Ввод и хранение информации о хозяйственных операциях.

Данные о совершившихся и подтверждённых хозяйственных операциях в компьютерной системе хранятся в массиве информации о хозяйственных операциях.

Массив информации о хозяйственных операциях – это совокупность записей обо всех хозяйственных операциях предприятия совершённых с начала использования компьютерной системы. Массив информации о хозяйственных операциях является стержнем любой БИС, он содержит основные исходные учётные данные, которые в дальнейшем подвергаются логико-арифметической обработке с целью формирования результативных показателей при заполнении учётных регистров и форм отчётности. Данные этого массива отражаются в хронологических регистрах (Это журналы и книги учёта хозяйственных операций).

Данные о хозяйственных операциях могут вводиться:

1. Непосредственно в журнал учёта хозяйственных операций через специальные экранные формы.

2. Автоматически при заполнении проведении оправдательных документов.

Необходимо помнить, что структура и содержание массива информации о хозяйственных операциях, как и журнала, отражающего его записи, могут быть разными; это связано с тем, что именно вкладывается в понятие “запись” массива:

1. Бухгалтерская проводка.

2. Бухгалтерская операция.

Бухгалтерские проводки массива могут быть связаны с породившей их операцией, но могут храниться и вне связи с ней. В ПО БУ сведения о хозяйственных операциях могут храниться 3 способами:

1. В виде расширенных проводок.

2. В виде бухгалтерских операций.

3. В виде закодированных бухгалтерских операций, подразумевающих конкретные проводки.

1 способ:

Массив информации о хозяйственных операциях в этом случае представляет собой набор проводок, которые явно не объединены по фактам хозяйственной деятельности. Это характерно для многих систем, базирующихся на единой модели представления учётных данных. При этом, чем более подробно представлена информация классификационных идентификационных полей расширенной проводки, тем более глубокую аналитическую работу в дальнейшем можно проводить с созданной базой данных.

Этот способ реализован массив информации о хозяйственных операциях в системах “1C Бухгалтерия Проф 6.0”, “Компас”, “Главный бухгалтер”, “Best 4”. При этом способе каждая строка журнала или книги учёта хозяйственных операций представляет собой проводку и включает все её реквизиты. Расширенные проводки вводятся непосредственно в журнал. Часто в экранном представлении списка расширенных проводок можно видеть только часть реквизитов каждой из них, а полный набор информационных полей отражается только в специальной экранной форме.

2 способ:

Массив информации о хозяйственных операциях представлен 2 уровнями бухгалтерских операций:

1) Заголовок операции.

2) Одна или совокупность нескольких проводок, которые полностью отражают в учёте хозяйственную операцию.

Массив информации о хозяйственных операциях условно разбивается на два массива: “массив-заголовок операции” и “массив проводки операции”. Представляют собой единое целое и в программе отображаются в двух взаимосвязанных регистрах:

1) Журнал операций.

2) Журнал проводок.

Сведения о хозяйственных операциях могут вводиться различными способами в т.ч. и вручную, в этом случае, как правило, используется специальный вид документов: “Операция” или “Операция, введённая вручную”, или “Ручной ввод”.

Этот способ представления сведений обеспечивает большую структурированность массива информации о хозяйственных операциях и позволяет уменьшить информационную избыточность записи т.к. часть общих реквизитов не нужно дублировать в общих расширенных проводках.

3 способ:

Каждая запись массива информации о хозяйственных операциях отражает закодированное представление, которое называется определение или тип операции. Проводки, связанные с хозяйственной операцией вообще в этот массив не заносятся и в нём не хранятся. В системе создаётся специальный справочник видов операции, в котором хранятся определения для каждой операции. Бухгалтер или оператор БИС может:

1. До начала эксплуатации системы сам создать “Определение” операций и установить правила построения проводок и алгоритмы расчётов для каждого типа хозяйственной операции.

2. Корректировать готовые “определения” операций, которые предложены разработчиком.

Для каждой хозяйственной операции может быть установлена одна или несколько связанных проводок. Перед обработкой операции пользователь или бухгалтер может посмотреть, какие проводки по ней будут учтены в расчётах. Это позволяет назвать подобные проводки виртуальными. Данный способ позволяет значительно снизить трудоёмкость исправления ошибок, особенно важно при пересчёте себестоимости продукции, работ, услуг.

В большинстве программ основанных на первом и втором способах организации массива информации о хозяйственных операциях возможны два способа исправления ошибок:

1. Сторнировочные записи (сторн).

2. Удаление всех неверных записей проводок и ввод новых.

Элементы механизма выполнения автоматического пересчёта субпроводок имеются и в программах, основанных на других способах создания массива информации о хозяйственных операциях.

Например, программный комплекс BEST: записи ведутся в виде расширенных проводок (1 способ организации массива информации о хозяйственных операциях), а для записей списания себестоимости израсходованных материалов или реализованных товаров предусмотрен режим автоматического пересчёта сумм, который применяется пользователем неоднократно.

Дата добавления: 2015-10-02