Комп’ютерна форма ведення бухгалтерського обліку і її значення

Сучасна комп'ютерна форма бухгалтерського обліку базується на використанні персональних комп'ютерів та обчислювальних мереж.

Застосування комп'ютерів дозволило автоматизувати робоче місце бухгалтера і підняти на новий рівень процес реєстрації господарських операцій. Бухгалтер працює на комп'ютері в діалоговому режимі, використовує зворотний зв'язок у процесі обробки інформації і отримання відповідних вихідних документів.

В умовах сьогодення без комп’ютерної техніки та програмного забезпечення не може діяти навіть найменше підприємство.

Зайняти лідируюче положення на ринку, підвищити ефективність роботи персоналу, створити оптимальну структуру управління – найважливіші завдання керівника підприємства. У бухгалтерській діяльності це особливо важливо, що обумовлює необхідність застосування пакетів програм для бухгалтерського обліку, впровадження яких підвищує оперативність обробки даних.

Використання комп’ютерних технологій значно підвищує продуктивність праці бухгалтерів. Створення та використання комп’ютерної системи бухгалтерського обліку сприяє не тільки прискоренню процесу обробки інформації на підприємствах, але й суттєвому покращенню його організації. Такі можливості зумовлені тим, що комп’ютерний спосіб обробки інформації вимагає формального та чіткого опису облікових процедур у вигляді алгоритмів, що призводить до впорядкування порядку виконання обов’язків працівників бухгалтерської служби. Впровадження інформаційної системи дозволяє переходити на нові методи управління, на якісно новий рівень менеджменту і ведення бухгалтерського обліку та є стратегічно важливим для будь-якого підприємства.

Позитивним результатом впровадження інформаційної системи на підприємстві може бути: впорядкування бухгалтерського обліку; збільшення кількості інформації, що надходить з даних бухгалтерського обліку; зниження кількості бухгалтерських помилок; підвищення оперативності обліку.

Отже, до переваг, які отримує підприємство від впровадження облікових систем можна віднести: економію оборотних засобів; зниження виробничого браку; скорочення витрат на адміністративно-управлінський апарат; зростання ефективності виробничих потужностей; зниження транспортних витрат; зниження страхових запасів на складах; зменшення витрат часу на здійснення господарських операцій.

На сучасному етапі розвитку економіки користь від інформаційних технологій є очевидною, проте існує ще досить багато проблем щодо автоматизації діяльності підприємств та їх облікових підрозділів. Так у майже 40% підприємств України бухгалтерський облік неавтоматизований взагалі, або автоматизовані окремі його ділянки. Проблема створення та впровадження інформаційних систем на підприємстві залишається однією з найскладніших в Україні.

До негативних факторів, що роблять використання інформаційних систем бухгалтерського обліку нераціональним слід віднести: використання багаторівневої технології проектування, кожна стадія якої виконується спеціалістами різної спеціальності та кваліфікації; домінування не комп’ютеризованих функцій інформаційних систем через технічну неможливість або економічну неефективність комп’ютеризації функцій управління, що не забезпечують прямого доступу працівників до інформації; надмірно централізована обробка інформації; відокремлене функціонування систем інформаційного забезпечення в галузях виробничої, маркетингової, організаційної, фінансової, кадрової, бухгалтерської діяльності підприємства.

При впровадженні нових інформаційних систем на підприємстві обов’язково потрібно оцінювати ризик відставання від конкурентів через їх моральне зношування. Після закінчення заходів щодо постачання й установки програмного забезпечення необхідно узгодити ступінь потреби в адаптації типової конфігурації програмного забезпечення та особливості ведення обліку на підприємстві. Досить часто рішення про впровадження системи приймається для того, щоб замінити інформаційні системи, які вже не відповідають умовам бізнесу або для того, щоб мати конкурентні переваги.

Тому перевагу слід надавати вітчизняним програмним продуктам масового тиражу, що більше відповідають умовам економіки та швидкій зміні законодавчих документів, які регулюють порядок ведення бухгалтерського обліку. Вітчизняні програмні продукти мають відповідати основним функціональним обліковим вимогам, мати можливість проводити облікову, аналітичну, контролюючу роботу, враховуючи специфічні риси підприємств (галузь діяльності, розмір і форму власності підприємства). Ці моменти мають якісно характеризувати програмний продукт автоматизації інформаційної бази контролінгу підприємства. Тому можливості бухгалтерських програм можуть слугувати критерієм для їх якісних оцінок і вибору для застосування підприємствами. До цих критеріїв потрібно віднести можливість програмного забезпечення — інформаційної бази:

- вести синтетичний та аналітичний облік активів, капіталу, зобов’язань;

- формувати фінансову, податкову, статистичну звітність;

- надавати іншу довідкову інформацію для потреб господарської діяльності;

- на базі даних можливостей проводити автоматизований аналіз-прогноз і контроль за діяльністю підприємства. Крім того, програмне забезпечення має задовольняти відповідні технічні, комерційні та ергономічні потреби.

