Учетный цикл и подготовка финансовой отчетности

Цель освоение студентами основ бухгалтерского учета в облатсти организации документооборота. Определение задач документооборота, правил и процедур его ведения в соответствии с действующими стандартами, принципами бухгалтерского учета, нормативно-правовыми документами.

Вопросы:

1. Этапы учетного цикла

2. Подготовка рабочей таблицы

3. Закрывающиеся проводки. Трансформация

4. Обратные реверсивные проводки

Ключевые понятия: учетный цикл, трансформация, реверсивные проводки

5.1. Учетный цикл (accounting cycle) - это последовательность этапов учетного процесса, начиная с анализа хозяйственных операций до закрытия счетов и составления финансовой отчетности. Учетный цикл состоит из следующих этапов: [11, c.342]

1. Анализ операций на основе первичных документов;

2. Регистрация операций или событий в Главном журнале;

3. Перенос записей из Главного журнала в Главную книгу;

4. Подготовка предварительного пробного баланса;

5. Составление корректировочных записей;

6. Подготовка скорректированного пробного баланса;

7. Подготовка финансовых отчетов на основе скорректированного пробного баланса с помощью трансформационной таблицы;

8. Закрытие временных счетов в конце отчетного периода;

9. Составление пробного баланса после закрытия счетов;

10. Составление финансовой отчетности на основе трансформационной таблицы.

Для составления финансовой отчетности бухгалтер должен на основе первичных документов (source documents) отобрать данные, относящиеся к текущему отчетному периоду. Это потребует проведения расчетов, анализа, подготовки проектов документов. Все они называются рабочuмu документами.

Если в Главном журнале (general journal) или Главной книге (general ledger) обнаружена ошибка, она должна быть исправлена. Исправление ошибок производится с помощью корректирующих проводок.

Исправительная проводка - это журнальная проводка, которая производится с целью исправления допущенной ранее ошибки. Обычно для этого зачеркивают ошибочную запись и вносят правильную (метод сторно или красного сторно). Каждое исправление должно сопровождаться полным объяснением.

Корректирующая (трансформационная) проводка (adjustiпg eпtries) - проводка, составленная с целью применения метода начисления к операциям, которые охватывают более чем один учетный период. Несмотря на то, что трансформационные проводки часто требуют оценок, эти оценки должны основываться на информации, которую можно проверить.

5.2. Рабочая таблuца - это учетный инструмент, который используется для упрощения и обобщения учетных процессов.

Подготовка её не является частью учетного цикла, но её применение может упростить подготовку скорректированного пробного баланса, отчета о финансовых результатах, отчета о нераспределенной прибыли и бухгалтерского баланса.

После регистрации трансформационных записей в Главном журнале и занесении их в Главную книгу, составляется скорректuрованный пробный баланс (adjusted trial balaпce) ­пробный баланс, подготовленный после всех трансформационных проводок.

Для внесения трансформационных записей и составления отчетности бухгалтеры могут использовать трансформационную таблицу. Использование таблицы облегчает составление финансовой отчетности.

Обычно трансформационная таблица имеет одну графу для названий счетов и/или их номеров и, кроме того, еще десять граф с соответствующими названиями. В адресной части трансформационной таблицы указываются:

1 название компании;

2 заголовок «Трансформационная таблица»;

3 период, за который составляется таблица.

Процедура составления трансформационной таблицы состоит из шести этапов:

1. Вводятся сальдо счетов в колонки пробного баланса (trial balaпce) и подсчитываются итоги;

2. Записываются трансформационные проводки и подсчитываются итоги;

3. Записываются трансформированные сальдо счетов в колонки трансформированного (откорректированного) пробного баланса и подсчитываются итоги;

4. Переносятся сальдо трансформированного пробного баланса в колонки отчета о прибылях и убытках и бухгалтерского баланса;

5. Подсчитываются итоги в колонках отчета о прибылях и убытках и бухгалтерского баланса. Чистая прибыль или убыток переносится из колонок отчета о прибылях и убытках в колонки бухгалтерского баланса и колонки отчета о нераспределенной прибыли.

После того, как сделаны все трансформационные проводки, необходимо сделать закрывающие проводки. 3акрывающuе npoвoдкu (closing entries) преследуют две цели: [6, c.187]

1. Создают основу для следующего отчетного периода посредством закрытия временных счетов доходов и расходов.

