Лекция 4. Оформление деловых писем, приемы составления деловых писем, типизация и индивидуализация текстов (4 часов)

Виды бланков, использующихся в деловой переписке. Состав реквизитов делового письма и особенности их оформления. Форма, формуляр и текст письма. Особенности внешней переписки. Оформление конвертов. Ведение переписки внутри организации. Лингвистические особенности служебных документов. Композиционная структура делового письма: способы изложения содержания, простые (одноаспектные) и сложные (многоаспектные) письма. Особенности составления отдельных разновидностей деловых писем. Стандартные языковые формулы в деловой переписке, особенности употребления отдельных категорий слов в деловой переписке, построение словосочетаний и предложений. Написание чисел и физических величин, оформление таблиц и выводов. Языковые средства психологического воздействия на адресата: эффект первого впечатления (фактор привлекательности), способы самопрезентации в деловом письме, демонстрация открытости, способы убеждения партнеров, ориентация на взаимную выгоду.

Лекция 5. ЭТИКА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА (2 часа)

Способы обращения к адресату, заключительные этикетные фразы. Речевой этикет в деловом письме. Деловые записки и визитные карточки: особенности применения и этикет.

Лекция 6. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ СООБЩЕНИЙ, ПЕРЕДАВАЕМЫХ ПО ЭЛЕКТРОННЫМ СРЕДСТВАМ СВЯЗИ, ВЕДЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ПЕРЕПИСКИ (2 часа)

Понятие электронных средств связи, преимущества и ограничения их использования. Реквизиты электронного письма и правила их оформления. Электронное письмо, содержащее нетекстовую информацию. Электронное письмо, содержащее закодированную информацию. Телеграмма, телекс, телефонограмма, телефакс, электронная почта: оформление и особенности применения. Системы автоматизации, применяемые в деловой переписке.

Лекция 7. МЕЖДУНАРОДНЫЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ (2 часа)

Международные стандарты на документацию. Переписка с зарубежными партнерами. Международная переписка: языки международного общения и языки международных организаций, нормы, этикет. Отражение русского речевого этикета в международной переписке.

Планы практических занятий

Не предусмотрено

Планы лабораторного практикума

Лабораторные работы помогают овладеть навыками изготовления писем, телеграмм, телексов, телефонограмм, телефаксов, их учета в автоматизированном режиме и использования после исполнения, а также навыками работы с электронной почтой.

Для выполнения лабораторного практикума подготовлены комплекты документов по созданию «защищенного» электронного бланка письма, а также по созданию бланков писем с трафаретным текстом для различных типовых ситуаций.

Занятия проводятся в компьютерном классе.

ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит требований по изготовлению документов с помощью компьютерной техники, поэтому правила изготовления документов, в том числе и деловых писем, должны излагаться в инструкции по делопроизводству организации.

При изготовлении деловых писем в текстовом редакторе Word for Windows необходимо использовать шрифты Times New Roman № 13,14 (в тексте), № 11, 12 (в таблицах), Arial, Verdana № 12, 13 (в тексте), № 10, 11 (в таблицах).

От границы левого поля печатают реквизиты; «Заголовок к тексту», «Текст» (не считая абзацного отступа), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», а также наименование должности в реквизитах «Подпись», заключительная этикетная фраза «С уважением,».

Абзац отделяется пятью печатными знаками от границы левого поля.

Текст письма печатают через 1,5-2 межстрочных интервала.

Реквизиты письма, состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал.

Реквизиты письма отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами. Не отделяется дополнительным интервалом «Отметка о наличии приложения», она печатается под текстом, без абзацного отступа.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28-30 знаков.

Заголовок к тексту не должен занимать более пяти строк. Точку в конце заголовка не ставят.

Лабораторные работы обеспечивают формирование продвинутого уровня компетенций ПК-1, ПК-42.

Тема: Оформление деловых писем (4 часа)

Задание: Создание защищенных бланков писем на основе шаблона, изучение возможностей по автоматизации текстового набора. Содержание лабораторной работы представлено в лабораторном практикуме, который выдается преподавателем.

Источники и литература:

1. Постановление Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. N 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»

2. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76

3. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. «Унифицированная система организационно-распорядительной докуменатции. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст)

4. Кузнецов, С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учеб. пособие для вузов по спец. 032001.65 "Документоведение и документац. обеспечение упр." и бакалавриата по напр. "Документоведение и архивоведение" / С. Л. Кузнецов; под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: Издат. дом МЭИ, 2010.

Тема: Оформление деловых писем: типизация текста (2 часа)

Задание: Изучить возможности MS Word по созданию экземпляров писем с типовым текстом на основе функции слияния документов, оформлению конвертов. Содержание лабораторной работы представлено в лабораторном практикуме, который выдается преподавателем.

