Первичный учет денежных средств Елецкого хлебокомбината

Для хранения, приема и выдачи наличных денег Елецкий хлебокомбинат имеет кассу. Учет наличных денежных средств в кассе организации ведется в соответствии с Положением о правилах организации на­личного денежного обращения на территории Российской Фе­дерации, Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденных Центральным банком РФ, и др. Эти нормативные документы предусматривают:

1) наличие специально оборудованного помещения кассы, ос­нащенного охранной сигнализацией;

2) ведение кассовой книги и других кассовых документов уста­новленной формы;

3) прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным приме­нением контрольно-кассовых машин (Правительством РФ утвержден перечень отдельных категорий организаций, ко­торые в силу специфики своей деятельности либо местона­хождения могут осуществлять денежные расчеты с населе­нием без применения контрольно-кассовых машин);

4) хранение свободных денежных средств в учреждениях бан­ков;

5) расходование наличных денег, полученных из банков, стро­го на цели, указанные в чеке;

6) хранение наличных денег в кассе в пределах лимитов, уста­новленных обслуживающим банком после согласования с руководством организации.

В ходе прохождения летней практики было выявлено несоответствующее нормам оборудование помещения. В изолированном помещение кассы установлена только одна деревянная дверь, тогда как в соответствии с Приложением 3 Порядка ведения кассовых операций в РФ касса должна "закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы". Также в помещении кассы отсутствует металлический шкаф, закрывающийся на ключ, помещение не оборудовано сигнализацией.

Согласно учетной политики организации, ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя филиала, главного бухгалтера и кассира.

Учет кассовых операций осуществляет бухгалтерия перед которой стоят следующие задачи:

1) Своевременное и правильное документальное отражение операций с наличными денежными средствами;

2) Контроль за сохранностью и целевым использованием наличных денежных средств;

3) Своевременное проведение инвентаризации в кассе.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций размер наличных денег в кассе сельскохозяйственной органи­зации ограничен лимитом, который устанавливается учреждени­ем обслуживающего банка на основании представленного расчета по согласованию с руководством предприятия. На Елецком хлебокомбинате Сбербанком России в соответствии с расчетом представленным предприятием по наличным оборотам за 2009г. на 2010г. был установлен лимит кассовой кассовой наличности в размере двадцати ста тысяч рублей. Налич­ные денежные средства сверх установленного лимита сдаются в учреждение банка для зачисления на расчетный счет, при этом используется объявление на взнос наличными. Пример указанного первичного документа представлен в Приложении 5.

В кассе предприятия могут храниться наличные деньги сверх ус­тановленновленного лимита только для выдачи заработной платы, выплат социального характера и стипендий не свыше 3 рабочих дней, включая день получения денег в учрежде­нии банка. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в учреждения банка и впоследствии указанные средства выдаются в очередности, установленной федераль­ными законами, иными правовыми актами Российской Федерации и разрабатываемыми в соответствии с ними банковскими правилами.

Ответственность за хранение денежных средств в кассе ведёт кассир. При приеме кассира на работу его знакомят с порядком ведения кассовых операций и заключают с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Все кассовые операции оформ­ляются унифицированными формами первичной учетной до­кументации, утвержденными Госкомстатом РФ и согласо­ванными с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ.

В кассу организации наличные деньги поступают с рас­четного счета в банке в результате платежей за товарно-мате­риальные ценности и услуги, при возврате ранее выданных сумм и пр. Для получения денег со своего расчетного счета в банке организации выдается чековая книжка. Чтобы снять наличные деньги с расчетного счета, главный бухгалтер заполняет де­нежный чек (Приложение 6), подписывает его вместе с руководителем и пере­дает кассиру. В чеке указывается назначение получаемой суммы. Отрывная часть чека остается в банке, а корешок' чека (с указанием суммы) служит оправдательным документ том для записи данной операции в учетных регистрах организации.