2. Позволяют определить итоговую сумму доходов и расходов за период с тем, чтобы чистая прибыль или убыток за период были перенесены на счет «Нераспределенная прибыль».

Так как при разноске трансформационных и закрывающих проводок по счетам Главной книги возможны ошибки, необходимо еще раз проверить наличие нулевого сальдо у всех временных счетов и равенства итогов по дебету и кредиту. Такая проверка проводится путем составления пробного баланса после закрытия счетов.

В нем должны отражаться только постоянные счета, так как все временные должны быть закрыты.

Предварительный пробный баланс

После того, как все хозяйственные операции и события идентифицированы, а также зарегистрированы в Главном журнале и перенесены в Главную книгy, составляется предварительный пробный баланс.

Предварительный пробный баланс представляет собой список остатков счетов Главной книги, где его дебетовые и кредитовые колонки складываются для проверки на равенство.

Корректировочные записи

Необходимость корректировочных записей возникает в связи с тем, что конец учетного периода не всегда совпадает с получением или уплатой денежных средств, отсрочкой или начислением. Все корректировочные журнальные проводки разносятся соответственно в дебет и кредит корректировочной колонки.

Скорректированный пробный баланс

Целью составления скорректированного баланса является проверка правильности осуществления корректировочных проводок. Суммы в колонке корректировок просуммированы с остатками в колонках пробного баланса и переведены в скорректированный пробный баланс.

5.3 В процессе закрытия кредитовое сальдо всегда переносится на другой счет по кредиту, а дебетовое сальдо всегда переносится на другой счет по дебету.

Закрывающие проводки датируются последним днем отчетного периода, вносятся в журнал в обычном «Дебет = Кредит» формате и немедленно регистрируются в Главной книге.

Все счета отчета о финансовых результатах - счета доходов, прибылей, расходов и убытков - закрываются на счет «Конечный финансовый результат»

Разница между итоговыми суммами по кредиту и по дебету является суммой чистой прибыли или чистого убытка, которая потом закрывается на счет нераспределенной прибыли. После завершения процесса закрытия все счета Отчета о прибылях и убытках имеют нулевое сальдо и готовы для отражения доходов и расходов в новом отчетном периоде.

На всех, счетах баланса имеется конечный остаток, который переносится как начальный остаток следующего периода.

Составление nробного баланса nосле закрытия счетов

Целью данного этапа учетного цикла является проверка правильности осуществления закрывающих проводок. Конечное сальдо на счете денежных средств одного отчетного периода должно быть начальным сальдо этого счета в следующем отчетном периоде.

Трансформацuя - преобразование сальдо счетов пробного баланса в целях получения информации, необходимой для составления финансовой отчетности. Бухгалтерский баланс должен содержать информацию об активах, обязательствах и собственном капитале компания на отчетную дату, а отчет о прибылях и убытках - обо всех доходах и расходах компания за период, оканчивающийся в этот же день. Так как большинство операций предприятий относится не только к данному отчетному периоду, но и к одному и более последующих, необходим процесс трансформации. Трансформация производится в виде отсрочки или начисления.

Отсрочка {deferral} - это задержка признания уже оплаченных расходов или уже полученной выручки (дохода). Отсрочка необходима в следующих случаях:

1. Когда возникают затраты, которые должны быть отнесены более чем к одному учетному периоду - расходы, оплаченные авансом (prepaid expeпses): страховка, арендная плата. Износ основных средств - периодическое распределение стоимости основных средств на срок их полезной службы. Корректирующие проводки, затрагивают счета расходов и активов.

2. Когда возникают доходы, которые должны быть отнесены к двум или более отчетным периодам. Незаработанные доходы {ипеаrnеd rеvепиеs} - это полученные авансом активы, по которым в течение текущего отчетного периода еще не были отгружены товары или выполнены услуги. Это счет обязательств. Типичные примеры незаработанных доходов: выручка по продаже билетов, подписка. Корректирующие проводки затрагивают счета доходов и обязательств.

Начисление {accrual} - признание расходов, которые уже возникли или доходов, которые уже заработаны, но еще не зарегистрированы. Начисление необходимо в случаях:

1. Неучтенных расходов. Примерами начисленных расходов {accrued expeпses} могут быть начисленная, но не еще выплаченная заработная плата, налоги, процентные расходы по банковскому займу. Корректирующая проводка записывается по дебету счета расходов и кредиту счета обязательств.

