Требования к инструкции по делопроизводству

Основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации, является инструкция по делопроизводству. Она должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме. Разрабатывается инструкция на основе общегосударственных нормативных документов: государственных стандартов на унифицированные системы документации, Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основных правил работы ведомственных архивов, методических материалов архивной службы, ведомственных правили т.д.

Но, в то же время, опираясь на общегосударственные нормативы, инструкция должна отражать все особенности постановки делопроизводства определенной организации: структуру службы делопроизводства, состав должностей служащих, осуществляющих делопроизводственное обслуживание, состав документов, создаваемых в учреждении, степень компьютеризации делопроизводственных операций (ведение отдельных операций с помощью компьютера или использование комплексной системы автоматизации делопроизводства и организации движения документов), наличие архивов в традиционной и электронной форме и т.д.

Таким образом, инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Составляя такую инструкцию, можно, воспользовавшись Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, взять из нее структуру и отдельные моменты, обязательные для любой организации. Например, подготовка дел к архивному хранению и т.д.

Начинается инструкция по делопроизводству, как и рассмотренные уже другие виды организационных документов – положение и должностная инструкция, с раздела «Общие положения». В нем может быть указано, что инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и обязательна для всех работников учреждения фирмы. Специальный пункт посвящается перечислению нормативных документов, на основе которых она составлена. В этом случае указывается также, на кого возложено руководство делопроизводством в организации в целом и в структурных подразделениях. (Приложения)

При написании раздела «Подготовка и оформление документов» за основу берется ГОСТ Р 6.30-2003 Требования к оформлению документов с внесенными в него изменениями. Порядок оформления реквизитов, изложенный в ГОСТе, переносится в Инструкцию, разъясняется и сопровождается примерами из документов организации.

В раздел «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов» выносят наиболее часто составляемые виды документов: договора, распоряжения, протоколы, акты, письма, телеграммы и др. В этом разделе очень важно подробно расписать порядок визирования и согласования каждого вида и даже разновидности документов в организации. Например, какие визы должен иметь приказ по личному составу, приказ о премировании, различные виды договоров, кто подписывает эти виды документов. В этом разделе указывается структура текста протокола, акта, порядок оформления телеграмм, разновидностей писем. Все это сопровождается примерами из документов организации.

Отдельно можно выделить раздел «Порядок печатания и размножения документов". Наличие таких разделов в инструкции значительно упростит порядок подготовки документов, характерных для данной организации, и исключит их многократные пересоставления и переоформления.

После разделов, посвященных составлению и оформлению документов, следуют разделы, описывающие порядок работы с ними прием и первичную обработку документов, регистрацию, направление документов к исполнителям, контроль исполнения документов информационно-справочную работу, составление номенклатур, формирование дел, текущее хранение документов в делопроизводстве, экспертизу ценности документов, подготовку дел для сдачи в архив, передачу дел в архив.

Разделы по обработке документов пишутся с учетом технологии, принятой в конкретной организации: традиционная или компьютеризированная. Все этапы работы с документами присутствуют как традиционной технологии, так и в автоматизированной, но они отличаются по характеру выполняемых операций.

При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме. В инструкции даются приложения, и чем их больше, тем инструкция нагляднее. Это, обычно:

- образцы оформления наиболее распространенных видов документов (приказа, распоряжения, протокола, акта, письма, телеграммы, телефонограммы и т.д.);

- формы (регистрационной карточки, номенклатуры дел, листа заверителя дела, обложки дела, описей, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и др.);

- списки (перечни) документов (не подлежащих регистрации; подлежащих утверждению; документов, на которые ставится печать, и т.д.).

Достаточно часто в организациях правила подготовки и оформления документов выделяются в самостоятельный документ и в них более детально, с большим количеством типовых форм и примеров описывается порядок составления документов. Тогда в организации будет два нормативно-методических документа – правила составления и оформления документов и инструкция по делопроизводству в которой будет регламентирован только порядок работы с документами.

Инструкция по делопроизводству так же, как и Правила подготовки и оформления документов, если они выделены в самостоятельный документ, утверждается. Чаще всего утверждение проводится приказом руководителя организации, в котором указывается, с какого числа она вводится в действие, и перечисляются те мероприятия, которые служба делопроизводства должна произвести для внедрения. Например:

1. Организовать ведение делопроизводства в соответствии с требованиями Инструкции.

2. Обеспечить оказание методической помощи подразделениям по внедрению Инструкции по ведению делопроизводства.

3. Организовать обучение сотрудников правилам оформления документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

4. Отделу информационных технологий обеспечить обучение сотрудников работе с новым программным обеспечением и т.д.

Инструкция должна быть в каждом структурном подразделении, и каждый работник организации должен быть ознакомлен с ней под расписку.

Положение о службе делопроизводства, должностные инструкции, в которых все функции службы делопроизводства распределены между конкретными исполнителями, и инструкция по делопроизводству – основные документы, определяющие организацию делопроизводственного обслуживания в учреждении.

Дата добавления: 2015-07-11