Организация как объект управления.

Под организацией понимается искусственно созданная социальная группа институционального характера, выполняющая определенную общественную функцию. С одной стороны, организации – это, прежде всего, социальные группы, ориентированные на достижение взаимосвязанных и специфических целей. Каждая организация целесообразна в том смысле, что действия ее членов определенным образом скоординированы для достижения общего для нее результата во вполне определенной области человеческой деятельности. Так, предприятие существует для обеспечения выпуска конкретной продукции, политическая партия – для реализации политической программы, больница – для лечения больных. С другой стороны этим группам свойственна высокая степень формализации их внутренней структуры в том смысле, что правила, регламентация, распорядок охватывают практически все сферы поведения ее членов. Эти правила ясно и точно сформулированы и охватывают все роли и ролевые связи, предписывают ролевые действия независимо от личностных качеств индивидов, занимающих те или иные позиции в структуре организации.

Итак, организация – это социальная группа, ориентированная на достижение взаимосвязанных специфических целей и формирование высокоформализованных структур на основе специализации или разделения труда. Организация – одна из наиболее развитых социальных систем. Ее важнейшим признаком является синергия. Синергия – организационный эффект. Суть этого эффекта – прирост дополнительной энергии, превышающей сумму индивидуальных усилий. Организацию как социальную систему отличает сложность, поскольку ее главным элементом выступает человек, обладающий собственной субъективностью и большим диапазоном выбора поведения. Это создает значительную неопределенность функционирования организации и пределы управляемости.

Термин организация применительно к социальным объектам подразумевает:

· Некий инструментальный объект, искусственное объединение, занимающее определенное место в обществе и предназначенное для выполнения определенных функций.

· Некую деятельность, управление, включая распределение функций, координацию и контроль, т.е. целенаправленное воздействие на объект.

· Состояние упорядоченности или характеристику упорядоченности какого-то объекта.

С учетом всех этих аспектов организацию можно определить как целевую, иерархичную, структурированную и управляемую общность. Возникновение организаций связано с достижением индивидуальных или коллективных целей.

Социальные процессы связаны с отношениями между индивидами и социальными группами как носителями различных видов деятельности, различающимися социальными позициями и ролями в жизни общества. Социальный процесс — последовательная смена состояний социальной организации в целом или ее отдельных структурных элементов. В ходе социальных процессов изменяются существенные характеристики социальной структуры общества, соотношение социальных групп, взаимоотношения и характер взаимодействия между ними.

Формальная структура социальной организации представляет собой совокупность взаимосвязей и отношений между подразделениями и рабочими местами в форме узаконенных безличных требований, стандартов, образцов и норм поведения. Все они фиксируют ролевые предписания и формальный статус должностей независимо от того, кто их занимает. Формальная структура образует каркас отношений в организации, придает ей необходимую устойчивость, закладывает основу социального порядка. Социологи и теоретики социального управления многократно пытались разработать общие подходы к технологии построения формальной структуры, обеспечивающей эффективное функционирование социальной организации. Наиболее известной разработкой в этом отношении является идеальный тип административной организации М. Вебера. Он выделил шесть основных требований к формальной структуре организации.

1. Строгое формальное определение задач и обязанностей каждого из звеньев организации. Вся деятельность, необходимая для достижения стоящих перед организацией целей, расчленяется на элементарные, простейшие операции. Четкое разделение труда делает возможной высокую степень специализации. Специализация же способствует повышению квалификации и дает возможность отбора персонала в соответствии с его качествами.

2. Организация строится на принципах иерархии, т. е. позиции или должности организованы в иерархическую структуру власти. Обычно такая иерархия имеет форму пирамиды, в которой каждое должностное лицо ответственно перед вышестоящими как за свои собственные решения и действия, так и за решения и действия своих подчиненных и в которой каждое должностное лицо располагает властью над теми, кто находится ниже его. Величина власти начальника над подчиненными четко обозначена.

3. Решения и действия должностных лиц управляются формально установленной системой правил и инструкций. Деятельность в таких административных организациях означает применение этих общих инструкций к конкретным ситуациям. Инструкции обеспечивают единообразие деятельности и вместе со структурой власти дают возможность координировать ее различные виды, обеспечивать стабильность организации.

4. Формальная организация располагает специальным административным штатом, в задачу которого входит обеспечение ее функционирования, прежде всего функционирования ее каналов коммуникации; если так называемый производственный штат участвует в достижении целей организации непосредственно, то административный персонал участвует в достижении этих целей лишь опосредованно, путем поддержания ее функционирования.

5. Должностные лица в своих контактах с клиентами и другими должностными лицами обязаны руководствоваться безличной ориентацией. Сотрудник должен отбросить все личные соображения и сохранять полнейшую эмоциональную беспристрастность. Подобным же образом следует обращаться и с подчиненными. Такой формальности отношений способствует социальная дистанция между иерархическими уровнями, должностными лицами и их клиентами.

6. Наем организацией сотрудников предусматривает их продвижение по службе. Служба — это карьера. Должна существовать система продвижения в соответствии со старшинством или успешной деятельностью. Наем основывается на профессиональных качествах, а не на политических, семейных и других связях. Должностные лица не выбираются на должности, а назначаются, завися, таким образом, от вышестоящих начальников, а не от какой-либо группы. Служащие должны быть ограждены от произвольного увольнения.