2. Неучтенных доходов. Начисленный доход {accrued rеvепие} - это доход, за который были оказаны услуги или поставлены товары, но который не был отражен в учете, Например, доходы по аренде, рекламе, проценты по векселям к получению. Запись отражается по дебету счета дебиторской задолженности и кредиту счета доходов.

Некоторые трансформационные записи представлены в таблице:

Вид корректирующей проводки	Вид счета	Примеры
Дебетуется	Кредитуется
Отсрочка
1. Распределение начисленных расходов	Расходы	Актив (или контрактив)	Предоплаченная аренда, страхование, материалы, основные средства
2. Распределение начисленных доходов	Обязательства	Доходы	Комиссионные, полученные авансом
Начисление
1. Доходы заработанные, но не полученные	Актив	Доходы	Комиссионные, проценты к получению
2. Расходы понесенные, но не оплаченные	Расходы	Обязательства	Заработная плата к выплате, проценты к выплате

5.4 Реверсивная (обратная) проводка - запись в Главном журнале, которая производится в первый день нового отчетного периода и является проводкой, обратной трансформационной проводке предыдущего периода. Реверсивные проводки применяются не ко всем трансформационным проводкам. Применительно к учетной системе, рассматриваемой нами, реверсивные проводки применяются только к трансформации начислений.

Бухгалтеры обычно готовят обратные проводки в первый день нового отчетного периода для аннулирования начисления доходов и расходов, сделанных в последний день предыдущего года. Эти обратные журнальные проводки используются для упрощения последующих записей получения прибылей или оплаты расходов.

В следующем примере показаны журнальные проводки, которые подготавливаются для учета начисления процентного дохода без использования обратных журнальных проводок. Допустим, что 1 декабря 2007 г. клиент подписывает 12%-ный вексель к получению сроком на 2 месяца, номинальной стоимостью 10,000 тенге. Предположим также, что бюджетный год заканчивается 31 декабря 2007 г., т.е. в этот момент, согласно принципа начисления должны быть учтены все расходы и все доходы, относящиеся данному к отчетному периоду. Клиент оплачивает вексель с начисленными процентами 31 января 2008 г. Мы подготовим следующие журнальные проводки:

Подписание векселя:

1.12.07 Дебет Векселя полученные 10000

Кредит Счета к получению 10000

Конец отчетного периода: начисление процентного дохода

31.12.07 Дебет Проценты к получению 100

Кредит Доход в виде процентов 100

Закрывающая проводка:

31.12.07 Дебет Доход в виде процентов 100

Кредит Конечный финансовый результат 100

Получение денег по векселю и процентов:

31.01.08 Дебет Денежные средства 10200

Кредит Векселя полученные 10000

Кредит Доход в виде процентов 100

Кредит Проценты к получению 100

Целью обратных проводок является упрощение учета получения денежных средств или проводок платежа, которые включают счета к получению или к оплате. В том случае, если последняя операция происходит спустя много времени после подготовки корректировочной проводки, существует риск, что бухгалтер может забыть, что часть дохода или расхода ранее уже начислена. Приводимые далее журнальные проводки иллюстрирует ту же самую последовательность операций, которая приведена выше, но с использованием обратной проводки на 1 января 2008 г. Обратите внимание, что обратная проводка никак не влияет на финансовые результаты в обоих рассматриваемых периодах.

Подписание векселя:

1.12.07 Дебет Векселя полученные 10000

Кредит Счета к получению 10000

Конец отчетного периода: начисление процентного дохода

31.12.07 Дебет Проценты к получению 100

Кредит Доход в виде процентов 100

Закрывающая проводка:

31.12.07 Дебет Доход в виде процентов 100

Кредит Конечный финансовый результат 100

Обратная проводка

01.01.08Дебет Доход в виде процентов 100

Кредит Проценты к получению 100

Получение денег по векселю и процентов:

31.01.08Дебет Денежные средства 10200

Кредит Вексель к получению 10000

Кредит Доход в виде процентов 200

Обратные журнальные проводки используются при учете начисления в следующих четырех случаях:

1. Доход заработан, но еще не получен (начисление дохода);

2. Расходы понесены, но еще не оплачены (начисление расходов);

3, Денежные средства были получены, но соответствующий доходне был полностью заработан (смешанный счет обязательства);

4. Денежные средства выплачены или обязательство отражено, но соответствующие

расходы не были полностью произведены (смешанный счет актива).

