Расходы на проживание

Работник, находясь в служебной командировке, вынужден нести расходы по оплате услуг жилья. Указанные расходы возмещаются работодателем на основании авансового отчета и документов, подтверждающих произведенные расходы. Трудовым кодексом РФ, ст. 168, установлено, что работодатель при направлении работника в служебную командировку обязан возместить ему расходы, связанные с командировкой. В частности, работодатель обязан возместить работнику расходы по найму жилья.

Порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Более подробное разъяснение о возмещении расходов по найму жилья дано в Постановлении Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки", к которому прилагается Положение об особенностях направления работников в служебные командировки.

Так, в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, работодатель обязан возместить работнику:

- расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации (кроме тех случаев, когда ему предоставляется бесплатное жилое помещение);

- расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в случае вынужденной остановки в пути;

- расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами (п. п. 13, 14, 21 Положения N 749).

Для возмещения расходов, перед отъездом в командировку работнику в подотчет выдаются денежные средства.

Поэтому, вернувшись из командировки, работник обязан вместе с отчетом об израсходованных суммах (авансовый отчет) представить документы, подтверждающие командировочные расходы.

Подтверждающими документами по расходам на проживание в гостинице является счет из гостиницы, заполненный по формам N 3-Г или N 3-Гм, утвержденным Приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. N 121 "Об утверждении форм документов строгой отчетности".

В соответствии с п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" указанные документы являются бланками строгой отчетности.

Согласно Приказу Минфина России от 13 декабря 1993 г. N 121 "Об утверждении форм документов строгой отчетности", Письму МНС России от 23 апреля 2004 г. N 02-5-10/29 "О порядке учета расходов на проживание командированных работников в гостиницах" они приравниваются к кассовым чекам. Поэтому при наличии указанных документов представление чеков ККТ или каких-либо иных документов на оплату гостиничных услуг не требуется. Счета, составленные на бланках строгой отчетности, в полном объеме подтверждают факт оплаты стоимости услуг. К такому же выводу пришел суд в Постановлениях ФАС Московского округа от 5 мая 2008 г. N КА-А40/3517-08 по делу N А40-39040/07-112-234, ФАС Московского округа от 27 сентября 2007 г., 2 октября 2007 г. N КА-А40/9966-07 по делу N А40-78410/06-76-497.

Применять бланк строгой отчетности по формам N 3-Г или N 3-Гм гостиница была вправе до 1 декабря 2008 г. (п. 2 Постановления Правительства Российской Федерации от 6 мая 2008 г. N 359 "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники"). После указанной даты они теряют статус бланков строгой отчетности. После этой даты организация и индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги населению, для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники вправе использовать самостоятельно разработанный документ, в котором должны содержаться реквизиты, установленные п. 3 Положения N 359. Утверждение формы такого документа уполномоченными федеральными органами исполнительной власти не требуется.

В счете гостиницы должны быть указаны время проживания командированного, стоимость проживания в день и за весь период, а также стоять отметка об оплате услуг гостиницы. Счет должен быть подписан уполномоченными лицами и заверен печатью.

Документ, выдаваемый в зарубежном отеле, подтверждающий расходы на проживание, необходимо построчно перевести на русский язык (абз. 3 п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации").

Если работник решил снять частное жилье, то основанием для такого проживания и подтверждением произведенных расходов будет являться договор найма жилого помещения, заключенный на основании ст. 671 Гражданского кодекса РФ и ст. 30 Жилищного кодекса РФ. Также это может быть договор поднайма жилого помещения, заключенный на основании ст. 685 ГК РФ и ст. 76 ЖК РФ. При этом к договору найма (договору поднайма) необходимо приложить расписку наймодателя о получении платы.

В случае поиска квартиры через риелторское агентство документами, подтверждающими расходы, являются договор с риелторским агентством, квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуги агентства.

Соответствующие документы, подтверждающие расходы по найму жилья, также необходимы для налогового учета.

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплаты (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанные, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.

