Читайте также:
|
Деловая переписка – основа делового и конструктивного общения. Правильное ведение деловой переписки способствует установлению связей, улучшает взаимные отношения, сдвигает с мертвой точки не решаемые проблемы и вопросы.
1. Главное правило – всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма. Этим вы подчеркнете солидность своей организации. Бланк письма должен содержать информацию об организации, позволяющую легко ее идентифицировать: логотип, наименование организации, почтовый адрес, контактные телефоны, адрес сайта и электронной почты и т.п.
Каждый лист письма должен иметь поля не менее (т.е. больше можно) слева – 20 мм, справа – 10 мм, сверху и снизу – 20 мм. Если деловое письмо более одного листа, начиная со второго, их нумеруют посередине и сверху. Если есть приложения, то каждое нумеруется отдельно.
2. В письме обязательно должен быть проставлен его номер и дата отправки. Номер письма говорит о том, что в данной организации есть хоть какое-то делопроизводство.
3. Для ведения деловой переписки используется официально-деловой стиль, его характеризует краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам этикета.
4. Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.
Согласно правилам ведения деловой переписки принято отвечать на все письма, за исключением присланных для сведения. Оперативно и четко отвечайте на все поставленные вопросы. Задержка с ответом расценивается как отказ от сотрудничества.
5. Текст делового письма должен быть написан простыми фразами в нейтральном тоне без излишних подробностей. Постарайтесь обойтись без орфографических и пунктуационных ошибок.
6. Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения: «Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер, «Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию, «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении.
7. Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей: сначала объясняют причины, основания, цели написания письма, затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации, завершают послание кратким резюме, подведением итогов
8. Как излагается деловое письмо: Просим предоставить данные о..., подтверждаем получение…, направляем на рассмотрение проект договора… и т.п. Или ЗАО «Канитель» гарантирует оплату…
9. В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например: «С уважением,» «Искренне Ваш» или в более позитивном ключе – «С наилучшими пожеланиями», «С надеждой на продолжение сотрудничества», «С интересом ждем от Вас новых предложений», «Всегда рады оказать Вам услугу» и др.
Дата добавления: 2015-09-02; просмотров: 59 | Нарушение авторских прав
| <== предыдущая страница | | | следующая страница ==> |
| Оформление и использование визитных карточек. | | | Диалог: сущность, виды и особенности ведения. |