Неформальная структура содержит в себе как неформализованные служебные и деловые связи, так и социально-психологические зависимости, возникающие в ходе общения людей. Значительное влияние на складывающиеся отношения оказывают взаимные симпатии и антипатии, национальные, возрастные, профессиональные и другие факторы социальной дифференциации.

Порождение неформальной структуры в организации обусловлено рядом причин, к числу которых относятся:

— невозможность формализовать всю совокупность социальных отношений в организации;

— необходимость учитывать в структуре организации специфические особенности и качества конкретных людей;

— необходимость реагировать на изменения внешней среды организации;

— неизбежность возникновения в организации непредвиденных ситуаций, требующих новых подходов к решению возникающих проблем.

Реально неформальная структура функционирует в виде сети неформальных групп. Эти группы имеют много общего с формально закрепленными подразделениями. У них есть свои лидеры, своя иерархия, существуют неписаные правила и нормы поведения, которые подкрепляются негласной системой поощрений и санкций. В любой организации имеется неформальная коммуникация в виде слухов и доверительной информации, которая иногда оказывается более действенной, чем официальная информация.

Побудительными причинами вхождения человека в неформальную группу чаще всего оказываются неудовлетворенные потребности в близком общении, необходимость взаимопомощи и взаимозащиты, завоевание уважения, признания компетентности и т. д. Неформальные группы осуществляют социальный контроль над своими членами путем установления групповых норм приемлемого и неприемлемого поведения. Они могут инициировать перемены в организации или сопротивляться им, выдвигать неформальных лидеров, поддерживать официальных руководителей или ослаблять их влияние.

Обе структуры вносят свой вклад в реальный социальный порядок, взаимодополняют друг друга, обогащают и совершенствуют внутриорганизационные связи. Синергетический эффект взаимодействия структур обеспечивается соответствующей мерой формализации отношений, которая в свою очередь определяется характером решаемых организацией задач. Общий подход здесь следующий: чем выше роль творчества, чем больше требуется гибкости, умения приспособиться к изменившимся условиям, тем активнее необходимо использовать индивидуальные особенности каждого человека, тем менее должна быть формализована структура организации.

Организационная структура аппарата управления - форма разделения труда по управлению производством. Каждое подразделение и должность создаются для выполнения определенного набора функций управления или работ. Для выполнения функций подразделения их должностные лица наделяются определенными правами на распоряжения ресурсами и несут ответственность за выполнение закрепленных за подразделением функций. Схема организационной структуры управления отражает статическое положение подразделений и должностей и характер связи между ними.

Различают связи:
- линейные (административное подчинение),
- функциональные (по сфере деятельности без прямого административного подчинения),
- межфункциональные, или кооперационные (между подразделениями одного и того же уровня).

В зависимости от характера связей выделяются несколько основных типов организационных структур управления:
- линейная;
- функциональная;
- линейно-функциональная;
- матричная;
- дивизиональная;
- множественная.

В линейной структуре управления каждый руководитель обеспечивает руководство нижестоящими подразделениями по всем видам деятельности. Достоинство - простота, экономичность, предельное единоначалие. Основной недостаток - высокие требования к квалификации руководителей. Сейчас практически не используется.

Функциональная организационная структура реализует тесную связь административного управления с осуществлением функционального управления. В этой структуре нарушен принцип единоначалия и затруднена кооперация. Практически она не используется.

Линейно-функциональная структура - ступенчатая иерархическая. При ней линейные руководители являются единоначальниками, а им оказывают помощь функциональные органы. Линейные руководители низших ступеней административно не подчинены функциональным руководителям высших ступеней управления. Иногда такую систему называют штабной, так как функциональные руководители соответствующего уровня составляют штаб линейного руководителя (на рис. 16 функциональные начальники составляют штаб директора).

Дивизиональная (филиальная структура). Дивизионы (филиалы) выделяются или по области деятельности или географически.

Матричная характерна тем, что исполнитель может иметь двух и более руководителей (один - линейный, другой - руководитель программы или направления). Такая схема давно применялась в управлении НИОКР, а сейчас широко применяется в фирмах, ведущих работу по многим направлениям. Она все более вытесняет из применения линейно-функциональную.

Множественная структура объединяет различные структуры на разных ступенях управления. Например, филиальная структура управления может применяться для всей фирмы, а в филиалах - линейно-функциональная или матричная

Делегирование — представляет собой процесс передачи руководителем части своих служебных функций подчиненным без активного вмешательства в их действия.

Принцип делегирования полномочий состоит в передаче руководителем части возложенных на него полномочий, прав и ответственности своим компетентным сотрудникам.

Обычно делегируются следующие виды работы:

§ рутинная работа;

§ специализированная деятельность;

§ частные и малозначимые вопросы;

§ подготовительная работа.

Делегирование полномочий в организации. Вертикальное делегирование – подразумевает передачу прав принимать решения вниз по структурным уровням управления. Горизонтальное делегирование – подразумевает передачу прав принимать решения подчиненный организации, которые не являются руководителями.

Делегирование является эффективным управленческим приемом, который должен соблюдать определенные принципы:

1.Четкое знание требуемых действий и определения уровня исполнения;
2.Устанавливать временной отчет о результатах;
3. Коллектив обязан своевременно быть проинформирован, на кого распространяется власть делегирования.
4.Обеспечение подчиненных необходимой информацией
5.Оценивание сроков, а не методов достижения результатов
6.Предоставление подчиненным возможности самому выбирать делегируемые задания.

Дата добавления: 2015-08-18