Вопросы для самоконтроля:

1. Что такое учетный цикл
2. Подготовка рабочей таблицы
3. Что такое закрывающиеся проводки.
4. Раскройте процедуру трансформации
5. Обратные реверсивные проводки

Литература:

1. Кеулимжаев КК, Ажибаева З.Н., Кудайбергенов Н. А. Принципы бухгалтерского учета. - Алматы: Экономикс, 2008 г.

2. Назарова В. Л. Бухгалтерский учет хозяйствующих субъектов: Учебник под ред. Н. К. Мамырова. – Алматы, Экономика, 2003.

3. Кирьянова З. В. Теория бухгалтерского учета. - М., 1998

4. Кутер М.И. Теория и принципы бухгалтерского учета - М: Финансы и статистика, 2000.

Тема 6 Документация и инвентаризация

Цель освоение студентами основ бухгалтерского учета, получение навыков и техники его ведения в организациях в соответствии с действующими стандартами, принципами бухгалтерского учета, нормативно-правовыми документами.

Вопросы:

1. Бухгалтерские документы. Их роль и значение в учете

2. Способы исправления ошибочных бухгалтерских записей

3. Инвентаризация и порядок ее проведения

Ключевые понятия: документ, корректурный метод, красное сторно, метод дополнительной записи, инвентаризация, излишки, недостача.

6.1 Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. Бухгалтерский документ представляет собой письменное распоряжение на совершение или свидетельство о совершенной хозяйственной операции и служит основанием для отражения последней на счетах бухгалтерского учета. Ни одна хо­зяйственная операция не может быть учтена, если на нее нет надлежащим образом составленного и оформленного документа. [5, c.213]

Процесс оформления операций документами представляет собой первичную ста­дию бухгалтерского учета и называется документацией.

Для более полного и точного понимания содержания и назначения документов их классифицируют по ряду признаков: по назначению, способу составления, объему содержания, месту составления, количеству позиций, способу заполнения. По назначению документы подразделяют на:

- распорядительные - содержащие распоряжение, приказ на совершение хо­зяйственной операции, но они еще не подтверждают факта свершения операции, поэтому сами по себе не служат основанием для отражения операции в бухгалтерс­ком учете.

После совершения операции большинство распорядительных документов становится оправдательными;

- оправдательные (исполнительные) - удостоверяющие факт совершения хо­зяйственной операции, то есть оформляющие уже произведенные операции. Доку­менты такого типа представляют собой первичную форму бухгалтерского отражения хозяйственной операции и являются основанием для учетных записей;

- бухгалтерского оформления - составляемые бухгалтерией на основании распо­рядительных и оправдательных документов; самостоятельного значения не имеют;

- комбинированные - выполняющие одновременно функции, свойственные не­скольким видам приведенных выше документов; их применение упрощает, облегчает и делает более наглядной учетную документацию.

По способу составления документы подразделяют на:

- разовые - применяемые для оформления одной или нескольких хозяйственных операций при совершении.

Сразу же после составления они могут быть использова­ны для бухгалтерских записей;

- накопительные - применяемые для оформления однородных хозяйственных операций по мере их совершения. Их применение, в отличие от разовых, сокращает время на оформление документации и ее количество.

Их отражают в учете только после внесения в них последней операции и суммирования всех записей.

По объему содержания документы подразделяют на:

- первичные - оформляемые непосредственно при совершении хозяйственной операции;

- сводные - составляемые на основе первичных документов; они служат для объединения данных первичных документов и для группировки этих данных с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях.

По месту составления документы подразделяют на:

- внутренние - составленные на самом предприятии;

- внешние - поступающие от других предприятий, организаций, физических лиц.

По способу заполнения документы подразделяют на:

- типовые - применяемые во всех отраслях народного хозяйства без каких-либо изменений и дополнений;

- специализированные - применяемые в отдельных отраслях народного хозяйства, разработанные индивидуально для конкретного предприятия.

Формы первичных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, разрабатывают и утверждают субъекты самостоятельно на основе мини­мальных требований, утвержденных уполномоченным органом.

Первичные документы, в том числе на бумажных и машинных носителях информации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа (формы);

- дату составления;

- наименование субъекта, от имени которого составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи и их расшифровки.

