Процедуры работы с учетными регистрами.

При работе с учётными регистрами различного типа агрегирования система, как правило, позволяет выполнять ряд стандартных процедур:

1. Настройка параметров отчёта.

Обеспечивается гибкость формирования отчётов различного наполнения, при этом настройки отчёта могут: изменяться и сохраняться, изменяться, но не сохраняться после формирования отчёта. Все настройки задаются пользователем, что определяет алгоритм обработки бухгалтерской информации.

2. Формирование отчёта.

3. Просмотр отчёта.

Он может быть сформирован и отображён на экране монитора в табличном или текстовом редакторе, при этом система должна:

· Иметь развитые средства навигации по отчёту;

· Выполнять быстрый поиск отдельных позиций отчёта;

· Накапливать отдельные суммы в буфере обмена.

Из режима просмотра сформированного отчёта некоторые системы позволяют выполнять перенастройку его формы и заново сформировать отчёт.

4. Сохранение отчёта в архиве.

Обеспечивает возможность неоднократного возвращения к сформированному отчёту, как правило, по официальным формам отчётности.

5. Экспорт отчёта в текстовый или табличный процессор.

Некоторые системы отображают результативную информацию в графическом виде.

6. Просмотр отчёта перед печатью.

В этом случае система должна позволять:

Отпечатать отчёт в любой форме; Задать колонтитулы; Изменить шрифт; Сжать по ширине;

Задать количество экземпляров.

Большинство БИС имеет функцию предварительного просмотра отчётов.

7. Печать отчётов.

В ряде систем бухгалтерского учёта наряду с возможностью получения разрозненных отчётов предлагается итеративная технология работы с информацией методом последовательных расшифровок. Суть этого метода: постепенная детализация агрегированных отчётов путём детализации хозяйственных операций, бухгалтерских проводок и первичных документов. В этом случае возможны изменения любого реквизита хозяйственной операции и бухгалтерской проводки. Как правило, используют 2 типа данной технологии:

1. Детализация отчёта. Переход в другой отчёт, раскрывающий выбранный показатель.

2. Позиционирование. Переход из отчёта на конкретную проводку или их совокупность в журнале (операций, проводок, общем журнале).

Данная технология имеет следующие преимущества, т.к. позволяет:

1) Упростить поиск ошибок, допущенных в учётном процессе.

2) Уменьшить выполнение ряда функций, связанных с завершением отчётного периода за счёт оперативного исправления ошибок и автоматического пересчёта итогов.

3) Сократить количество печатных отчётов благодаря возможности доступа промежуточных учётных регистров.

22. Составление консолидированной отчётности.

Концерны, представляющие собой объединение предприятий, связанных общностью интересов, капиталом, договорами, участием в совместной деятельности должны представлять консолидированную финансовую отчётность. Сами концерны могут иметь разные организационные структуры – это накладывает отпечаток на настройку системы, создающей подобные отчёты. При сложных структурах, как правило, консолидация идёт поэтапно:

1. Консолидация отчётности филиалов на региональном уровне.

2. Консолидация отчётности в целом по концерну.

Основные этапы для универсальной консолидации отчётности:

1) Сбор исходных данных. В рамках автоматизации предусмотрены следующие варианты сбора:

a) В виде документов-формуляров. Перечень реквизитов и порядок их заполнения строго регламентированы в рамках КИС. Как правило, эти документы передаются филиалам-курьерам, где учёт ведётся вручную.

b) Передача данных на дискете при локальной эксплуатации в рамках филиала.

c) Передача данных с помощью глобальной сети корпорации. Результатом этого этапа является бухгалтерская отчётность, составленная в валюте дочернего предприятия и в соответствии с его учётной политикой (по бухгалтерскому и налоговому учёту).

2) Адаптация финансовой отчётности дочерних предприятий. Как правило, каждое дочернее предприятие имеет свою учётную политику, рабочий план счетов и формы отчётности по национальным стандартам и международным стандартам финансовой отчётности. Результатом работы должна стать отчётность, составленная в валюте корпорации и в соответствии с её учётной политикой. Подобный результат достигается с помощью следующих процедур:

a) Адаптация – может выполняться централизованно, то есть в головном предприятии, и децентрализовано, то есть, каждое дочернее предприятие ведёт параллельный автоматизированный учёт по двум или более планам счетов и составляет несколько видов отчётности, при этом возможна адаптация и корректировочные проводки на уровне головного предприятия. Адаптирующие проводки, как правило, хранятся в отдельном файле по позициям баланса и отчёта о прибылях и убытках по каждому консолидируемому предприятию.

b) Переоценка валюты – возможны следующие методы пересчёта валют и их модификации, при этом могут использоваться разные виды курсов валют (исторический, курс на отчётную дату, средневзвешенный).

