Оплата услуг связи в командировке

Командированные лица нередко несут расходы по оплате телефонных переговоров во время служебных командировок. При этом сумма затрат на телефонные переговоры определяется коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Статьей 168 Трудового кодекса РФ определено, что, направляя работника в служебную командировку, работодатель обязан возместить ему расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

При этом к иным расходам, произведенным работником с разрешения или ведома работодателя, можно отнести:

- расходы по оплате услуг связи;

- расходы на получение и регистрацию заграничного паспорта;

- расходы на получение визы;

- расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту;

- другие расходы.

Наиболее часто встречающимися расходами являются расходы на оплату телефонных переговоров. Такие переговоры могут вестись как с мобильного телефона работника, так и с гостиничного телефона.

Порядок и размеры возмещения таких расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Поэтому, возвращаясь из командировки, работник обязан вместе с авансовым отчетом предоставить документы, подтверждающие расходы по оплате услуг связи.

Необходимость предоставления оправдательных документов затрагивает также бухгалтерский и налоговый учет.

В абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ перечислены выплаты, не подлежащие обложению НДФЛ. К ним отнесены все виды компенсационных выплат, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

В случае возмещения работодателем работнику-налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются расходы по оплате услуг связи.

Таким образом, исходя из вышеизложенного, расходы на оплату услуг связи не будут облагаться НДФЛ, если организация подтвердит служебный (производственный) характер телефонных переговоров.

В Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 5 июня 2007 г. по делу N А26-5611/2006-216 суд указал, что неоспоримым доказательством понесенных в период нахождения в командировке расходов по оплате услуг связи являются:

- командировочное удостоверение;

- документы, подтверждающие оплату услуг связи;

- утвержденные руководителем организации рапорты работников;

- списки телефонных вызовов с указанием дат и времени.

Для целей налогообложения прибыли принимаются расходы, отвечающие требованиям, предусмотренным п. 1 ст. 252 НК РФ.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных в ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Статьей 264 НК РФ определен перечень прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль.

В соответствии с пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ к таким расходам отнесены расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы).

При этом расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения прибыли согласно Письму УФНС России по г. Москве от 30 июня 2008 г. N 20-12/061156 необходимо иметь:

- утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;

- договор с оператором на оказание услуг связи, который заключен с организацией-налогоплательщиком;

- детализированные счета оператора связи.

При этом форма такого счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру, в том числе:

- номера телефонов всех абонентов;

- даты и время переговоров;

- тарификацию услуги.

Перечень абонентов, с которыми велись переговоры по служебному мобильному телефону, должен быть подкреплен данными об этих абонентах в деловой переписке, договорной документации организации-налогоплательщика и тому подобное.

К косвенным доказательствам производственного характера расходов можно отнести письменное распоряжение (служебное задание) сделать звонки, а также отчет сотрудника-исполнителя о его результатах в письменной форме. Причем оба документа составляются в произвольной форме, но с указанием всех реквизитов, предусмотренных для первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Таким образом, для признания услуг сотовой связи по договору, заключенному организацией-налогоплательщиком с оператором мобильной связи, должен быть подтвержден производственный характер всех осуществленных с номера сотовой связи звонков (Письмо УФНС России по г. Москве от 20 сентября 2006 г. N 20-12/83834.1).

В Письме Минфина России от 31 мая 2007 г. N 03-03-06/1/348 рассмотрена ситуация, когда, находясь в зарубежных командировках, сотрудники ведут телефонные переговоры с иностранными поставщиками. При этом услуги связи оплачиваются посредством телефонных и интернет-карт. А расходы по ним возмещаются в пределах лимита, установленного приказом по организации. На вопрос, учитываются ли расходы на приобретение карт при исчислении налога на прибыль, Минфин России отвечает, что расходы по оплате услуг телефонной связи и услуг по обеспечению доступа к сети Интернет, в том числе посредством приобретения телефонных и интернет-карт, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли при условии их соответствия критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ. Таким образом, если налогоплательщик может документально подтвердить произведенные расходы по оплате услуг связи посредством телефонных и интернет-карт, а также экономическую обоснованность этих расходов, то такие расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли.

Иное мнение высказано в Письме Минфина России от 26 января 2006 г. N 03-03-04/1/61. Так, Минфин России утверждает, что карты экспресс-оплаты для оплаты услуг сотовой связи сотрудникам не могут служить основанием для списания расходов для целей налогообложения прибыли организаций, так как не соответствуют понятию первичного документа, порядок оформления которого определен Федеральным законом N 129-ФЗ.

Дата добавления: 2015-08-17