В зависимости от характера операции, требований нормативных правовых актов и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть вклю­чены дополнительные реквизиты.

К ведению бухгалтерских документов предъявляют определенные требования, основными из которых являются: документальность, краткость и ясность записей, взаимный контроль записей (записи проверяют по корреспондирующим счетам).

Документы должны составляться аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво, подписи в документах тоже должны быть разборчивыми. Ни в тексте, ни в цифровых данных не разрешаются какие-либо подчистки, помарки и не ого­воренные исправления. Ответственность за достоверность данных, содержащихся в документе, за доброкачественное составление документа несут должностные лица, подписавшие его.

Руководитель определяет лиц, имеющих право подписи бухгалтерских докумен­тов. При этом может быть установлена иерархия подписи в зависимости от занимаемой должности, размеров денежных сумм, сферы действия и сущности операции. Субъект, использующий электронные подписи, должен установить надлежащие меры предосторожности и контроля, касающиеся права использования и доступа к электронным подписям.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других субъектов, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком, утверждаемым руководителем субъекта.

Бухгалтерские документы со дня их выписки до передачи в архив находятся в движении, проходят ряд этапов учетной обработки. Такое движение документов по­лучило название документооборота. Он включает в себя стадии, каждую из которых проходят практически все документы: составление, прием в бухгалтерию (здесь осу­ществляется проверка, таксировка и учетная обработка документа), запись данных в учетные регистры, передача в текущий архив.

Основной задачей правильной организации документооборота является уско­рение движения документов, которое при высоком качестве оформления является одним из принципов организации бухгалтерского учета. Таким образом, организация документооборота должна отвечать следующим требованиям: на каждый вид доку­ментов должен быть определен кратчайший путь их продвижения, исключающий лишние операции и инстанции; должны быть намечены конкретные исполнители, отвечающие за оформление документов и их обработку на каждой инстанции; сроки обработки должны быть минимальными. [6, c.227]

На данном этапе развития бухгалтерского учета наличие базы прикладных про­грамм по бухгалтерскому учету, компьютеризация практически всех стадий докумен­тооборота позволяют значительно сократить время движения документов, их обра­ботки, что способствует оперативному руководству предприятием, своевременному составлению финансовой отчетности хозяйствующего субъекта. Поступившие в бухгалтерию документы после таксировки, проверки и разметки корреспондирующих счетов группируют в накопительных или группировочных ве­домостях, данные которых записывают в соответствующие регистры аналитического или синтетического учета. Единичные документы записывают в регистры без груп­пировки. Все документы, относящиеся к какому-либо одному учетному регистру, должны храниться в отдельной папке, на которой указываются все необходимые справочные сведения.

По окончании отчетного года, в течение которого все документы за этот период находились в бухгалтерии, бухгалтерскую документацию сдают в архив, где она хра­нится в течение сроков, оговоренных в учетной политике хозяйствующего субъекта. Для получения необходимой информации о деятельности предприятия все хозяйственные операции вносят в бухгалтерские документы, дан­ные которых после их приемки, проверки и учетной обработки группируют по эконо­мическому содержанию и регистрируют в определенной последовательности. Такую регистрацию осуществляют с помощью учетных регистров, являющихся одним из важнейших средств бухгалтерского учета.

Учетные регистры - это листы бумаги, имеющие специальное графление, пред­назначенные для регистрации и группировки учетных данных. Запись данных из документов в регистры называется регистрацией.

В бухгалтерском учете регистры классифицируются по назначению, объему со­держания, внешнему виду и форме графления. По назначению учетные регистры подразделяют на:

- хронологические, в которых регистрацию хозяйственных операций осуществляют по мере их совершения (по мере поступления документов в бухгалтерию). К ним относят кассовую книгу, журнал учета поступающих грузов и др.;

- систематические, в которых проводят регистрацию хозяйственных операций, сгруппированных по экономическому содержанию. Например, это Главная книга, журналы-ордера, в которых записи систематизируют по синтетическим или анали­тическим счетам;

- комбинированные, в которых операции заносят одновременно в хронологичес­ком и систематическом порядке. Эта форма, являясь наиболее удобной, получила в настоящее время широкое распространение. К комбинированным учетным регистрам относят многие журналы-ордера и ведомости.

