Informal letters

Денисова О.В.

Business english

(ділова англійська мова)

(посібник для студентів І курсу

всіх напрямів підготовки)

посібник для аудиторної, самостійної

та індивідуальної роботи

Одеса 2011

Денисова О.В. Ділова англійська мова. Посібник для аудиторної, самостійної та індивідуальної роботи для студентів І курсу всіх напрямів підготовки. Одеса. Державна академія холоду, 2009 р. – 65 с.

Посібник «Ділова англійська мова» для аудиторної, самостійної та індивідуальної роботи призначено для розвитку навичок ділового спілкування у студентів І курсу денної форми навчання всіх напрямів підготовки.

Посібник розглянуто на засіданні кафедри іноземних мов і рекомендовано до друку.

Протокол № 7 від 10.03.09 р.

Завідувач кафедри іноземних мов,

доцент Л.Й. Олійник

Рецензент: Молодіт О.В., ст. викладач кафедри іноземних мов Одеської державної академії холоду.

Передмова

Вивчення ділової англійської мови набуває в Україні все більшої популярності, і це стосується не тільки економічних вищих навчальних закладів та факультетів, але й широких верств населення, що пов’язано з розвитком ділової активності у нашій державі.

Курс ділової англійської мови передбачає опанування таким рівнем знань, навичок і вмінь, який забезпечить необхідну комунікативну спроможність у сферах ситуативного та професійного спілкування в усній та письмовій формах: 1) читання й реферування оригінальної загальнонаукової або загальнотехнічної інформації; 2) елементарного спілкування по загальним питанням спеціальності та в межах загальновживаних норм під час закордонної подорожі; 3) написання особистих та простих ділових листів.

Протягом усього періоду навчання ділової англійської мови студенти активно залучаються до самостійної роботи, яка передбачає насамперед позааудиторне читання матеріалу з ділової тематики, а також оволодіння лексико-граматичним матеріалом даного курсу.

Посібник включає такі розділи: Business correspondence, до складу якого входить оформлення ділового листа, його структура, різні види ділових листів та їх структура; Electronic correspondence, де розглянуто такі види електронної кореспонденції як факс, телекс, електронна пошта та Інтернет взагалі; Getting a Job, де розглядаються види робіт, резюме, інтерв’ю при прийомі на роботу; розділ Conversations включає до свого складу діалоги при зустрічі Getting acquainted, а також телефонні розмови на ділову тематику Telephone conversations.

У кожному розділі розміщено теоретичний і практичний матеріал. Для роботи в аудиторії студенти опрацьовують тексти – читають, перекладають їх, виконують вправи. Розділи «Завдання» призначено для самостійної та індивідуальної роботи.

Наприкінці посібника приведено Перелік скорочень, використовуваних у діловій кореспонденції та використану літературу.

Зміст

Business correspondence
Electronic correspondence
Getting a Job
Conversations. Getting acquainted
Telephone conversations
Перелік скорочень, використовуваних у діловій кореспонденції
Перелік використаної літератури

Business correspondence

Ділове листування

Швидкий розвиток промисловості, техніки, торгівлі й економічних відносин між країнами зажадали різкого збільшення обсягу поштової кореспонденції. Хоча в останні десятиліття різко зросла роль сучасних технічних засобів, таких як телефон, телеграф, телекс і факс, а також Інтернет, поштова листування по-колишньому використовується як один з найважливіших каналів зв'язку. Офіційні листи містять ділову інформацію (запити і відповіді на них, пропозиції і котирування, замовлення повідомлення – наприклад, про відправлення або одержання товару, документів перекладі або одержанні платежів, - а також претензії, скарги, зміна окремих пунктів контракту і т.п.).

Написання ділових листів вимагає дотримання визначених правил як оформлення, так і характеру викладу матеріалу.

Оформлення ділового листа

Офіційні листи прийнятий писати на спеціальних бланках, що містять деякі обов'язкові реквізити, розташовані в строго визначеному порядку:

1. шапка фірмового бланка, що включає назву фірми, емблему фірми, номер фірми, номер телефону, факсу, e-mail;

2. Дата

3. Індекс листа для посилань

4. Внутрішня адреса

5. Вступне звертання

6. Заголовок

7. Текст листа

8. Заключна формула ввічливості

9. Підпис

10. Зазначення про наявність додатка

11. Зазначення про наявність копій

Вступне звертання і заключна формула ввічливості

Вступне звертання визначається метою листа, офіційним положення особи, якому воно адресовано, і діловими відносинами, що склалися між автором листа і його одержувачем. Тому ділові листи можуть писатися в офіційному і неофіційному тоні. Якщо лист сугубо офіційне, після звертання ставиться крапка з коми або двокрапка, якщо діловий лист неофіційне, після звертання випливає кома.

