I. Business Letter Format and Conventions

Московский государственный университет экономики,

Статистики и информатики

Кафедра Иностранных языков

И.И. Ярославская

English for Business
Correspondence

Под редакцией: проф. И.Ф. Турук

Москва 2012

УДК 811.111

ББК 81.2

Я 80

И.И. Ярославская. ENGLISH FOR BUSINESS COMMUNICATION: Учебное пособие для студентов экономических специальностей / Московский государственный универ-
ситет экономики, статистики и информатики. – М.: МЭСИ, 2012 – 192 с.

Ó И.И. Ярославская, 2012

Ó Московский государственный университет

экономики, статистики и информатики, 2012

Contents

Introduction............................................................................................................................. 4

I. Business Letter Format and Conventions........................................................................... 5

II. Phrases that can be used in all kinds of business letters ................................................... 7

III. Inquiries............................................................................................................................. 8

IV. Offers................................................................................................................................. 11

Letters for training.................................................................................................................. 14

V. Orders................................................................................................................................. 54

VI. Payment............................................................................................................................. 75

VII. Census.............................................................................................................................. 95

VIII. Complaints, Claims........................................................................................................ 97

IX. Letters covering various types of business correspondence............................................ 136

Tests......................................................................................................................................... 171

List of abbreviation................................................................................................................. 178

Vocabulary.............................................................................................................................. 179

The list of literature................................................................................................................. 192

Introduction

Целью данного пособия является формирование у студентов компетенций деловой переписки. В пособии широко используется практика перевода деловых писем с русского языка на английский.

Учебное пособие рекомендуется для студентов обучающихся по всем специальностям и целевым программам университета.

Пособие состоит из нескольких разделов: I. Общие рекомендации по оформлению деловой корреспонденции; II – запрос и предложение; III – заказ; IV– оплата; V – перепись; VI – претензия; VII – корреспонденция по различным вопросам, возникающих в процессе деловой активности. Перед каждым разделом представлено письмо – пример.

Раздел I представляет правила оформления деловой переписки, клише и нормы.

Раздел II включает в себя запросы на поставку оборудования, товаров, пользующихся спросом в стране заказчика, а также предложения на различные виды деятельности.

Раздел III содержит деловые письма на размещение заказа, условия этого размещения, количество и качество товара, гарантийный срок и т.д.

Раздел IV посвящен условиям и способам платежa.

Раздел V касается переписи населения, ее целей, а также методик, улучшающих ее результаты.

Раздел VI связан с возникновением таких претензии, как: некачественный или поврежденный товар, нарушение сроков поставки, недогрузка, отправка товара не по адресу и т.д.

Раздел VII включает в себя письма информационного характера, разъяснения, пояснения, просьбы и советы, участие в тендере, страхование.

Каждый раздел начинается простыми письмами и постепенно их грамматическая и лексическая сложность увеличивается. Каждое письмо снабжено списком слов и выражений, которые помогут обучающимся при переводе.

Поскольку каждый раздел относительно независим от другого, работу можно начинать с любого из них, исходя из необходимых практических задач.

Учебное пособие снабжено словарем наиболее распространенных слов, фраз и клише, используемых в деловой переписке.

Студентам могут быть предложены творческие задания: написать ответ, обсудить проблему в группе (как в письменной, так и в устной форме), высказать свои комментарии, пожелания и предложения и т.д.

К учебному пособию прилагаются тесты, с помощью которых обучающиеся могут провести контроль усвоения материала.

Так в пособии предложены наиболее характерные сокращения и аббревиатуры, применяемые в электронной переписке. Этот раздел также носит творческий характер,

Т.к. обучающиеся могут постоянно пополнять этот список своими понравившимися словами и выражениями (в сокращенном виде), вести дискуссии по необходимости и целесообразности употребления того или иного сокращения.

Данное пособие окажет значительную помощь обучающимся в подготовке и ведении деловой коммуникации.

I. Business Letter Format and Conventions

Notice the following points:

1. WRITER’S ADDRESS OR COMPANY LETTERHEAD:

At the top or in the top right-hand corner. The writer’s name is not at the top of the letter.

2. READER’S NAME, POSITION AND ADDRESS:

On the left. If you are writing to another country, write the country in the address.

3. DATE:

On the right. Various forms of the date are possible.

British American

24^th February, 2012

24 February 2012 February 24, 12

24 Feb. 20112

4. Opening Situation:

Use the name of the reader if you know it, without the initial. If you do not, write:

British American

Dear Sirs, to a company Gentlemen:

Dear Sir, to a man Dear Sir:

Dear Madam, to a woman Dear Madam:

Dear Mrs. Smith, to a well known woman Dear Mrs. Smith:

For the attention of

Mr. F.L. Johnson Attention: Mr. F.L. Johnson

Dear Miss Brown, to a well known unmarried Dear Miss Brown:

woman

Dear Sir or Madam, if you don’t know the sex Dear Sir or Madam:

of the reader

5. BODY OF THE LETTER:

Start a new paragraph for each new idea or subject. Leave a line space between each paragraph. Do not break words at the end of a line.

6. CLOSING SITUATION:

British American

Yours faithfully, formal or routine Yours truly, if you don’t know the Very truly yours,

reader’s name Yours very truly,

Yours sincerely, informal: Sincerely yours,

Yours truly, if you know the Cordially yours,

reader’s name

Yours sincerely, personal: Sincerely yours,

Sincerely, With kind regards,

With best wishes, With best regards,

Yours, Sincerely,

Yours.

7. SIGNATURE

8. WRITER’S NAME AND TITLE

Position in the company, if appropriate. A man uses the title Mr. The title Mrs. shows that a woman is married. Miss shows that she is unmarried. Ms shows that she is a woman (it goes for married and unmarried woman).

9. BLOCK STYLE

It is the modern style – all paragraphs start at the left-hand margin.

10. PUNCTUATION:

In modern business letters punctuation is not used in the heading and ending of a letter. Normal punctuation is used in the body of the letter.

11. The short forms such as: I’m, don’t, it’s, can’t and etc. are not allowed.

Дата добавления: 2015-10-31