По объему содержания регистры подразделяют на:

- синтетические, предназначенные для отражения всех хозяйственных средств, их источников в обобщенном виде. Это такие регистры, как Главная книга и оборот­ная ведомость;

- аналитические, предназначенные для ведения учета хозяйственных средств и операций в разрезе аналитических счетов.

По внешнему виду учетные регистры подразделяют на:

- карточки - это регистры аналитического учета одинакового формата, разрозненные бланки учетной регистрации, отпечатанные на отдельных листах плотной бумаги, имеющие специальную форму графления. Они предназначены для организации учета различных объектов;

- книги - это регистры аналитического учета, сброшюрованные, пронумерован­ные, имеющие специальную форму графления. В книгах типографским способом напечатаны реквизиты, формирующие необходимые сведения об учетном объекте. Наиболее распространены кассовая книга и Главная книга;

- свободные листы - регистры, изготовленные на отдельных листах бумаги и предназначенные для учетных записей, форма и графление которых зависит от их назначения;

- машинограммы (распечатки) - регистры аналитического и синтетического учета, разработанные при помощи прикладных программ по бухгалтерскому учету и оформленные в зависимости от желания заказчика информации и задаваемых па­раметров в форме карточек, листов книг бухгалтерского учета, журналов-ордеров, ведомостей и др.

При ведении аналитического учета в книгах до начала записей необходимо про­нумеровать все страницы книги и скрепить печатью, подписью главного бухгалтера.

При открытии регистров в них переносят начальные остатки из регистров за про­шлый отчетный период, там, где необходимо - обороты за период с начала года. При записи операции в регистр указывают содержание записи, дату и номер документа, при необходимости - краткое содержание операции, суммы операции, причем сум­мы записывают в графы соответствующих счетов. Операции, носящие однородный характер, предварительно накапливают в разработочных таблицах, накопительных ведомостях и т.п. В конце месяца данные разработочных таблиц итогами записывают в регистры синтетического и аналитического учета.

По окончании месяца подсчитывают месячные итоги дебетовых и кредитовых оборотов по всем аналитическим и синтетическим счетам. В тех регистрах, где это необходимо, выводят остаток на конец месяца (сальдо на 1 число следующего месяца). В конце месяца итоги оборотов используют для составления оборотных ведомос­тей и для текущего контроля. Учетные регистры должны быть сверены. Для этого делают записи по коррес­пондирующим счетам, что обеспечивает их достоверность, выявление и исправление ошибок до составления баланса. Данные регистров бухгалтерского учета в сгруппи­рованном виде переносятся в финансовую отчетность.

Совокупность учетных регистров, предопределяющих связь синтетического и аналитического учета, методику и технику регистрации хозяйственных операций, технологию и организацию учетного процесса называют формой бухгалтерского учета.

Основные формы бухгалтерского учета:

1. Мемориально-ордерная;

2. Журнально-ордерная.

Журналы-ордера это бухгалтерские регистры, построенные по шахматному принципу на свободных листах специального разграфления. Включают в себя разработочные таблицы: 14 журналов-ордеров, 12 ведомостей к журналам-ордерам и главную книгу. Главная книга предназначена для обобщения данных журналов-ордеров по синтетическим счетам и взаимной проверки правильности произведенных в них бухгалтерских записей.

6.2Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры под­вергают бухгалтерской обработке, которая состоит в проверке формы и реквизи­тов, в проверке операций по существу (целесообразность и законность указанной в документе операции, соответствует ли ее содержание нормам, сметам и т.п.), в таксировке (оценка указанных материальных ценностей в денежном выражении), в арифметической проверке (определении правильности арифметических расчетов), в исправлении ошибок (исправляют выявленные в документах ошибки в результате арифметической проверки и проверки по существу), в разметке корреспондирующих счетов (на основе разметки корреспондирующих счетов проводят записи в учетные регистры). В процессе составления и обработки документов, записи их данных в учетные регистры могут быть допущены различные ошибки, например, такие, как неверная запись сумм, ошибочная корреспонденция счетов, неверный подсчет итогов. Допу­щенные ошибки в бухгалтерских документах следует устранять в строго установлен­ном порядке, соблюдая определенные правила. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается, в остальные первичные документы исправ­ления могут быть внесены лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы с указанием даты внесения исправлений.

Существует несколько способов исправления ошибок в документах бухгалтерс­кого учета.