Заключна формула ввічливості пишеться ліворуч або праворуч від останнього слова листа. Заголовної є тільки перша буква формули. Після останнього слова ставиться кома і двома інтервалами нижче випливає підпис.

Нижче приводяться таблиці вступних звертань і заключних формул ввічливості:

Kind of Letter Характер листа	Salutation Вступне звернення	Complimentary Close Заключна форма ввічливості
Formal letters to officials and Supervisors Офіційні листи посадовим особам	Sir: Madam:	Yours respectfully Respectfully yours, Yours very respectfully,
Letters to business Firms and companies Ділові листи фірмам і компаніям	Gentlemen: Ladies:	Yours truly,
Answers to advertisements giving no name of person or firm Відповіді на листи без згадування назв фірм і осіб	Gentelmen: (or omit the salution)	Yours truly,
Letters to persons unknown or slightly known to writer Листи маловідомим або невідомим особам	Dear Sir and Madam: My Dear Mr Moore: Dear Mr Johnson: My Dear Mrs Stock:	Yours truly, Sincerely truly, Yours very truly,
Letters to persons well known to writer Листи добре відомим авторові особам	Dear Mr Warren, Dear Miss Macy, Dear Mrs Jenkins, Dear Professor Lewis	Very sincerely yours, Cordially yours, Yours cordially, Very cordially yours,

Слід зазначити, що одним з найбільш розповсюджених порушень ділової етики є прояв фамільярності, зокрема, звертання до партнера по першому імені. Треба мати на увазі, що звертання до партнера або клієнта “Mr/ Mrs/ Ms Brown” завжди є природним, нейтральним і ввічливим.

Сучасне ділове листування за своїм характером продовжує залишатися офіційним засобом звертання, що використовує стереотипну лексику і фразеологію.

За останнім часом стиль ділових листів стає менш формальним, а словниковий запас більш розмовним.

Зміст листа

Зміст листа повинен відповідати наступним вимогам:

1. Ясність викладу. Будьте послідовні у викладі змісту ділового листа. Починайте лист із найважливішого, що допоможе зосередити увагу читача на суті питання. Пишіть короткими пропозиціями, це полегшує читання листа.

2. Стислість викладу. Діловий лист повинний бути коротким. Ділові люди звичайно не мають у своєму розпорядженні зайвий час, тому уникайте повідомлень про непотрібні факти. Викладайте свої думки небагатослівно.

3. Повнота інформації. Повідомите адресатові всю інформацію, що дозволить йому виконати ваше прохання. Перш ніж почати лист, подумайте його зміст.

4. Грамотність викладу. Одним з перших вимог до ділового листа є відсутність помилок в орфографії і пунктуації, правильно обраний стиль. Важливо не тільки володіти необхідною інформацією, але і вміти стилістично правильно і грамотно викласти неї.

5. Ввічливість. Діловий лист завжди повинний бути бездоганно ввічливим. Ввічливість особливо важлива в листуванні з іноземними колегами і клієнтами. Доброзичливість і люб'язний тон листа сприяють установленню корисних контактів і дають позитивні результати.

Постарайтеся створити у вашого клієнта сприятливе враження про себе і вашу фірму, що звичайно досягається комерційною привабливістю, ясністю змісту листа і ввічливістю звертання.

A complete Business Letter

Heading	University High School 15 East 44^th Street New York 17, New York September 4,____
Inside Address	Mr. H. Buford Fisher, Chief Public Information Service United Nations, U.N. Plaza New York, New York
Salutation	Dear Mr. Fisher,
Body of the letter	Our oral-English class occasionally sends speakers to other oral-English classes as part of our program of work during the term. This year we would like to aid in publicizing U.N. activity during the forthcoming annual Assembly of the United Nations due to open this September. In order to get information about the activities of the United Nations and the importance of this World organization, we should like to have a good speaker who can give us such information as a member of the U.N. Secretariat. Would you be kind enough to suggest a speaker whom you think we might get. We should prefer a speaker who is not too formal, but who would talk conversationally and interestingly. His talk should not last over an hour. I enclose a self-addressed, stamped envelope, and we shall be grateful for any suggestions you may make.
Close	Very truly yours,
Signature	Laura Winston

Оформлення сучасного ділового листа

Ділові листи, якими обмінюються комерційні фірми, компанії, видавництва та інші офіційні установи, звичайно на фірмових бланках, на яких видрукувані назва фірми, її адреса, телефон, факс і т.д.

У сучасному діловому листі всі його частини, починаючи із заголовка, теми і кінчаючи підписом автора звичайно пишуться в лівій стороні листа без абзацних відступів. В адресі і привітальному звертанні коми не ставляться. Так само оформляється і текст на конверті.

