Расходы на проезд

Для возмещения расходов, произведенных работником при проезде к месту служебной командировки и обратно, необходимо представить документы, подтверждающие данные расходы. Подтверждающие документы нужны не только для представления авансового отчета командированного лица, но и для соответствующего налогового учета расходов в организации.

В статье рассмотрим виды расходов, связанные с проездом сотрудника к месту командировки и обратно, а также их налогообложение.

Статьей 168 ТК РФ предусмотрено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы на проезд.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Таким образом, работодатель обязан возместить работнику расходы на проезд в размере, определенном коллективным договором.

При этом согласно п. 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки", расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают:

- расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;

- страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;

- оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Расходы по проезду при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в порядке, предусмотренном п. 12 Положения N 749, при направлении в командировку в пределах территории Российской Федерации (п. 22 Положения N 749).

Перед отъездом в командировку работнику выдаются денежные средства в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных.

По возвращению из командировки работник обязан представить вместе с авансовым отчетом об израсходованных суммах документы, подтверждающие командировочный расходы.

При этом если эти документы составлены на иностранных языках, то необходим построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык. Такое требование содержится в ст. 68 Конституции Российской Федерации, п. 1 ст. 16 Закона Российской Федерации от 25 октября 1991 г. N 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" и п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации".

Необходимость в предоставлении документов, подтверждающих командировочные расходы, возникает еще и потому, что у организации появляется возможность уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные:

- документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы;

- и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы организации на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Нередко организации отправляют своих работников в командировки железнодорожным транспортом в вагонах повышенной комфортности, имеющих платное сервисное обслуживание, включаемое в общую стоимость проезда (питание, предметы первой необходимости и гигиены, печатная продукция и другое). Вправе ли организация при исчислении налога на прибыль включать стоимость дополнительных сервисных услуг в общую стоимость проездного документа и учитывать ее в составе расходов на командировки? Ответ на этот вопрос можно найти в Письме Минфина России от 24 июля 2008 г. N 03-03-06/2/93, в котором, в частности, говорится, что стоимость дополнительных сервисных услуг формирует стоимость услуги по проезду по железной дороге. Поэтому для целей налогообложения прибыли стоимость железнодорожного билета может быть учтена полностью (включая стоимость дополнительных сервисных услуг).

Обратите внимание, в случае, когда электронный билет оформлен не на бланке строгой отчетности (БСО), также дополнительно необходим чек ККТ или БСО, подтверждающий оплату. Такие разъяснения на основании п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 даны Минфином России в Письмах от 4 февраля 2009 г. N 03-03-07/3, от 27 декабря 2007 г. N 03-03-06/1/893, от 11 октября 2007 г. N 03-03-06/1/717, от 27 августа 2007 г. N 03-03-06/1/596 и УФНС России по г. Москве в Письмах от 15 декабря 2008 г. N 19-12/116256, от 27 декабря 2007 г. N 20-12/124839@.

В то же время контролирующие органы уточняют, что затраты на проезд могут учитываться и при наличии косвенно подтверждающих эти расходы документов. Такие документы должны подтверждать направление работника в командировку и его пребывание в месте командировки. Тем не менее в этом случае все же необходима распечатка электронного билета или посадочный талон с указанием фамилии пассажира, маршрута, стоимости билета, даты полета (см. Информационное письмо Минфина России от 26 августа 2008 г., Письма Минфина России от 4 февраля 2009 г. N 03-03-07/3, от 21 августа 2008 г. N 03-03-06/1/476, УФНС России по г. Москве от 15 декабря 2008 г. N 19-12/116256, от 7 июля 2008 г. N 20-12/064113).

Если по возвращении работника из командировки у организации отсутствует оригинал проездного документа и билет при этом был приобретен по безналичному расчету, то основанием для признания расходов на его оплату может служить накладная, содержащая сведения о номере проездного документа, Ф.И.О. пассажира, маршруте (рейсе), дате и стоимости билета при обязательном наличии приказа на командировку и служебного задания. Аналогичное мнение высказано в Письме УФНС России по г. Москве от 15 июля 2008 г. N 20-12/066864.

Положение N 749, устанавливающее возврат расходов на проезд в общественном транспорте, не разъясняет, относится ли такси к общественному транспорту.

Однако Минфин России в Письме от 12 мая 2008 г. N 03-03-06/2/47 утверждает, что расходы на такси можно учесть при исчислении налога на прибыль, но только при условии их соответствия требованиям ст. 252 НК РФ. При этом обязанность проверки экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов возложена на налоговые органы.

Также в Письме УФНС России по г. Москве от 19 декабря 2007 г. N 28-11/121388 отмечено, что в настоящее время Минфином России не утверждены в качестве документов (бланков) строгой отчетности какие-либо квитанции по приему наличных денег от населения (пассажиров) за услуги такси.