Серед пакетів прикладних програм найбільшої популярності у користувачів набула програма "1С: Бухгалтерія” версія 7.7для України. Програма побудована з урахуванням особливостей обліку в Україні на базі Національних Положень (стандартів) бухгалтерського обліку і має всі характеристики для того, щоб забезпечити автоматизацію обліку на підприємствах різних галузей. Варто зазначити, що витрати на обслуговування і доробку інформаційних систем автоматизації мають тенденцію до підвищення, а фактичний результат від їх використання залишається на незадовільному рівні. Крім того, створення комп’ютеризованого бухгалтерського обліку вимагає витрат не лише на розробку та впровадження комп’ютеризованої системи, а й на функціонування. Незважаючи на це, економити на впровадженні інформаційної системи бухгалтерського обліку не варто.

Таким чином, ефективність роботи бухгалтера на підприємстві суттєво підвищується завдяки засобам інформатизації та автоматизації документообігу, які дозволяють оперативно накопичувати відповідні бази даних про наслідки господарської діяльності та використовувати їх для формування редагування і друку вихідних документів, квартальних, піврічних і річних звітів, а також надавати інформаційні послуги відповідним організаціям, ланкам управління щодо ефективності роботи. Саме тому на сьогоднішній день дуже важливо при розробці інформаційних систем мінімізувати вплив розглянутих негативних факторів, що дозволить розвивати і вдосконалювати сучасні комп’ютерні системи бухгалтерського обліку.

Можливості обчислювальної техніки не лише забезпечують універсальний характер її застосування, виходячи із загальних методологічних підходів організації бухгалтерського обліку, а й дозволяють використовувати програми, налагоджені на конкретне підприємство з урахуванням пропозицій замовника. Компоненти комп'ютерної форми обліку, без яких неможливе її створення на конкретному підприємстві, наведено на рис. 1

Рис. 1 Складові комп'ютерної форми обліку

Технологічний процес обробки даних при комп'ютерній формі обліку можна поділити на три етапи.

Початковим етапом облікового процесу є збір і реєстрація первинних даних для обробки на комп'ютері. При введенні інформації в КІСП користувач складає облікові фрази, за якими формується єдиний електронний обліковий регістр — Журнал господарських операцій, хоча більшість програм для комп'ютеризації бухгалтерського обліку дозволяють перегляд інформації і у вигляді журналів-ордерів, відомостей тощо.

На другому етапі проводиться формування на електронних носіях масивів облікових даних: Журналу господарських операцій, структури синтетичних і аналітичних рахунків, довідників аналітичних об'єктів, постійної інформації. Одночасно здійснюється контроль процесу, обробка інформації, записаної в масивах облікових даних.

Заключним етапом процесу є отримання результатів за звітний період за запитом користувача або у вигляді регістрів синтетичного обліку, аналітичних таблиць, довідок із бухгалтерських рахунків або відображення на екрані дисплея потрібної інформації.

Комп'ютерна форма бухгалтерського обліку базується на засобах обчислювальної та комунікаційної техніки. Практичне її застосування залежить від набору технічних засобів і вибору організаційних форм їх використання, що передбачають такі варіанти:

- надання кожному бухгалтеру персонального комп'ютера;

- використання одного центрального комп'ютера (сервера) і терміналів (або мережевих комп'ютерів) для введення даних;

- об'єднання персональних комп'ютерів у мережу (цим забезпечується обмін даними між різними ділянками бухгалтерського обліку);

- об'єднання персональних комп'ютерів у мережу з одним або більше потужними комп'ютерами (серверами). В останньому випадку бухгалтер працює на спеціалізованому автоматизованому робочому місці (АРМ).

Якщо використовують персональні комп'ютери, що не з'єднані мережею, то замість одного журналу ведуть кілька журналів, інформаційні масиви носять локальний характер (формуються за ділянками облікової роботи), а в кінці звітного періоду об'єднуються за певними принципами. Якщо використовується центральний комп'ютер із терміналами (мережевими комп'ютерами), то застосовують журнал, подібний до журналу новоіталійської форми, при цьому інформаційний масив представлений єдиною базою даних. Якщо створено комп'ютерну мережу, то наявність єдиного журналу не обов'язкова. У цьому разі необхідна координація набору локальних інформаційних масивів; винятком може бути виділення одного з робочих комп'ютерів для використання як сервера. І, нарешті, якщо створено мережу АРМ з використанням виділених серверів, то, залежно від конкретних умов, можливе використання як єдиного журналу, так і їх набору, при цьому в кожному з випадків доцільно мати єдину базу даних.