Making an Offer Silk Products

ORENBURG SILK PRODUCTION ASSOCIATION

Sharlykskoye Highway

Orenburg Russia

The Silk and Cotton Company

27 The Arkade High Street

Manchester M6 England

Subject: Silk Products

Date:01.04.2003

Dear Sirs,

The Silks Association in Orenburg, South Urals, incorporation spinning, weaving and trimming factories, as well as a silk mill. They produce a wide range of fabrics and other goods for different purposes:from clothing to velour upholstery for furniture and car interiors. Proof of the expereince of our personnel is that they operate equipment from different leading companies of the West such as were recently spent on modernizing production.

We are willing to establish joint ventures with companies interested in processing our natural silk and Western raw textiles in Russia using Western eqipment.We are prepared to consider other proposals, too. We are open to new ideas and pledge succefull coopeation.

Your sincerely,

ORENVURG SILK PRODUCTION ASSOCIATION

.........................................................

N.M.Tchernov,

Chairman of the Board

Complaint about Poor Perfomance

SMITH & BROWN LIMITED

D Anbery Road

London SI 4HY

Black & Wilson Limited

Bedford Avenue Blackpool

FY1 7DG

RE:delivery VAN No CI 22

February 6,2002

Dear Sirs,

We took delivery of this vehicle yesterday and on closer examination our driver has a leak of hydraulic fluid and deflated spare tyre.

Could you rectify these matters before the weekend as the vehicle is urgently reqired for delivery work? I have instructed that our cheque to you be held until the vehicle is considered A1.

I take a poor view of this siluation as you customarily assure us that you give your vehicles a rigorous predelivery check.

Yours faithfully,

SMITH & BROWN LIMITED

............................

A.B. Burke Manager

Answering Complaint about Poor Performance

Bedfor Avenue

Blackpool

Smith & Brown Limited

17 D Anebury Road

London SI 4HY

Your re: delivery VAN No C1 22

Our re:New delivery van

February 10, 2003

Dear Mr. Burke,

I write to apologize for our apparent laxity in preparing this vehicle. The faults you mentioned were, of course, rectidied immediately the following morning.

Our mechanic has shown me his service log and I do believe the hydraulic system was checked over as it should have been. However, it seems possible that the reservoir began to leak on the journey to your premises.

I must confess that spare tyre seems to have escaped our attention, and regret oversight.

I assure you that you can rely on our high standards of professional maintenance.

ours sincerely,

BLACK & WILSON LIMITED

............................................

J.R.TURNER

Sales Manager

Діловий лист, оформлений з абзацними відступами

Ділові відносини навряд чи будуть ефективні і надійними, якщо вам не удасться установити гарні особисті контакти з партнерами. Часто надається можливість написати своїм колегам не тільки строго діловий лист, але і дружнє, котре буде сприяти розвиткові між вами ділової активності.

Лист, оформлений з абзацними відступами, вважається більш традиційним і найчастіше використовується при написанні особистих ділових листів.

От приклад такого листа.

The opening of a New Business In Moscow

Dear Mr. Pouch,

We were delighted to learn that a new branch of Better Snack-Bar Service has already opened for business is one of the regions of Moscow, not very far from our office.

We are sure that your personal background, experience, enthusiasm and your new initiative will be a huge success. It is wonderful to know that all your previous good work has paid off.

With best wishes,

Fedor Shatov.

Шановний г-н Пауч!

Ми з задоволенням довідалися, що нова філія Беттер Снэк-Бар Сервисиз уже відкрита в одному з районів Москви, недалеко від нашого офісу.

Ми упевнені, що Ваша професійна підготовка, досвід, ентузіазм і нова ініціатива приведуть до великого успіху. Приємно знати, що уся Ваша попередня робота цілком себе виправдала.

З найкращими побажаннями,

Федір Шатов

Структура листа

Усі листи – дружні, побутові й ділові - містять:

1) Адреса відправника (повторюючий адресу на конверті).

2) Дату написання листа.

3) Ім'я й адресу одержувача (внутрішня адреса). Ця адреса утримується в діловій кореспонденції.

4) Вітання або звертання.

5) Текст листа, розділений на абзаци.

6) Заключну формулу ввічливості.

7) Підпис.

8) Адресу на конверті.

Адреса відправника або заголовок бланка. Дата

Адреса відправника листа розташовується в правому верхньому куті сторінки на відстані 1-1.5 див від верхнього її краю. Адреса включає (у зазначеному порядку): номер будинку відправника, назву вулиці і міста, штату (якщо лист відправлений у США) і країни.

Скорочення в адресі не використовуються, за винятком назв штатів (у США).

Дату пишуть під адресою, рядком нижче. Не слід скорочувати назви місяців і використовувати нарощування (-st, -rd, -th) з числівниками. Між числом і роком завжди ставиться кома.