Факт получения денежных средств оформляется приходными кассовым ордером (Приложение 7). Кассир заполняет приходный кассовый ордер с указанием корреспондирующего счета, суммы и основания. На ордере проставляется печать "Получено", дата и подпись кассира. Приходный кассовый ор­дер подписывается главным бухгалтером, заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Журнал регистрации построен таким образом что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств, по нему присваиваются номера кассовым документам, проверя­ется полнота произведенных кассиром операций. Далее приходный кассовый ордер передается кассиру, который получает наличные деньги, подписывает ордер и квитанцию к нему и регистрирует операцию в кассовой книге. При получении наличных денег в кассу лицу, внесшему их, выдается квитанция от приходного кассового ордера, заверенная подписями главного бухгалтера и кассира и оттиском кассового аппарата. В Приложении 7 представлен приходный кассовый ордер на оплату продукции, поставленной ИП Ткаченко Е. Е. в сумме 12500 рублей, в т.ч. НДС 1136,36.

Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассо­вым ордерам (Приложение 8) или по другим документам (платежным ведомостям, счетам, заявлениям на выдачу денег и пр.) с наложением на них специального штампа, заменяющего рас­ходный кассовый ордер. Документы на выдачу должны быть подписываются руководителем организации и главным бухгалте­ром. Выдача денег по кассовым ордерам производится на основании документов, удо­стоверяющих личность получателя. В кассовом ордере отража­ются основные реквизиты этого документа, указывается корреспондирующий счет, сумма, основание выдачи. Получатель рас­писывается в получении выданной суммы. Приложение 8 представляет собой расходный кассовый ордер на инкассацию выручки в размере 327296 рублей.

Заработная плата также выдается из кассы. При этом составляется единый расходный ордер на всю сумму выданной заработной платы, дата и номер которого проставляется на каждой платежной ведомости. После того, как денежные средства по платежной ведомости были выплачены или по истечении срока выдачи заработной платы, кассир в конце ведомости ставит надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, затем сверяет их с общим итогом и подписывает. Если денежные средства по ведомости выплачены не полностью, то по истечении сроков, установленных для выплат в наличной форме сумм в оплату труда, кассир в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших деньги, делает отметку «Депонировано», далее составляет реестр депонированных сумм и записывает в кассовую книгу фактически выплаченную сумму. Депонированные суммы кассир сдает в банк по расходному кассовому ордеру.

В кассе предприятия могут храниться не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги и денежные документы. К ним относятся оплаченные путевки в дома отдыха и санато­рии, акции акционерных обществ, почтовые и вексельные марки, марки госпошлины, оплаченные авиабилеты, про­ездные билеты и т.д. Денежные документы учитывают по номинальной стоимости. Поступление и выдача ценных бу­маг производится по приходным и расходным ордерам с последующим составлением кассиром отчета по их движению.

Все выписанные приходные и расходные ордера заносятся в память компьютера. Кассовые приходные и расходные ордера имеют раздельную нумерацию. По общепринятому правилу нумерация расходных и приходных кассовых ордеров начинается с начала каждого года с номера 1 и до окончания ведется в порядке возрастания номеров. Прием и выдача денег по кассовым ордерам производит­ся только в день их составления. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом (или надписью) «По­лучено» или «Оплачено».

В конце дня в программе КИСУ NS-2000, используемой для учета на предприятии, автоматически формируются вкладные листы кассовой книги (Приложение 9) и отчеты кассира (Приложение 10). В кассовых листах указываются номера приходных и расходных документов, от кого получены или кому отпущены денежные средства, корреспондирующие счета и суммы прихода и расхода, остатков на начало и конец дня, ставятся подписи кассира и главного бухгалтера, принимающего документы.

Свободные денежные средства организации хранятся на ее расчетном счете. Согласно Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации, утвержденного постановлением Центрального Банка РФ от 3 октября 2002 г. № 14-П, каждая организация вправе открывать в любом банке расчетные и другие счета для хранения свободных денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций. Открытому счету присваивается номер, который затем ука­зывается на всех документах, отражающих движение средств на расчетном счете. Елецкий хлебокомбинат имеет один расчетный счет в Сбербанке России № 40702810435100100372. С помощью расчетного счета осуществляются расчеты с поставщикам и подрядчикам, расчеты с покупателями и заказчиками, расчеты с филиалами, погашение задолженности бюджету и внебюджетным фондам, выдача денежных средств в кассу на оплату труда и т. п.

Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списания с него банк производит на основании письменных распоряжений владельца расчетного счета (денежных чеков, объяв­лений на взнос денег наличными, платежных требований) или с его согласия (оплата платежных требований поставщиков и подрядчи­ков). Исключение составляют платежи, взыскиваемые в бесспор­ном порядке по решению Государственного арбитража, народного суда, налоговых или финансовых органов.

Взаимоотноше­ния между предприятием и Сбербанком России построены на основании дого­вора, в котором зафиксирован перечень услуг банка, тарифы комиссионных вознаграждений за услуги, сроки обработки платежных документов, условия размещения средств, права, обязанности и ответственность сторон и др.

Списание средств с расчетного счета хлебокомбината произво­дится в порядке календарной очередности поступления расчетно-платежных документов. При недостаточности денежных средств на счете списание де­нежных средств со счета осуществляется в последовательности, оп­ределенной ст. 855 Гражданского кодекса РФ.

Движение средств на расчетном счете оформляется банковскими платежными документами. На Елецком хлебокомбинате к таким документам относятся: объявление о взносе наличными, платежное поручение, платежное требование и чек.

Объявлением о взносе наличными оформляется сдача наличных денег в кассу банка. Банк в подтверждение приема денег выдает клиенту квитанцию. Например, хлебокомбинат сдает излишек денежных средств из кассы на расчетный счет в Сбербанк России 3 июня 2011г. в сумме 33000 руб. (Приложение 5)

Наиболее часто при осуществлении безналичных расчетов используются платежные поручения (Приложение 11), которые являются поручением организации обслуживающему ее банку о перечислении определенной суммы со своего счета на счет получателя средств. Согласно графику документооборота организации, исходящее платежное поручение выписывает, проверяет и обрабатывает кассир. Далее документ пересылается по электронной почте в банк, который ставит отметки о дате поступления документа в банк и исполнения его. В Приложении 11 представлено платежное поручение от 30 июня 2011 года на оплату минидатера, поступившего от ООО «Канцлер».

Платежное требование представляет собой расчетный документ, содержащий требование к плательщику об уплате организации-получателю определенной суммы через банк. (Приложение 12)

Чек используется организацией для получения наличных денег с расчетного счета; он выписывается в одном экземпляре на имя кассира или другого лица, которому доверяется получения денег. В Приложение 6 представлен чек на получение денежных средств с расчетного счета от 27 июня 2011 г. В сумме 546000 руб. для выплаты заработной платы работникам предприятия.

Организация должна контролировать обоснованность опе­раций по своему расчетному счету. Учреждение банка выдает владельцу счета выписки об остатках и движении средств на расчетном счете с приложением к ним всех первичных расчет­ных документов (Приложение 24). Записи в выписке банка по дебету означают выдачу наличных денег по чекам или списание (уменьшение) по счету по безналичным расчетам, а по кредиту - взносы на­личных денег по объявлениям или зачисление (увеличение) счета по безналичным расчетам. В выписке указывают все поступления и списания средств с расчет­ного счета, остаток средств на нем на начало и конец дня. Обработкой и проверкой банковских выписок на предприятии занимается бухгалтер, к участку деятельности которого относятся платежи, осуществленные с расчетного счета, или поступления на расчетный счет. Указанные в выписке бан­ка операции записывают наоборот: поступления (увеличение количества денежных средств) - в дебет счета, а выбытие (уменьшение) - в кредит счета. Это вытекает из того, что для банка «Расчетные счета» имеют не денежный, а расчетный ха­рактер (банк по этому счету учитывает свои обязательства пе­ред клиентами). Выписка с расчетного счета является вторым эк­земпляром лицевого счета предприятия, открытого ему банком.

В целях контроля за движением денежных средств на расчетном счете обязательно проверяется соответствие указанных в выписке банка сумм суммам, проставленным в платежных поручениях, числящихся по данному расчетному счету в бухгалтерском учете, счетам и другим документам. При обнаружении ошибки организация со­общает об этом в банк.

Дата добавления: 2015-07-10