Источники и литература:

1. Постановление Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. N 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»

2. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76

3. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. «Унифицированная система организационно-распорядительной докуменатции. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст)

4. Кузнецов, С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учеб. пособие для вузов по спец. 032001.65 "Документоведение и документац. обеспечение упр." и бакалавриата по напр. "Документоведение и архивоведение" / С. Л. Кузнецов; под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: Издат. дом МЭИ, 2010.

Тема: Характеристика основных разновидностей деловых писем, формирование стиля деловой переписки (18 часов)

Задание: Выполнение индивидуальных заданий по подготовке инициативных и ответных деловых писем в различных управленческих ситуациях. Часть занятий проводится в виде деловой игры, в рамках которой студенты выполняют различный роли (например, представитель организации, проводящей какое-либо мероприятие, и представитель приглашаемой организации).

Источники и литература:

1. Постановление Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. N 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»

2. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477

3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76

4. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. «Унифицированная система организационно-распорядительной докуменатции. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст)

5. ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 2013.

6. Деловая переписка и образцы документов: учебно-практ. пособие / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко. - М.: Проспект, 2009. - 323, [1] с.

7. Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю. М. Дёмин. - 3-е изд., доп. и перераб. - СПб.: Питер, 2009. - 256 с.

8. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учеб. пособие для вузов по спец. "Менеджмент" / Новосиб. гос. акад. экономики и упр. - 6-е изд., испр. и доп. - М.: Инфра-М, 2011.

9. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учеб. для бакалавров по экон. спец. / И. Н. Кузнецов. - Москва: Юрайт, 2012.

10. Портфель секретаря и документоведа - II [Электронный ресурс]. - Москва: Профессиональное издательство, 2013.

Тема: Этика делового письма (2 часа)

Задание: Решение ситуационных задач и анализ тестов деловых писем с точки зрения соблюдения этических норм и делового этикета.

Источники и литература:

1. Деловая переписка и образцы документов: учебно-практ. пособие / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко. - М.: Проспект, 2009. - 323, [1] с.

2. Деловая этика / М-во сел. хоз-ва РФ, ФГБОУ ВПО "Ижевская государственная сельскохозяйственная академия"; авт.-сост. В. К. Трофимов. - Ижевск: ФГБОУ ВПО ИжГСХА, 2012.

3. Психология и этика делового общения: учеб. для бакалавров: учеб. для вузов / А. В. Брега, Г. В. Брега, В. В. Кафтан [и др.]; под ред.: В. Н. Лавриненко, Л. И. Чернышовой. - 6-е изд., перераб. и доп. - М.: Юрайт, 2012.

4. Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю. М. Дёмин. - 3-е изд., доп. и перераб. - СПб.: Питер, 2009. - 256 с.

5. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учеб. пособие для вузов по спец. "Менеджмент" / Новосиб. гос. акад. экономики и упр. - 6-е изд., испр. и доп. - М.: Инфра-М, 2011.

Тема: Особенности оформления сообщений, передаваемых по электронным средствам связи, ведение электронной переписки (4 часа)

Задание: Подготовка и оформление коммерческого письма-предложения, рассылка его при помощи средств электронной почты.

Подготовка и оформление телеграммы и телефонограммы.

Источники и литература:

1. "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003" (утв. Росархивом)

2. Кузнецов, С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учеб. пособие для вузов по спец. 032001.65 "Документоведение и документац. обеспечение упр." и бакалавриата по напр. "Документоведение и архивоведение" / С. Л. Кузнецов; под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: Издат. дом МЭИ, 2010.

3. Портфель секретаря и документоведа - II [Электронный ресурс]. - Москва: Профессиональное издательство, 2013.

Тема: Международные правила оформления деловых писем (6 часов)

Задание: Изучение структуры и правил оформления делового письма на иностранном языке. Выделение композиционных частей и ключевых фраз. Анализ конкретных примеров и поиск недочетов в оформлении и структуре.

Вопросы для контроля:

1. Каковы различия в оформлении реквизитов в письме внутри России согласно ГОСТ Р 6.30-2003 и в международном письме согласно стандартам ИСО?

2. Реквизиты международного письма: оформление и расположение на листе.

3. Рекомендации по составлению текстов международных писем.

4. Особенности деловых писем на английском языке.

5. Особенности деловых писем на немецком языке

Источники и литература:

1. Колесникова, Н. Л. Деловое общение = Business Communication: учеб. пособие / Н. Л. Колесникова. - 8-е изд., доп. - М.: Флинта: Наука, 2012.

2. Кузнецов, С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учеб. пособие для вузов по спец. 032001.65 "Документоведение и документац. обеспечение упр." и бакалавриата по напр. "Документоведение и архивоведение" / С. Л. Кузнецов; под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: Издат. дом МЭИ, 2010.

3. Портфель секретаря и документоведа - II [Электронный ресурс]. - Москва: Профессиональное издательство, 2013.

4. Язык делового общения: легко и грамотно / А. А. Инджиев. - Ростов н/Д.: Феникс, 2007. - 253 с.

Дата добавления: 2015-07-08