Неправильно: March 1^st, July 3^rd, August 11^th

Правильно: February 1, 2001, March 3, 2003,

June 10, 2003

Rural Route, box 39 Waterville, Minnesota August 28, 2001

1436 Cherry Boulevard Cranville, Ohio October 4, 2003

Вітання або звернення

Вітання або звернення пишуть на лівій стороні листа, відступивши 1-1.5 див від адреси в правому верхньому куті:

Dear Kate,

186 Laring Avenue Buffalo, New York July 16, 20__

Вітання в значній мірі залежить від відносин, що склалися між вами і тією особою, якій ви пишете. Якщо прізвище адресата невідоме вам, можна написати Dear Sirs, Dear Sir/ Madam.

Після вітання або звертання звичайно ставиться кома (не знак оклику, як в українських листах!), а в листуванні з адресатом із США – двокрапка або двокрапка і тире (Grentlemen:-).

Нижче в таблиці приведені звертання, використовувані англійцями й американцями в особистому листуванні (Personal letters):

Personal Letters	Formal	English	Americans
Dear Mr Brown, Dear Miss Smith, Dear Mrs Stockwell,	My dear Mr. Brown, My dear Miss Smith, My dear Mrs. Stockwell
Informal	Dear John, Dear Mary,
To close Friends	My dear Jane, My dear Max, My dear Miss Brook,	Dear Jane, Dear Max, Dear Miss Brook,

Не слід використовувати в листах звертання типу Dear friend або Friend George.

Пом’ятайте, що звертання My dear Bob вважається більш формальним і менш щирим, чим Dear Bob.

Текст листа

Зміст листа визначається його тематикою, а стиль залежить від характеру ваших взаємин з тим, кому ви пишіть.

У листі починайте кожну нову думку з абзацу.

Не прийнято вживати в листах скорочення форми типу I’m замість I аm, can’t замість cannot, haven’t замість have not, I’ll замість I will і т.д.

Заключна формула ввічливості.

Заключна формула ввічливості являє собою ввічливе прощання. Вона розташовується на окремому рядку перед підписом. Як і звертання на початку листа, заключна формула залежить від загального тону листа і ваших відносин з тим, кому адресоване ваш лист. Перше слово пишуть завжди з заголовної букви, а наприкінці фрази повинна обов'язково стояти кома.

Нижче приводяться зразки англійських і американських листів на російську мову прийнята заключна формула «Щиро Ваш» (-а, -і).

Дружнє листування Sincerely yours Yours very sincerely Sincerely Yours cordially Most cordially yours Always sincerely yours Yours

Листування із родичами і близькими друзями Yours affectionately Affectionately Lovingly yours Lovingly yours Love As ever

Підпис

Якщо ви використовуєте східчасту форму листа, поставте свій підпис на один інтервал нижче і небагато вправо від початку заключної формули ввічливості. Після підпису не ставте ніяких розділових знаків. Посилаючи лист родичам або друзям, підпишіться своїм ім'ям. В всіх інших випадках рекомендується розписатися цілком.

Дотримуйте наступних правил:

· Завжди розписуйтеся ручкою (не олівцем і не фломастером).

· Розпис повинний бути розбірливої, щоб одержувач довідався, хто автор листа.

Yours very sincerely, James Corbold   Sincerely yours, Robert Anderson

Always yours, Dick   Sincerely, (Miss) Agnes Jones

· Не слід указувати поруч з підписом ваше звання і титули.

Heading (заголовок бланка)	186 Laring Avenue Buffalo, New York July 16, 2001
Salution (Вітання або звернення)	Dear Kate,
Body of the Letter (текст листа)	We were glad when the postman left us your letter today. Although you have been away only three days, it seems like thirty. My parents and I are pleased that you are having a good time and a complete rest. Bob was over for supper last night. He has had a course in camp cooking and grilled a steak for us. He says that he will write a letter for you tomorrow. Have a good time.
Complimentary close (заключна формула ввічливості)	Lovingly yours,
Signature (підпис)	Ruth

Адреса на конверті

Багато листів не доходять до адресата внаслідок недбалості в оформленні адреси відправника. Щоб забезпечити повернення листа тому, хто його послав, якщо, скажемо, адресат не знайдений, необхідно вказати прізвище й адресу відправника в лівому верхньому куті або на його зворотному боці.

Прізвище й адреса того, кому направляється лист, пишуть у нижній половині лицьової сторони конверта. Нижче приведені зразки оформлення адрес на конверті.

C.T. Long Madison Indiana		stamp
	Mr James Monroe 635 Beacon Street Boston 2 Massachusetts

A.B. Aims 216 Summit Avenue Cleveland 6, Ohio		stamp
	Drand Calvin Jones 1144 Monringside Drive New York 49 New York

Види ділових листів.

Informal letters

Дата добавления: 2015-10-29