На основании абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем работнику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, не подлежащий налогообложению, включаются расходы по найму жилого помещения.

Довольно часто в счетах, выставленных гостиницами, отдельной строкой выделяются платежи за проживание, телевизор, холодильник и так далее. Поэтому нередко возникает вопрос: нужно ли такие суммы включать в налоговую базу командированного работника и удерживать с них НДФЛ? Ответ на этот вопрос можно найти в Постановлении ФАС Уральского округа от 22 марта 2007 г. N Ф09-1880/07-С2 по делу N А47-623/06, где суд указал, что предельного перечня расходов, входящих в командировочные, в ст. 217 НК РФ не содержится. В счетах, выставленных гостиницами, выделяются платежи за услуги, необходимость которых вызвана проживанием в гостинице и не зависит от волеизъявления физического лица, а сами услуги являются стандартным набором обстановки жилого помещения гостиницы, поэтому у налогового органа отсутствуют основания для привлечения организации к ответственности, предусмотренной ст. 123 НК РФ. В ст. 123 НК РФ установлено, что за неправомерное неперечисление (неполное перечисление) сумм налога, подлежащего удержанию и перечислению налоговым агентом, взыскивается штраф в размере 20% от суммы, подлежащей перечислению.

При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.

Что касается налогообложения налогом на прибыль, то согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на наем жилого помещения. По этой статье расходов также подлежат возмещению расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах. Исключением являются расходы:

- на обслуживание в барах и ресторанах;

- на обслуживание в номере;

- за пользование рекреационно-оздоровительными объектами.

При этом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Учитывая изложенное, при условии документального подтверждения затраты по найму жилого помещения при направлении работников в служебные командировки могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в полном объеме (Письмо Минфина России от 30 мая 2008 г. N 03-03-06/1/340).

Если организация покупает квартиру в другом городе для проживания в ней командированных работников, то расходы по содержанию такой квартиры на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в ней данных работников во время командировки (командировочного удостоверения, проездных документов до места командировки и другое), могут быть отнесены к признаваемым при налогообложении прибыли. При этом, как сказано в Письме Минфина России от 20 июня 2006 г. N 03-03-04/1/533, такие расходы принимаются к налоговому учету в той доле, в которой квартира использовалась для проживания в ней командированных работников. Расходы по содержанию квартиры за то время, что квартира пустовала, не могут быть признаны в целях налогообложения прибыли.

Встречаются ситуации, когда организация заключает договор на оказание услуг по организации командировок, то есть поручает сторонней организации осуществить выбор и бронирование мест в гостинице, авиабилетов и тому подобное. Как утверждает Минфин России в Письме от 21 декабря 2007 г. N 03-03-06/1/884, расходы организации, связанные с заключением таких договоров к командировочным расходам не относятся. Однако эти расходы могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, при условии их экономической обоснованности и надлежащего документального подтверждения.

Если организация является плательщиком налога на добавленную стоимость (далее - НДС), то она может принять к вычету суммы налога, уплаченные по расходам на командировки, принимаемые при исчислении налога на прибыль организации (п. 7 ст. 171 НК РФ). К перечню командировочных расходов, по которым налогоплательщик имеет право применить вычет, относятся и расходы по найму жилого помещения.

Однако эти расходы принимаются к вычету только в том случае, если на услуги гостиниц выписываются счета-фактуры (Письмо Минфина России от 22 мая 2007 г. N 03-03-06/1/279).

Также если гостиница выписывает счет по формам N 3-Г или N 3-Гм с выделенной суммой НДС, то этот документ является основанием для принятия НДС к вычету. К такому же выводу пришел суд в Постановлении ФАС Уральского округа от 15 апреля 2008 г. N Ф09-2237/08-С2 по делу N А47-3341/07.

Если документы по услугам гостиниц оформляются в произвольной форме, то, как утверждается в Письме Минфина России от 24 апреля 2007 г. N 03-07-11/126, они не могут служить основанием для вычета налога.

Дата добавления: 2015-08-17