Задание 6. Обработка данных и формирование запросов в реляционной базе данных

МОСКОВСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ

Кафедра информационных технологий

лабораторная работа № 1

на тему: MS Access 97 – система управления базами данных.
Создание базы данных db20.

Студент ______________ Курс___ Специальность _________________

Введение

База данных (БД) в Access 97 представляет собой большой единый объект, который объединяет такие составляющие, как таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули и хранит их в едином дисковом файле.

Основным структурным компонентом БД является таблица. Каждая таблица содержит записи.

Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе БД. Отдельные структурные элементы записи таблицы называются полями.

Первым этапом при создании таблицы является определение перечня ее полей, их типов и размеров. Тип поля определяется типом данных, хранящихся в этом поле. Тип данных указывает Access, как обрабатывать эти данные. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя.

Задание 1. Используя Помощника и справочную систему MS Access 97, изучить методы создания объектов базы данных и работы с ними. Для доступа к полному списку разделов справочной системы выполните команду?/Вызов справки или нажмите клавишу F1. Чтобы получить справочную информацию об элементах окна и панелей инструментов выберите команду? / Что это такое? и затем щелкните по интересующему вас элементу левой кнопкой мыши. Законспектируйте методы и команды, используемые в процессе создания многотабличной реляционной Базы данных db20[1]..

Задание 2. Создайте новую базу данных, выполнив следующие действия.

· С помощью Проводника создайте в папке Мои документы новую папку, в качестве имени которой задайте вашу фамилию.

· В главном меню выберите команду Программы, Microsoft Access.

· В диалоговом окне Создание базы данных установите переключатель Новая база данных и нажмите кнопку ОК.

· В окне Файл новой базы данных в поле Папка выберите папку с именем вашей фамилии, а в поле Имя файла наберите db20. Нажмите кнопку Создать.

Задание 3.. Создайте таблицу базы данных. Для этого:

1. В окне db20: база данных выберите вкладку Таблиц ы, а затем кнопку Создать.

2. В диалоговом окне Новая таблица выберите Конструктор и нажмите кнопку ОК. В результате проделанных операций открывается окно таблицы (Таблица: Таблица 1) в режиме конструктора, в котором следует определить атрибуты полей создаваемой таблицы (Имя поля, Тип данных и Описание).

3. Определите поля таблицы. Для определения атрибутов первого поля выполните следующие действия:

4. Введите в ячейку столбца Имя поля название первого поля Шифр, а в ячейке столбца Тип данных оставьте предлагаемое по умолчанию значение Текстовый.

5. Переключитесь на панель СВОЙСТВА ПОЛЯ клавишей «F6». Затем активизируйте вкладку Общие и откорректируйте размер поля, значение которого указано в табл. 1.

6. Для определения всех остальных полей таблицы базы данных db20 в соответствии с табл.1 выполните действия, аналогичные указаниям в п. 3-5.

7. Если значение типа «ТЕКСТОВЫЙ» не подходит, то нажмите кнопку раскрытия списка и выберите нужный тип данных, а на вкладке Свойства поля выберите из раскрывающегося списка размер и формат поля.

Сохраните таблицу, выполнив следующие действия:

· Выберите команду Сохранить меню Файл.

· В диалоговом окне Сохранение введите имя таблицы Студент.

· В диалоге Ключевые поля не заданы нажмите кнопку Нет.

· Выполните команду Закрыть меню Файл

Таблица 1. Структура таблицы СТУДЕНТ

Признак ключа	Поле	Тип данных	Размер поля или формат
Ключ	Шифр	Текстовый
	Фамилия	Текстовый
	Имя	Текстовый
	Отчество	Текстовый
	Пол	Текстовый
	Дата рождения	Дата/время	Краткий формат даты
	Группа	Текстовый

Задание 4. Введите данные о студентах своей группы в таблицу Студент, созданную в предыдущем задании.

С этой целью выполните следующие действия:

· Выполните команду Файл, Открыть базу данных.

· В диалоговом окне Открытие файла базы данных выделите название БД и нажмите кнопку Открыть.

· В окне db20: база данных выделите вкладку Таблицы.

· В этом же окне нажмите кнопку Открыть.

· Введите данные в таблицу.

· Закройте таблицу, выполнив команду меню Файл, Закрыть.

Задание 5. Создание многотабличной реляционной БД

Решите задачу об автоматическом назначении студентов на стипендию по результатам экзаменационной сессии. С целью упрощения решения задачи следует принять следующий критерий назначения стипендии по результатам сдачи 4 экзаменов. Стипендия назначается студентам, получившим на экзаменах хорошие и отличные оценки. Причем в этом случае при получении не менее трех отличных оценок назначается повышенная стипендия в размере 200%.

Данные должны быть организованы в три таблицы: Студент, Результаты, Стипендия.

Microsoft Access 97 может обрабатывать данные различных таблиц БД. При формировании таблиц БД необходимо определить ключевые поля для каждой таблицы и создать связи между этими таблицами.