Для каждого дочернего предприятия могут быть предусмотрены свои правила пересчёта валюты, затрагивающие различные статьи баланса и отчёта о прибыли и убытках. Результатом использования такого подхода становятся разные последствия отражения имущественного и финансового положения, а также прибыли концерна. Пересчёт валют сопровождается в системах постоянным контролем на уровне дочернего предприятия во внутренней валюте и на уровне концерна во внешней валюте.

3) Суммирование отчётности – предполагает построчное сложение всех статей консолидируемых балансов и отчётов о прибылях и убытках. Результатом становится суммарный баланс и суммарный отчёт о прибылях и убытках.

4) Процедуры консолидации. Здесь необходимо обеспечить исключение дублирования информации по статьям баланса и отчёта о прибыли и убытках, обусловленное взаимоотношениями между дочерними предприятиями внутри концерна. Для этого формируются исключающие проводки (метод элиминирования), которые:

a) Выполняют консолидацию задолженностей.

b) Исключают взаимные операции и внутренние результаты.

c) Проводят расчёт разницы необходимой для корректировки.

Кроме элиминирования проводится консолидация капитала – пересчёт участий материнских предприятий относительно долей в собственном капитале, включённых в концерн дочерних и других совместных предприятий. Для этого в системах выделяются специальные модули, формирующие консолидирующие проводки. При этом используются следующие методы консолидации:

a) Полная консолидация

b) Объединение интересов

c) Пропорциональная консолидация

d) Консолидация собственных средств

Результатом работы становится бухгалтерская отчётность концерна.

23. Учётный цикл бухгалтерских информационных систем.

В БИС различают 2 понятия: отчётный период и учётный период. Отчётный период отражает цикличность в технологии ведения учётных работ. Учётный период связан с технологией обработки данных характерной для конкретной автоматизированной системы.

Понятие учётного периода шире понятия отчётного периода. В рамках учётного периода отчётный период рассматривается как некоторый временной период, за который формируются стандартные отчёты и различный формы регламентированной отчётности. Как правило, любая система поддерживает традиционную цикличность работ: месяц, квартал, год. Однако многие системы позволяют формировать отчёты за произвольный период указанный пользователем (интервал дат), при этом данные отчёта могут относиться к отчётному периоду и нескольким предыдущим. Это вызывает необходимость обеспечить системой доступ к информации об остатках и оборотах по предшествующим периодам, при этом некоторые системы позволяют вносить изменения в исходные данные “задним числом”. Учётный период в БИС характеризуется:

1. Возможностью выбора временного интервала при построении выходных форм.

2. Способами ведения системы переходящих остатков по синтетическим и аналитическим счетам.

3. Составом ограничений, которые накладывает система при внесении изменений в учётные данные предшествующих отчётных периодов.

Существует три основных модели формирования учётного периода:

1. Модель бесконечного учётного периода.

· Требует полного пересчёта итогов.

· Использует контрольные точки.

2. Модель гибкого учётного периода.

· Устанавливает только начало учётного периода.

· Устанавливает начало и конец учётного периода.

3. Модель фиксированного учётного периода.

24. Модель бесконечного учётного периода.

Модель бесконечного учётного периода.

Суть: отчёты могут быть получены за любой произвольный интервал дат, а учётные данные могут корректироваться за любой период.

Особенности:

1) Все данные хранятся с начала внедрения в систему.

2) Данные не разделяются по отчётным периодам.

3) Можно вносить любые изменения за любой период.

4) Можно рассчитать остатки и итоги оборотов по счетам за любой указанный интервал дат.

Модель имеет две разновидности:

1. Требует полного пересчёта итоговых данных за всю предысторию использования системы. Достоинством этого подхода является относительно простая поддержка целостности БД при всех возможных корректировках первичной информации. Однако очевидным недостатком является неэффективность работы системы при пересчёте итогов последних отчётных периодов, т.к. для этого необходим полный пересчёт всей совокупности данных. Это замедляет формирование отчётов и требует значительного объёма памяти.

2. Была разработана для избегания недостатков первой модели, для этого применяются различные контрольные точки. Контрольная точка – это точка, в которой формируются и хранятся остатки синтетических и аналитических счетов. Обычно она совпадает с началом или концом отчётного периода, однако может и не совпадать.

Особенности:

1) Период расчёта итогов и формирования отчётов задаётся в виде интервала дат.

2) Эти показатели могут совпадать с начальными и конечными контрольными точками.

3) Программа от ближайшей к заданному периоду контрольной точки рассчитывает обороты и остатки по счетам, а затем формирует отчёты.

4) Несовпадение периода с контрольными точками свидетельствует, что отчёты формируются не только в рамках отчётного периода.

5) Данная разновидность позволяет более эффективно с существенно меньшими временными затратами получить отчётность.

6) При возникновении аварийных ситуаций во время корректировки данных предшествующих контрольной точке или просто некорректных действий пользователей могут возникнуть проблемы с расхождением первичных данных и промежуточных итоговых значений контрольных точек.

25. Модель гибкого учётного периода.

