется экономической.

Экономическая информация в сфере материального произ­водства служит инструментом управления производством. Она подразделяется на ряд видов по функциям управления. С этих позиций выделяется прогнозная (прогнозирования), плановая, учетная и аналитическая информация. В свою очередь, плановая информация разделяется на: перспективного, технико-экономического, оперативного планирования. Учетная информация подразделяется на оперативную, бухгалтерскую и статистическую. Возможна и иная классификация эконо­мической информации, по функциям управления производством.

Часто к экономической информации относят также норма­тивную, хотя по своей природе она имеет технический характер.

Для управления производством используется также дирек­тивная информация вышестоящих управленческих и обществен­ных органов, хотя она носит преимущественно характер плановой или нормативно-справочной информации (НСИ).

1.2. Структура экономической информации

Структура — это конкрет­ные информационные образования, наделенные экономическим смыслом. Структурное строение экономической информации может быть различным, но приоритет отдается иерархическому принципу выделения информационных обра­зований или единиц.

Единицей самого высокого ранга принято считать информа­ционную систему какого-либо объекта управления, например отрасли или региона, предприятия или объединения, цеха или структурного подразделения учреждения.

Информационная система — это совокупность информации объекта управления, которым может быть практически любой процесс и предмет в народном хозяйстве.

Информационная система расчленяется на ряд структурных единиц меньшего ранга вплоть до выделения неделимых струк­турных единиц. В экономической информации таковыми общепри­нято считать реквизиты — минимальные структурные образова­ния, несущие экономический смысл.

Реквизит характеризует экономические явления с какой-либо одной стороны: качественной или количественной. В первом случае достигается это посредством призначных свойств, задающихся словами. Обычно слова заменяются цифровыми кодами, хотя текстовая их сущность сохраняется. Примерами таких реквизитов-признаков служат название предприятия или учреждения, вид налогов, вид кредита и т. д.

Количественные характеристики задаются числами в явной форме, например количество в натуральных измерителях, стоимость в рублях, трудоемкость в нормо-часах и т. д. Подобные реквизиты получили название оснований.

Между структурными единицами высшего (информационной системой) и самого низшего ранга (реквизитами) находятся другие информационные образования.

Общепринято выделять, считая с самого низшего ранга, сле­дующие структурные единицы экономической информации:

· реквизиты,

· показатели,

· массивы,

· информационные подсистемы и системы.

В показателях сочетаются реквизиты-основания с реквизи­тами-признаками, что позволяет давать полное представление об экономических процессах и предметах как с количественной, так и с качественной стороны. Одно основание может иметь один или несколько признаков. Обычный случай образования показателей представляет набор только реквизитов-признаков, один из которых (ведущий признак) выполняет функцию основания.

Показатели и реквизиты обладают своими внутрен­ними качествами: формой-названием и содержанием-значением. Например, показатели сумм заработной платы рабочих имеют различные значения, присущие отдельным рабочим в разные временные периоды.

Ряд показателей одной формы, но с различными значениями образует массив. Массив принимает упорядоченное содержание, если все показатели (реквизиты) располагаются с заданной последовательностью значений, например, в порядке возраста­ния чисел натурального ряда или в соответствии с алфавитом.

Информационная система при дифференциации объекта управления подразделяется на подсистемы нескольких рангов, образуя самостоятельные структурные единицы.

Каждая информационная подсистема формируется из опре­деленных массивов, состав которых зависит от задач, решае­мых подсистемой. Запись экономической информации на бумажных носителях, магнитных и лазерных дисках, других устройствах хранения данных соп­ровождается своеобразной ее структуризацией.

В автоматизированных системах информация подвергается соответствующей организации с использованием различных принципов, в том числе банков данных. Это приводит к иной ее структуризации, при которой выделяются такие инфор­мационные образования, как базы и банки данных, информационный фонд, каталоги и словари данных. В зависимости от языков программирования находятся адекватные им структурные единицы информации, например файлы, матрицы (таблицы).

1.3. Группировка экономической информации

Известно много группировок экономической информации по форме. Важно выделение достоверной, своевре­менной и полной информации. На практике часто используется избыточная информация, способствующая надеж­ности выполнения управленческих операций, но в то же время удорожающая их. Поэтому допустимы различные пределы контролирующей избыточной информации при устранении дуб­лирующей ее части.

Важное значение придается подразделению экономической ин­формации по стадиям ее возникновения и формирования. С этих моментов выделяется информация первичная и производная (вторичная). Первичная возникает в итоге производственно-хо­зяйственной деятельности предприятий, объединений и других звеньев материальных отраслей народного хозяйства, деятель­ности финансово-кредитных органов по обслуживанию клиентов, включая и население, в итоге деятельности других органов госу­дарственного аппарата управления, деятельности учреждений непроизводственной сферы. Производная информация образу­ется путем обработки первичной или первичной вместе со вто­ричной или только вторичной информации. Если это итог обработки информации для решения задачи, то такая информация называется результатной или результирующей.

С позиций технологии решения экономических задач разли­чаются информация входная (исходные данные) и выходная (выходные данные). Входная информация представляет пред­мет, а выходная — продукт машинной обработки. В качестве входной выступает первичная и вторичная информация, а выходная — это прежде всего результатная, но вместе с ней могут быть и любые входные данные. Подобная группировка информации оказывает воздействие на проектиро­вание технологии автоматизированного решения экономических задач.

Важно добавить, что в среде входных данных находит­ся так называемая условно-постоянная и постоянная информа­ция, о которой речь впереди, но главным образом преобладает переменная первичная информация.

Что касается стабильности информации, то это очень важный критерий для определения способов ее организации в условиях машинной обработки.

Выделение условно-постоянной и постоянной информации по­зволяет исключить ее из фиксации в первичных документах и хра­нить длительное время в устройствах ЭВМ. К условно-постоянной относится такая информация, значения которой редко изменяются, поэтому ее можно ввести как постоянную, неизменную, пре­дусматривая лишь способы корректировки. Примерами условно-постоянной информации могут служить нормы расхода (средств) на питание школьников, номер лицевого клиентского счета, цены.

Условно-постоянная информация в свою очередь подразде­ляется на нормативную (нормы, нормативы), ценовую (цены, расценки, тарифы).

Дата добавления: 2015-07-15