Таблицу, в которой не определены ключевые поля, невозможно использовать при установке связей.

Задание 5.1. Создайте структуры таблиц Студент, Результаты, Стипендия реляционной БД

1. В ранее созданной таблице Студент установите ключевое поле Шифр.

С этой целью активизируйте таблицу Студент в режиме конструктора, выделив таблицу и затем нажав кнопку Конструктор в окне db20: база данных.

3. В открывшемся окне Студент: таблица выделите строку Шифр и выполните команду Правка, Ключевое поле. В результате этих действий в разделителе строк (слева от имени поля) появляется изображение ключа.

4. Используя методику, описанную в заданиях 3 и 5, создайте в режиме конструктора таблицы Результат и Стипендия. Используйте исходные данные, приведенные в таблицах 2 и 3.

5. Заполните поля вновь созданных таблиц соответствующими данными, используя первичные документы (экзаменационные ведомости и критерий назначения стипендии).

Таблица 2 Структура таблицы Результаты

Признак ключа	Поле	Тип данных	Размер поля или формат
Ключ	Шифр	Текстовый
	Оценка 1	Числовой	Целое
	Оценка 2	Числовой	Целое
	Оценка 3	Числовой	Целое
	Оценка 4	Числовой	Целое
	Критерий	Текстовый

Таблица 3 Структура таблицы СТИПЕНДИЯ

Признак ключа	Поле	Тип данных	Размер поля или формат
Ключ	Критерий	Текстовый
	Процент	Числовой	Целое

Задание 5.2. Установите связи между таблицами

· В окне db20: база данных нажмите кнопку Схема данных панели инструментов База данных.

· Затем выполните команду Связи, Добавить таблицу.

· В открывшемся диале Добавление таблицы выделите все таблицы. Если же это диалоговое окно не открылось, то выполните команду Связи, Добавить таблицу.

· Нажмите кнопку Добавить. Затем нажмите кнопку Закрыт ь.

В результате в окне Схема данных (Relationships) будут представлены все таблицы базы данных db20: база данных со списками полей.

Установим связь между таблицами Студент и Результаты по простому ключу Шифр. Для этого в окне Схемы данных (Relationships) установим курсор мыши на ключевом поле Шифр главной таблицы Студент и перетащим его на поле Шифр таблицы Результаты. В открывшемся окне Связи (Relationships) в строке Тип отношения (Relationship Type) установится один-к-одному. Далее установите флажок Обеспечение целостности данных (Enforce Referential Integrity).

Если таблицы Студент и Результаты были заполнены корректными данными, то между ними будет установлена связь, обозначенная на схеме как 1:1.

Аналогичным образом установите связь между таблицами Стипендия и Результаты.

Выделив ключевое поле Критерий в таблице Стипендия и перетащите его на поле Критерий подчиненной таблицы Результаты. В результате между ними будет установлена связь, обозначенная на схеме как 1:оо (один-ко-многим). Для автоматической корректировки данных во взаимосвязанных таблицах установим Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей.

В результате Схема данных принимает вид как показано на рис. 4.

Рис. 4. Схема данных

Задание 6. Обработка данных и формирование запросов в реляционной базе данных

Постройте запрос, позволяющий выводить фамилию, имя отчество и Шифр группы студентов, которым может быть назначена стипендия и ее размер.

Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получить результат в виде таблицы с временным (динамическим) набором данных. На основе запроса можно построить отчет или форму.

· В окне db20: база данных выделите вкладку Запросы.

· В этом же окне нажмите кнопку Создать.

· В открывшемся окне Новый запрос выбрать Конструктор

· В окне добавление таблицы выбрать используемые в запросе и нажать кнопку Добавить.

· Нажмите кнопку Закрыть. В результате появится окно Запрос1: запрос на выборку, в верхнем окне которого отображена схема данных запроса, а в нижнем расположен бланк запроса по образцу.

· Включите поля из трех таблиц в запрос. Из таблицы Студент в строку Поле бланка запроса перетащите следующие поля: Фамилия, Имя, Отчество, Группа, а в следующее поле перетащите поле Процент из таблицы Стипендия.

· Введите условие отбора. В строке Условие отбора под полем Процент введите >0.

· Щелкните в строке Сортировка: под полем Фамилия и выберите по возрастанию, что позволит упорядочить выводимые в запросе данные по полю Фамилия в алфавитном порядке.

· Выполните команду Файл, Сохранить.

· В окне Сохранение введите имя запроса Проект приказа.

· Чтобы просмотреть результат выполненной вами работы, щелкните на кнопке Запуск панели инструментов.

На рис. 5 показан фрагмент окна выполненного вами запроса.

Рис. 5. Фрагмент окна конструктора запросов

Закройте режим запроса, выполнив команду Файл, Закрыть.

Закройте базу данных, выполнив еще раз команду Закрыть меню Файл.

Дата добавления: 2015-10-29