Корректурный способ заключается в том, что неправильно указанный текст или сумму зачеркивают одной чертой и рядом проставляют правильные данные, причем исправления оговариваются и подтверждаются подписью лица, либо внесшего ис­правления, либо лица, подписавшего документ. Этот способ не применяют в кассо­вых и банковских документах.

Способ "красное сторно" используют в том случае, если ошибка возникла в кор­респонденции счетов. Сущность этого способа заключается в том, что ошибочную корреспонденцию счетов записывают красными чернилами (берут запись в рамку, если она сделана обычными чернилами). Это означает, что сумма, указанная "крас­ным", исключается из оборота, то есть при подсчете итогов суммы, указанные "крас­ным", вычитают. Затем составляют правильную корреспонденцию счетов, которую записывают в соответствующие документы обычными чернилами.

Способ дополнительной записи (проводки) применяют в тех случаях, когда при верной корреспонденции счетов указана ошибочная сумма (меньшая). Ошибку ис­правляют путем записи корреспонденции счетов обычными чернилами на дополни­тельную сумму.

Способ частичного сторно используют в случаях, когда ошибочная сумма боль­ше правильной. Ошибку устраняют действиями, описанными в способе "красное сторно", но на сумму разницы между ошибочной и правильной суммами.

Использованные для учетных записей документы подлежат гашению, которое осуществляют специальными штампами или надписью ("Погашено", "Получено", "Оплачено").

6.3 Для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и финансовой отчeтности субъекты не менее одного раза в год должны проводить инвентаризацию имущества, обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Это способ бухгалтерского учета, с помощью которого сопоставляются и регулируются учетные данные о средствах субъекта с их фактическим наличием в целях обеспечения соответствия этих показателей.

В процессе хозяйственной деятельности могут возникнуть расхождения данных бухгалтерского учета с фактическим наличием товарно-материальных запасов:

• по естественным причинам (усушка, раструска, распыл, разлив);
• недостачи при приемке или отпуске средств (просчеты, промеры, провесы);
• ошибки в учете - арифметические в подсчетах, описки в первичных дoкyментах, неправильное отражение документальных данных;
• хищения, обвесы, обмеры - при приемке или отпуске материальных ценностей, обсчеты при выдаче денег и других, а также прямое присвоение средств.

Расхождения можно выявить путем периодической сверки данных фактических остатков средств с данными бухгалтерского учета путем инвентаризации.

Инвентаризации бывают:

1. Полные. Касаются всех средств хозяйствующего субъекта. Обычно инвентаризацию проводят в следующие сроки:

· основных средств - не менее одного раза в год (не ранее 1 ноября);

· зданий, сооружений и других неподвижных объектов основных средств – один раз в 2-3 года;

· капитальных вложений - один раз в год (не ранее 1 декабря);

· незавершенного производства - на 1 января;

· капитального ремонта, расходов будущих периодов - не менее одного раза в квартал;

· нефтепродуктов - не реже одного раза в месяц;

· расчеты с банком - по мере получения выписок по лицевым счетам;

· расчетов с финансовыми органами - ежеквартально;

• денежных средств и документов строгой отчетности - не менее одного раза в месяц;
• межбалансовых расчетов (с дочерними, зависимыми, совместно контролируе­мыми юридическими лицами) - на первое число каждого месяца;
• расчетов с прочими дебиторами и кредиторами - два раза в год;
• остальных статей баланса - на 1 января следующего за отчетным года.

2. Частичные. Охватывают один вид средств (денежных средств в кассе, материа­лы на складе). Проводятся систематически на протяжении всего года в целях сохранности материальных ценностей.

3. Плановые. Проводятся в установленные по плану сроки.

4. Внезапные - по распоряжению руководителя, при смене материально-ответ­ственных лиц, по требованию следственных органов.

5. Внеплановые - после стихийных бедствий (пожаров и др.), а также ежемесячная инвентаризация денежных средств.

Так же инвентаризация проводится для обеспечения реальности бухгалтерского учета и баланса хозяйствующего субъекта. Для этих целей создается постоянно дейст­вующая инвентаризационная комиссия в составе руководителя субъекта (председателя комиссии), главного бухгалтера, руководителей структурных подразделений, главных специалистов служб.