Суть: предполагается, что длинна учётного периода может переопределяться произвольно.

1. Предполагает установление только начала учётного периода.

Особенности:

1) Предшествующий учётный период закрыт для изменения данных.

2) В конечной контрольной точке предшествующего периода рассчитываются остатки по счетам, которые затем становятся начальными остатками следующего учётного периода.

3) Контрольная точка предшествующего периода становится начальной, от неё рассчитываются все итоги оборотов и исходящие сальдо счетов.

4) Период для составления отчётов может задаваться в любом интервале. Если конечная дата интервала совпадает с установленным отчётным периодом, то отчёты формируются в целом за учётный период, иначе отчёты формируются внутри периода.

5) Обороты по счетам закрытого периода сохраняются в базе данных и могут быть использованы при составлении отчётов, однако корректировка данных закрытого периода уже не допускается.

2. При задании учётного периода устанавливаются начальные и конечные контрольные точки.

Особенности:

1) Система рассчитывает обороты и остатки счетов на начало периода.

2) Водимые в текущем периоде данные изменяют обороты счетов.

3) Не существует понятия закрытого периода, т.е. если изменяются данные предшествующие текущему периоду, то сразу пересчитываются обороты и остатки в начальной контрольной точке.

4) В результате предыдущей особенности оперативно пересчитываются обороты счетов текущего периода в момент ввода или корректировки данных.

26. Модель фиксированного учётного периода.

Суть: фиксированный учётный период задаётся при разработке системы и представляет собой, как правило, месяц.

Особенности:

1) Технология работы близка к ручной технологии ведения учёта.

2) При вводе системы в эксплуатацию вводятся остатки по всем синтетическим и аналитическим счетам на начало месяца использования системы.

3) В течение месяца в информационной базе делаются записи о хозяйственных операциях.

4) При переходе к следующему месяцу запускается специальная процедура, которая выполняет автоматический пересчёт конечных остатков, переносит их на следующий месяц и устанавливает как входящие остатки.

В ручной технологии ведения учёта возможно:

1. Формировать большинство отчётов не только за текущий месяц, но и за любое число предыдущих месяцев.

2. Получать отчёты за любой интервал дат, а не только за месяц в целом.

3. Вносить изменения в данные предшествующих периодов, с последовательным пересчётом сальдо и оборотов по предшествующим месяцам.

Модель фиксированного учётного периода достаточно естественна и поэтому её часто применяют при создании ПО в различных сочетаниях, однако, несмотря на эти различия, система должна обеспечить:

1) Настройку длины периода.

2) Понятный для бухгалтера и незаметный для него (прозрачный) переход от одного периода к другому, а также возможность корректировки данных прошлых периодов, при этом права пользователей на выполнение данной корректировки должны регулироваться системой.

3) Автоматический или полуавтоматический пересчёт итогов по всей цепочке периодов вплоть до отчётного периода при корректировке данных предшествующих периодов. В начальной контрольной точке отчётного периода должны быть актуальные данные об остатках счетов.

4) Оперативный пересчёт оборотов текущего периода при вводе, корректировке и удалении каждой бухгалтерской записи. Такое поддержание оборотов счетов в актуальном состоянии позволит сэкономить время на составление отчётов т.к. в этом случае обращение идёт не к массиву записи, а к итоговым оборотом и сальдо счетов.

5) Возможность одновременной работы с данными двух смежных отчётных периодов текущего и предшествующего.

6) Доступ к данным последних двух лет при построении отчётов; это необходимо для систем, которые предполагается использовать на предприятиях, формирующих отчётность по двум стандартам – национальным и международным, а также для составления внутрифирменных отчётов за финансовый год.

Необходимо обратить внимание на корректировку данных с помощью специальной процедуры закрытия периодов:

1) Некоторые программы могут изменить исходящие остатки формально по двум корреспондирующим счетам.

2) Однако не все такие программы позволяют автоматически провести проводки или перепровести для закрытия отчётного периода.

3) Существует специальная процедура, позволяющая автоматически выполнить программой цепные пересчёты сумм записей, прямо или косвенно зависящих от оборотов и сальдо счетов предшествующих периодов, - рекурсия хронологической взаимосвязи. Лишь немногие могут быть настроены на выполнение подобной процедуры, для этого программа должны быть построена по принципу электронной таблицы, т.е. массив хозяйственных операций должен интерпретироваться как специализированная электронная таблица, отдельные записи которой связаны друг с другом расчётными формулами. Подобное свойство способно повышать интеллектуальность системы….однако предъявляет требования к процессу внедрения системы в эксплуатацию, т.к. необходимо писать интерпретацию записей о хозяйственных операциях. Существует 2 варианта создания такого варианта:

1. Использование моделей представления записей о хозяйственных операциях в виде закодированных бухгалтерских операций (виртуальные проводки).

2. Использование специальной технологической информации,… увязывать каждую запись с определением правил формирования операции

Дата добавления: 2015-10-02