Тема 2. Личная карточка работника как основной документ по кадровому учету

Личная карточка – это основной учетный документ, в котором содержатся персональные данные сотрудника. Унифицированная форма данного документа № Т–2 или № Т–2ГС(МС) утверждена постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 г. № 1. Личные карточки на сотрудников должны вести все предприятия независимо от организационно-правовых форм. Личная карточка заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании трудового договора. Исключение составляют государственные служащие – для них существует форма № Т–2ГС(МС). Кроме этого, при приеме на работу научно-педагогических работников на них дополнительно к форме № Т–2 оформляется форма № Т–4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника». С увольнением сотрудника личная карточка закрывается.

Личная карточка формы № Т–2 в отличие от личного дела – документ обязательный. Она прямо упомянута в «Правилах ведения и хранения трудовых книжек» (п. 12). Там сказано, что в личной карточке формы № Т–2 повторяются все записи из трудовой книжки о приеме на работу, переводах и увольнении. С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить сотрудника под подпись в личной карточке.

Первичное заполнение личной карточки может производиться различными способами (на компьютере, на пишущей машинке, вручную). Внесение последующих записей осуществляется на пишущей машинке или вручную, так как работник должен быть ознакомлен с каждой записью под расписку, а каждый раз нельзя заново распечатывать форму № Т–2.

В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных указанным Постановлением Госкомстата России, специалистами не было дано достаточных разъяснений по заполнению личных карточек (кроме раздела II «Сведения о воинском учете»). При ведении карточек рекомендуется руководствоваться отраслевым стандартом ОСТ 4.071.034–82 «Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров», который был разработан в соответствии с государственными стандартами: ГОСТ 6.13.1–75, ГОСТ 6.13.2–75, ГОСТ 6.10.1–80.

Для первичного заполнения формы № Т–2 нужны приказ о приеме сотрудника на работу и личные документы сотрудника:

- трудовая книжка;

- паспорт;

- военный билет (для военнообязанных);

- документ об окончании учебного заведения;

- свидетельство государственного пенсионного страхования;

- свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;

- другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.).

Также при заполнении необходимы данные, которые из документов почерпнуть невозможно (контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками и т. п.), поэтому необходимо чтобы сотрудник присутствовал при оформлении личной карточки.

Личная карточка – документ строгой отчетности и ответственность за ее правильное оформление несет организация и сотрудник, ответственный за ее заполнение.

Личная карточка состоит из следующих разделов:

- Общие сведения;

- Сведения о воинском учете;

- Прием на работу и переводы на другую работу;

- Аттестация;

- Повышение квалификации;

- Профессиональная переподготовка;

- Награды (поощрения) и почетные звания;

- Отпуск;

- Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством;

- Дополнительные сведения;

- Основание прекращения трудового договора (увольнения).

В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике. А в первом разделе («Общие сведения») предусмотрены еще и окна для кодирования информации. Коды для заполнения личной карточки можно найти в классификаторах информации: ОКИН; ОКСО; ОКПДТР; ОКАТО. Кодирование предназначается для автоматизированной обработки данных и статистического учета. Оно было введено, когда еще не существовало универсальных компьютерных программ для кадровиков. С помощью ЭВМ, которая считывала с документов коды, можно было посчитать численность сотрудников и разделить их по категориям (уровень образования, профессия и т. п.). Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Даже если кадровики используют специальные компьютерные программы, которые автоматически проставляют коды в личной карточке, сами коды утратили свое первоначальное значение. Однако не следует убирать окна для кодов, их оставляют незаполненными.

Форма личной карточки работника имеет четыре страницы. Первые две страницы заполняются кадровиком в процессе принятия сотрудника на работу, остальные заполняются уже по ходу работы сотрудника на предприятии.

В п. 5 раздела 1 личной карточки работника указывается одна из степеней владения иностранным языком: «читаю и перевожу со словарем», «читаю и могу объясниться» или «владею свободно». Стаж работы в личной карточке работника указывается на основании данных трудовой книжки и иных документов, подтверждающие стаж сотрудника.

Раздел 2 заполняется на основании таких документов, как военный билет и удостоверение призывника. П. 1 раздела 2 не заполняется на офицеров. П. 3 раздела 2 указывается полностью, без сокращения (к примеру, «медицинский» или «матросы»). П. 5 раздела 2 указывается только буквами, как указано в военном билете, без расшифровки. П. 7 заполняется карандашом.

Для призывников пункты 1, 3, 4 и 7 раздела 2 не заполняются. В п. 2 раздела 2 указывается запись «подлежит призыву». В п. 8 для сотрудников, достигших предельного возраста пребывания в запасе, указывается запись «снят с воинского учета по возрасту», а для тех сотрудников, кто не годен, указывается «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

После заполнения первых двух разделов личная карточка работника
№ Т–2 заверяется подписью и в ней проставляется дату подтверждения данных. После кадровик прописывает наименование своей должности, ставит роспись и прописывает её расшифровку.

Все остальные данные, начиная с третьей страницы, вносятся на основании приказов форм № Т–1, № Т–5, № Т–6, № Т–11 и № Т–8.
В разделе 10 карточки работника указываются все необходимые данные о сотруднике предприятия, которые позволяют вести более точный учет сотрудников (к примеру, группа инвалидности, категория водительского удостоверения, стаж вождения автомобилем и др.).

В личной карточке не допускается замазывать информацию корректирующей жидкостью, заклеивать бумагой или зачищать ластиком. Если произошла ошибка при заполнении личной карточки, то лучше ее переделать. А если ошибка обнаружена через некоторое время после заполнения и переписывать карточку нецелесообразно, следует исправить неверную запись следующим образом. Сначала аккуратно зачеркнуть одной чертой неверную запись. Затем выше или рядом с этой записью сделать правильную и написать слово «исправлено». Также необходимо поставить под исправлением подпись кадрового работника и подпись самого сотрудника. Чуть ниже указывается дата исправления.

Поскольку в личных карточках содержатся персональные данные сотрудников, нужно хранить их в сейфе или шкафу, запирающемся на ключ. Свободный доступ персонала к этим документам должен быть исключен.

Личные карточки работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным подразделениям, а внутри – по алфавиту. Личные карточки уволенных изымаются и хранятся отдельно. Они располагаются по годам увольнения, а внутри – также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных сотрудников составляет 75 лет.

Итак, личная карточка работника обязательный документ, составляемый на всех работников организации. Заполняется личная карточка в присутствии сотрудника на основании его документов и устной информации. В картчку вносятся все данные, относящиеся к деятельности сотрудника в организации. Свободный доступ к этим документам должен быть исключен. Срок хранения личных карточек уволенных сотрудников составляет 75 лет.

Дата добавления: 2015-07-10