Аренда автотранспорта или личного жилья в командировке

Перед организацией нередко встает вопрос о съемной квартире для проживания в ней командированных работников и об аренде автотранспорта для поездок сотрудников в местах служебных командировок.

Как правило, в период командировки командированные сотрудники проживают в гостиницах. Однако если сотрудники неоднократно направляются в командировку в один и тот же населенный пункт, то организация может для своего удобства арендовать квартиру (дом). При этом жилое помещение можно арендовать как у физического лица, так и у организации. Подтверждением наличия арендных правоотношений является договор аренды.

Статьей 671 Гражданского кодекса РФ установлено, что жилое помещение может быть предоставлено во владение и (или) пользование физическим лицам на основании договора найма, а юридическим лицам - на основании договора аренды или иного договора. При этом юридическое лицо может использовать жилое помещение только для проживания граждан.

Для того чтобы организация смогла учесть расходы по аренде жилья при налогообложении, необходим договор аренды от имени организации.

Согласно п. 1 ст. 609 ГК РФ если хотя бы одной из сторон договора аренды является юридическое лицо, то договор независимо от срока его действия должен быть заключен в письменной форме. Договор аренды квартиры, заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации. На это указывает п. 2 ст. 609, п. 2 ст. 651 ГК РФ.

Передача жилого помещения арендодателем и принятие его арендатором осуществляются по передаточному акту или иному документу о передаче, подписываемому сторонами (п. 1 ст. 655 ГК РФ).

В налоговом учете расходы по найму жилого помещения для проживания работника организации, находящегося в служебной командировке, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и учитываются для целей налогообложения прибыли (пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ)). При этом согласно п. 1 ст. 252 НК РФ эти расходы, как и любые другие расходы организации, должны быть обоснованными и подтверждаться документально.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные:

- документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы;

- и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Налоговым законодательством не определены конкретные документы, по которым должны подтверждаться расходы по найму жилья командированными работниками.

Однако в Письме Минфина России от 25 января 2006 г. N 03-03-04/1/58 отмечено, что расходы по аренде квартиры, предназначенной для проживания в ней командированных работников, на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в ней данных работников во время командировки (командировочного удостоверения, проездных документов до места командировки и прочие), можно отнести к признаваемым при налогообложении прибыли расходам. При этом такие расходы принимаются к налоговому учету в той доле, в которой арендуемая квартира использовалась для проживания в ней командированных работников. Плата за аренду квартиры, исчисленная за то время, что квартира пустовала, не может быть признана расходом в целях налогообложения прибыли.

Кроме того, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 26 февраля 2008 г. по делу N А26-1621/2007 суд признал в качестве доказательств понесенных расходов по найму жилого помещения квитанции к приходному кассовому ордеру. При этом суд разъяснил, что из положений гл. 23 "Налог на доходы физических лиц" при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются:

- суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством;

- фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения.

Командированный сотрудник вправе в период командировки проживать не только в гостинице, но и в жилом помещении, не относящемся к гостиничному комплексу.

НК РФ не содержит требований к документам, которые должен представить налогоплательщик в подтверждение расходов по найму жилого помещения. Таким образом, документ, подтверждающий расходы по найму жилого помещения, может быть составлен нанимателем и наймодателем в произвольной форме.

При таких обстоятельствах суд сделал обоснованный вывод о том, что осуществление командированными работниками затрат по найму жилых помещений, правомерно не включено в налогооблагаемый доход физических лиц суммы расходов на оплату услуг по проживанию.

Таким образом, на основании вышеизложенного можно сказать, что при найме жилья у физического лица документами, подтверждающими расходы по найму жилья для командированного работника, могут служить договор найма жилого помещения, составленный в простой письменной форме, и расписка о получении денег от физического лица - наймодателя.

В случае поиска квартиры через риелторское агентство документами, подтверждающими расходы по найму жилья для командированного работника, являются заключенный договор с риелторским агентством и квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуги этого агентства.

В случае направления работника в служебную командировку ст. 168 ТК РФ предусмотрено возмещение ему:

- расходов по проезду;

- расходов по найму жилого помещения;

- дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Таким образом, в коллективном договоре или локальном нормативном акте кроме расходов на оплату проезда, найма жилого помещения и суточных работодателем может быть предусмотрено возмещение работникам расходов на оплату аренды автотранспорта для служебных целей в месте командировки.

Однако по учету расходов на аренду такого автотранспорта в целях налогообложения существуют два противоположных мнения. Так, например, Минфин России в Письме от 8 августа 2005 г. N 03-03-04/2/42 утверждает, что расходы по аренде автомобиля работником, находящимся в командировке, не могут быть признаны в составе расходов, признаваемых при налогообложении прибыли организаций. При этом Минфин России ссылается на ограниченный перечень расходов на командировки, установленный в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, где отсутствуют сведения об арендных платежах за транспорт (Письмо Минфина России от 24 декабря 2002 г. N 04-02-06/3/91).

Иное мнение высказано судом в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 23 января 2006 г. N Ф04-9850/2005(19018-А27-15). Суд признал оспариваемое решение налогового органа недействительным в части доначисления налога на прибыль в связи с арендой автомобиля для руководителя во время нахождения его в командировке. Суды обеих инстанций правильно применили положения пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ и признали указанные расходы экономически обоснованными и документально подтвержденными, поэтому кассационная жалоба налогового органа в этой части удовлетворению не подлежит.

Что касается налогообложения НДФЛ, то в Письме Минфина России от 8 августа 2005 г. N 03-03-04/2/42 отмечено, что сумма стоимости аренды автомобиля (в том числе страховка автомобиля, услуги дозаправки, стоимость бензина и расходы арендодателя по возврату машины), возмещаемая организацией командируемому работнику в соответствии с локальным нормативным актом (приказом) организации, признается доходом в целях налогообложения НДФЛ. Свою позицию Минфин России обосновывает тем, что указанный вид выплат не поименован в п. 3 ст. 217 НК РФ. В этом пункте приведен перечень доходов физических лиц, которые не облагаются НДФЛ.

Однако суд в Постановлении ФАС Уральского округа от 3 сентября 2007 г. N Ф09-7059/07-С2 по делу N А60-2008/07 выразил иную точку зрения. Суд признал правомерным невключение в налоговую базу по НДФЛ сумм на аренду автомобиля во время командировки работника.

Дата добавления: 2015-08-17