для временного (свыше 10 лет) ___ ____

хранения ( подпись) (расшифровка подписи)

Дата

за __________ год

Название раздела (структурного подразделения организации)
№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол- во листов	Примечание

В данный раздел описи внесено_________________________________ ед. хр.

(цифрами и прописью)

с № ________________ по № __________________________, в том числе:

литерные номера:___________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________

Наименование должности

Составителя ______________ _______________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Дата

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного

за архив) ______________ _______________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации

От____________ № ______

ПРИЛОЖЕНИЕ 22

Форма итоговой записи

и заверительной надписи

Передал ______________________________________________________ед. хр

(цифрами и прописью)

и_________________________________________________________________

(цифрами и прописью)

Регистрационно-контрольных карточек к документам.

Наименование должности

сотрудника структурного

подразделения _____________ _____________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Дата

Принял ______________________________________________________ед. хр.

(цифрами и прописью)

и_________________________________________________________________

(цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек и документам.

Наименование должности работника

архива организации ______________ _______________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ 23

Раздел «Общие положения» Инструкции по делопроизводству:

1.1. Инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в организации.

1.2. Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления, контроля исполнения и организации работы с документами во всех структурных подразделениях организации.

1.3. Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы России, организационными документами организации.

1.4. Правила и порядок работы с документами, установленные стоящей инструкцией, обязательны для всех работников аппарата организации. Все работники организации ответственные за выполнение требований инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.5. Организация и совершенствование постановки делопроизводства на основе единой технической политики и применения временных программно-технических средств, организационно-методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях организации осуществляется канцелярией.

1.6. Внедрение и сопровождение информационных технологий изводится во взаимодействии с отделом программно-технических средств.

1.7. Административную ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях и соблюдение установленных инструкцией правил и порядка работы с документами несут руководители структурных подразделений.

1.8. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении и согласовывает его кандидатуру с заведующим канцелярией.

1.9. Ответственный за делопроизводство обеспечивает его организацию в соответствии с инструкцией и знакомит всех работников подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.10. При уходе сотрудника в отпуск, отъезде в командировку, перемещении по должности или увольнении все имеющиеся у него документы и дела передаются по указанию руководителя структурного подразделения другому работнику (под расписку) с уведомлением зав. канцелярией о передаче дел.

1.11. Задачи и функции канцелярии, обязанности, права и ответственность зав. канцелярией регламентируются Положением о канцелярии.

1.12. Обязанности, права и ответственность делопроизводственных работников определяются их должностными инструкциями,

ПРИЛОЖЕНИЕ 24

Раздел «Информационно-справочная работа» в автоматизированной системе:

1.1. В процессе регистрации создается база данных для информационно-справочной работы по документам организации.

1.2. Поиск документа может осуществляться по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке.

1.3. Информация может выдаваться:

По конкретному документу:

· где (у кого) находится;

· стадия исполнения (подготовки);

· результат исполнения;

· место хранения (для исполненных документов).

По теме (содержанию):

· конкретный документ;

· группа документов.

По корреспонденту / автору:

· конкретный документ;

· все документы автора / корреспондента;

· все документы автора по конкретному вопросу;

· все документы автора за определенный период.

По региону:

· стране

· области

· городу.

При поиске документов могут указываться:

· входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);

· вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);

· приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления, а для внутренних – подписания документа);

· регион, по которому ведется поиск (страна, область);

· организация (корреспондент/адресат);

· содержание (тема).

1.5. При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться его номер.

1.6. При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………………………...3

Задачи курса………………………………………………………………………….4

Лабораторная работа № 1. Организация службы ДОУ 6

Лабораторная работа № 2. Организация документооборота 10

Лабораторная работа № 3. Регистрация документов 13

Лабораторная работа № 4. Номенклатура дел 16

Лабораторная работа № 5. Подготовка дел к последующему

хранению и использованию 19

Лабораторная работа № 6. Подготовка инструкции по делопроизводству 24

Приложения…………………………………………………………………………30

Учебное издание

Организация и технология документационного обеспечения управления

Лабораторные работы

Составитель – Гайдученко Татьяна Николаевна

Кафедра документоведения КГЭУ

Редактор издательского отдела Кашеваров С.Н.

Подписано к печати Формат 60х84/16

Гарнитура «Times» Вид печати РОМ Бумага «Business»

Усл. печ. л. Уч.-изд. л.

Тираж Заказ

Издательство КГЭУ,

420066, Казань, Красносельская,51

Типография КГЭУ,420066, Казань, Красносельская,51

1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: ИПК Издательство стандартов, 1998.

2 Документоведение и документационное обеспечение управления. Специальность 350800. Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования и примерные программы дисциплин федерального компонента. – М.: Издательский центр РГГУ, 2001. – 478 c.

3 Методические материалы по циклу документоведческих дисциплин для специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления». – М.: Издательский центр РГГУ, 2002.- –328 с.

[1] 1 ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения – М.: Изд-во стандартов, 1984, п. 37. С. 4,

1 ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, – М.: Изд-во стандартов, 1998, п. 65. С.

1 1 ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

1 ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, п. 43.

Дата добавления: 2015-07-11