В связи с этим в качестве командировочных расходов затраты на проезд в такси по территории Российской Федерации должны быть подтверждены чеками ККТ, приложенными к авансовому отчету (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт").

Кроме того, порядок и размеры возмещения расходов организации на проезд работника на такси в аэропорт при направлении в служебную командировку должны быть определены коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Если организация заключает договор с транспортным предприятием на автотранспортное обслуживание работников в период командировки, то такие затраты можно включить в состав расходов при исчислении налога на прибыль, если расходы будут подтверждены приказом о заключении договора на транспортное обслуживание, актами сдачи-приемки работ, счетами-фактурами, командировочными удостоверениями, служебными заданиями и отчетами об их выполнении. К такому же выводу пришел суд в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 27 апреля 2007 г. по делу N А05-11584/2006-31.

В случае использования личного легкового автомобиля для служебных командировок расходы на компенсационную выплату согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".

Заключая договор аренды на эксплуатацию личного транспорта работника в командировках, необходимо учесть, что затраты организации, произведенные по этому договору, в том числе затраты на приобретение топлива (ГСМ) для обеспечения работы данного автомобиля исходя из фактического пробега автомобиля (с учетом фактического расхода топлива (ГСМ) в производственных целях и стоимости его приобретения), а также затраты на приобретение запасных частей могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии их соответствия критериям, изложенным в п. 1 ст. 252 НК РФ (Письмо Минфина России от 13 февраля 2007 г. N 03-03-06/1/81).

Если организация является плательщиком налога на добавленную стоимость (далее - НДС), то она может принять к вычету суммы налога, уплаченные по расходам на командировки, принимаемые при исчислении налога на прибыль организации. В частности, к вычету подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Однако предъявить к вычету уплаченные суммы НДС можно, если будут учтены некоторые нюансы.

Так, на основании п. 1 ст. 172 НК РФ одним из условий применения вычетов сумм НДС, предъявленных налогоплательщикам при приобретении услуг, является принятие оказанных услуг на учет.

Кроме того, при приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке. Такое требование содержится в п. 10 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. N 914 "Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость".

Таким образом, предъявление к вычету уплаченных сумм НДС по услугам по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно возможно не ранее налогового периода, в котором указанные бланки включены работниками в отчеты о служебных командировках (Письмо Минфина России от 20 мая 2008 г. N 03-07-11/197).

Причем если в расчетных документах нет ссылки на предъявленные налогоплательщику суммы НДС, то вся сумма, указанная в этих документах, включается в состав расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль.

Поэтому если в билетах, подтверждающих стоимость проезда работника из командировки к месту постоянной работы, нет указаний о предъявлении налогоплательщику к уплате суммы НДС, то данные расходы на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в полной сумме относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (Письмо УФНС России по г. Москве от 10 января 2008 г. N 19-11/603).

Именно с такой проблемой сталкиваются организации, покупая авиабилеты. Поэтому для разрешения этого вопроса организации приобретают авиабилеты у авиатранспортных агентств по безналичному расчету, что позволяет налогоплательщикам НДС получить счет-фактуру для предъявления к вычету уплаченных сумм НДС.

Что касается налогообложения НДФЛ, то в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Минфин России в Письме от 11 июня 2008 г. N 03-04-06-01/164 рассматривает ситуацию, когда место жительства и место работы работника находятся в разных городах. При этом работнику оплачиваются суммы фактически произведенных целевых расходов на проезд от места жительства до места командировки и обратно. На вопрос, подлежат ли налогообложению НДФЛ данные суммы, Минфин России разъясняет, что трудовое законодательство не содержит положений относительно пункта отправления в командировку и обратно, из которого организация должна приобретать билет командированному сотруднику, поэтому при рассмотрении этой ситуации используются нормы Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция N 62).

Принимая во внимание п. 7 Инструкции N 62, можно сказать, что указанная оплата не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

В этом случае имеет место получение экономической выгоды работником в виде оплаты организацией проезда от места жительства до места командирования и обратно (ст. 41 НК РФ).

Оплата за налогоплательщика организациями товаров (работ, услуг) в его интересах относится к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

При получении налогоплательщиком доходов от организаций в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг) налоговая база по НДФЛ определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг) (п. 1 ст. 211 НК РФ).

Следовательно, оплата организацией сотруднику билета в командировку и обратно из его места жительства, отличного от места его работы, указанного в трудовом договоре, является его доходом, полученным в натуральной форме. Поэтому в соответствии с положениями ст. 211 НК РФ стоимость указанного билета подлежит налогообложению НДФЛ в установленном порядке.

С 25 октября 2008 г. на смену Инструкции N 62 вступило в силу Положение N 749. Однако нормы, установленные п. 7 Инструкции N 62, совпадают с нормами п. 4 Положения N 749. Таким образом, по мнению автора, для решения спорных вопросов Письмом Минфина России от 11 июня 2008 г. N 03-04-06-01/164 можно руководствоваться и в дальнейшем.

Дата добавления: 2015-08-17