Она проводит профилактическую работу по обеспечению сохранности ценностей; организует проведение инвентаризаций и осуществляет инструктаж членов рабочих ко­миссий; ведет постоянный контроль за ходом инвентаризации и организует контрольные проверки правильности проведения инвентаризации товарно-материальных запасов; про­веряет правильность ведения складского учета и хранения ценностей в межинвентариза­ционный период; выведения результатов инвентаризации (излишки, недостачи); в необхо­димых случаях проводит повторные сплошные инвентаризации; рассматривает объясне­ния, полученные от лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей, а также другие на­рушения и вносит предложения о порядке регулирования выявленных недостач, потерь и порчи ценностей.

Для непосредственного проведения инвентаризации приказом руководителя субъекта создается рабочая комиссия в составе председателя комиссии и членов комиссии (специалистов и работников бухгалтерии). В состав комиссии включаются опытные работники, хорошо знающие инвентаризуемые ценности, цены и первичный учет. Работники рабочих инвентаризационных комиссий несут ответственность за своевременность и соблюдение порядка инвентаризации, за полноту и точность составления описей и представления их в бухгалтерию.

Инвентаризацию проводят при смене материально-ответственных лиц, при ауди­торских проверках, по требованию следственных органов и в других случаях.

Результаты инвентаризации (излишки, недостачи, пересортица) записывают в сличительные ведомости результатов инвентаризации. В них включают только те ценности, по которым выявлены отклонения от учетных данных.

Центральная инвентаризационная комиссия должна проверять правильность составления сличительной ведомости и свое решение зафиксировать в протоколе, который подтверждается руководителем субъекта не позднее 10 дней после окончания инвентаризации.

Основные средства, денежные средства, выявившиеся в излишке, подлежат оприходованию на финансовые результаты с последующим установлением причин возникновения излишков и виновных лиц. Недостача ценностей в пределах установленных норм списывается на расходы. Недостачу товарно-материальных ценностей сверх норм естественной убыли, также потери от порчи ценностей относят на виновных лиц. Недостачу ценностей сверх норм естественной убыли, включая готовую продукцию, в тех случаях, когда виновники не установлены, или о взыскании с материально-ответственных лиц отказано судом, относят на результаты хозяйственной деятельности. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета признаются:

• излишки - доходом и подлежат оприходованию как доход от неосновной деятельности;
• недостачи - расходом;
• недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относится на расходы;
• недостача имущества и его порча сверх норм списывается на виновных. Если виновные лица не установлены и судом отказано во взыскании, недостача и порча материальных запасов относятся субъектом на убытки.

Так как нормы естественной убыли действуют только для продовольственных товаров и стеклянной посуды в розничной сети, то субъекты, у которых отсутствуют нормы естественной убыли, должны рассматривать их как потери, которые списываются на убытки при отсутствии виновных лиц или в случае если судом отказано во взыскании убытков с них, и покрываться за счет чистого дохода субъекта, но при этом для целей налогообложения на вычеты не относятся.

Обязательно проведение инвентаризации в следующих случаях:

1. смена материально-ответственного лица;

2. передача имущества в аренду;

3. составление годовой бухгалтерской отчетности;

4. кража или порча ценностей;

5. стихийное бедствие;

6. ликвидация или реорганизация.

Вопросы для самоконтроля:

Понятие бухгалтерских документов.

Их роль и значение документов в учете

Назовите способы исправления ошибок в документе

Как применить способы исправления ошибочных бухгалтерских записей

Что такое инвентаризация

Какова процедура проведения инвентаризации

Литература:

1. Закон Республики Казахстана «О бухгалтерском учета и финансовой отчетности» от 19 июня 2010 г. № 234-III ЗРК

2. Радостовец В. К., Радостовец В.В., Шмидт О. И. «Бухгалтерский учет на предприятии» Изд. 3, доп. Перераб. – Алматы: Центраудит – Казахстан, 2007 – 728с.

3. Салина А. П. «Принципы бухгалтерского учета», учебное пособие, Алматы: Экономика, 2008, 370 с.

4. Приказ министра финансов РК «Об утверждении форм финансовой отчетности» от 22.12.2005 г. N 2427.

5. Андросов А.М. Бухгалтерский учет. - М: Финансы и статистика, 1998.

6. Астахов В.Л. Бухгалтерский финансовый учет. – Ростов на Дону: Март, 2002.

7. Бабаев Ю.А.Теория бухгалтерского учета.- М: Аудит, 1999.

8. Безруких П.С. Бухгалтерский учет. - М: Финансы и статистика, 1996.

Дата добавления: 2015-10-24