Застосування комп'ютерних мереж являє собою новий етап використання обчислювальної техніки. Вони дозволяють ефективно поєднувати можливості комп'ютерів і ліній зв'язку. База даних складає інформаційне ядро системи, яке часто розташовується на одному комп'ютері — сервері локальної мережі. Використання єдиної бази даних потребує комунікацій між усіма комп'ютерами і сервером. Ці можливості надає локальна обчислювальна мережа.

Розглянемо ведення бухгалтерського обліку за допомогою персональних комп'ютерів, об'єднаних у мережу, при цьому один з комп'ютерів виділяється для зберігання єдиного журналу операцій — облікової бази даних, а інші використовуються для введення інформації та одержання звітних показників. Цю форму обліку, використання якої є сьогодні найбільш доцільним та ефективним, визначимо як форму обліку, в якій для накопичення інформації про господарські факти використовується єдиний хронологічний регістр, ведення якого базується на застосуванні комп'ютерів четвертого покоління та електронних засобів комунікації. Комп'ютерну форму обліку в цьому разі доцільно буде назвати комп'ютерно-комунікаційною формою обліку.

Таблиця 1. Основні технологічні характеристики різних комп'ютерних форм обліку

Таблично-перфокарткова і таблично-автоматизована форми обліку	Комп'ютерна форма обліку
Вхідна інформація
На паперових носіях; на магнітних носіях	На електронних носіях; на паперових носіях; надходить каналами зв'язку
Введення даних в обчислювальний пристрій	Введення даних в комп'ютер
Здійснюється в місцях підготовки даних:• з паперових документівна перфораційні носії з перезаписом на машинні носії, реєстрація одночасно на паперових та магнітних носіяхЗдійснюється в обчислювальних центрах:• з паперових документів на перфораційні носіїабо одразу на магнітні носії	Здійснюється на робочих місцях облікових працівників:• з паперових документів, одночасно відбувається реєстрація на електронних та паперових носіях, перезапис з електронних носіїв, передача каналами зв'язку
Контроль і коригування даних
Здійснюються як самостійні процедури в обчислювальному центрі, при цьому друкуються протоколи помилок та копії помилкових документів. Подальше коригування здійснюється на підставі повідомлень до обчислювального центру	Здійснюється за рахунок програмних методів під час введення даних бухгалтерами
Зберігання Інформації
Зберігається на паперових носіях	Зберігається на електронних та паперових носіях
Обробка даних
За заданими інструкціями	За заданими в програмах алгоритмами
Формування результатної інформації
У вигляді машинограм за регламентом та запитом	У вигляді машинограм, на екрані персонального комп'ютера, за запитом користувача

Сучасна комп'ютерна форма бухгалтерського обліку базується на засобах обчислювальної та комунікаційної техніки. Практичне її застосування залежить від набору технічних засобів і вибору організаційних форм їх використання, що передбачають такі варіанти:

а) надання кожному бухгалтеру персонального комп'ютера;

б) використання одного центрального комп'ютера (сервера) і терміналів (або мережевих комп'ютерів) для введення даних;

в) об'єднання персональних комп'ютерів у мережу (цим забезпечується обмін даними між різними ділянками бухгалтерського обліку);

г) об'єднання персональних комп'ютерів у мережу з одним або більше потужними комп'ютерами (серверами). В останньому випадку бухгалтер працює на спеціалізованому автоматизованому робочому місці (АРМ).

Якщо використовують персональні комп'ютери, що не з'єднані мережею, то замість одного журналу ведуть кілька журналів, інформаційні масиви носять локальний характер (формуються за ділянками облікової роботи), а в кінці звітного періоду об'єднуються за певними принципами. Якщо використовується центральний комп'ютер із терміналами (мережевими комп'ютерами), то застосовують журнал, подібний до журналу новоіталійської форми, при цьому інформаційний масив представлений єдиною базою даних. Якщо створено комп'ютерну мережу, то наявність єдиного журналу не обов'язкова. У цьому разі необхідна координація набору локальних інформаційних масивів; винятком може бути виділення одного з робочих комп'ютерів для використання як сервера.

Якщо створено мережу АРМ з використанням виділених серверів, то, залежно від конкретних умов, можливе використання як єдиного журналу, так і їх набору, при цьому в кожному з випадків доцільно мати єдину базу даних.

Отже, ефективність роботи бухгалтера на підприємстві суттєво підвищується завдяки засобам інформатизації та автоматизації документообігу, які дозволяють оперативно накопичувати відповідні бази даних про наслідки господарської діяльності та використовувати їх для формування редагування і друку вихідних документів, квартальних, піврічних і річних звітів, а також надавати інформаційні послуги відповідним організаціям, ланкам управління щодо ефективності роботи.

Дата добавления: 2015-07-10