Транспортное обеспечение

К перечню представительских расходов относятся расходы на транспортное обеспечение. Однако прежде чем произвести учет этих расходов в бухгалтерском и налоговом учете, необходимо предусмотреть порядок подтверждения затрат. В статье рассмотрим документооборот представительских расходов, перечень первичных документов, подтверждающих транспортные расходы, а также их бухгалтерский и налоговый учет.

Понятие представительских расходов раскрыто в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ, согласно которому представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием следующих лиц:

- представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;

- участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

При этом место проведения указанных мероприятий не имеет значения.

Также к представительским расходам относятся:

- расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных выше лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

- транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

- буфетное обслуживание во время переговоров;

- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Таким образом, из вышеперечисленного следует, что расходы на транспортное обеспечение доставки указанных выше лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно признаются представительскими расходами. Однако для признания данного вида расходов представительскими необходимо их соответствующее документальное подтверждение.

Согласно Письму Минфина России от 13 ноября 2007 г. N 03-03-06/1/807 и Письму УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2007 г. N 20-12/034115 документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности:

1) приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

2) смета представительских расходов;

3) первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

4) акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов;

5) отчет о представительских расходах (составляется конкретно по проведенным представительским мероприятиям), в котором указывается:

- цель представительских мероприятий и результаты их проведения;

- дата и место проведения;

- программа мероприятий;

- состав приглашенной делегации;

- участники принимающей стороны;

- величина расходов на представительские цели.

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Следовательно, если расходы на транспортное обеспечение доставки участников переговоров, участников заседания руководящего органа организации к месту проведения мероприятия и обратно отмечены в отчете и подтверждены первичными документами, то их можно учесть при налогообложении.

Причем в силу п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Если транспортировка участников переговоров, участников заседания руководящего органа организации к месту проведения мероприятия и обратно осуществлялась специализированной сторонней организацией, то первичными документами будут являться:

- договор;

- двусторонний акт об оказании транспортных услуг, подписанный заказчиком и подрядчиком;

- счет на оплату транспортных услуг;

- счет-фактура на сумму оказанных транспортных услуг;

- путевые листы автомобилей, оказывавших транспортные услуги.

Организация (принимающая сторона) также может воспользоваться услугами такси. Эти расходы могут быть включены в транспортные затраты при наличии заполненного бланка заказа и, желательно, чека ККТ.

При использовании организацией собственного транспорта документами, подтверждающими факт осуществления представительских расходов, будут являться:

- путевые листы автомобилей, задействованных в этом мероприятии;

- авансовые отчеты водителей на приобретение ГСМ с приложением чеков АЗС.

В бухгалтерском учете представительские расходы (транспортные расходы), в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденным Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н (далее - ПБУ 10/99), принимаются к учету в полном объеме и отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности.

Принимая к учету транспортные расходы, бухгалтер организации отражает их по дебету счета 26 "Общехозяйственные расходы" в корреспонденции с кредитом счетов 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

Если организация занимается торговой деятельностью, то данные затраты могут отражаться на счете 44 "Расходы на продажу".

Для признания расхода в бухгалтерском учете согласно п. 16 ПБУ 10/99 должны быть выполнены следующие условия:

- расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;

- сумма расхода может быть определена;

- имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации.

В случае не исполнения хотя бы одного из названных условий в бухгалтерском учете организации признается дебиторская задолженность.

Пунктом 18 ПБУ 10/99 установлено, что расходы по обычным видам деятельности признаются в том отчетном периоде, в котором имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности). При этом датой признания представительских расходов является дата утверждения руководителем организации авансового отчета, представленного в бухгалтерию фирмы сотрудником, ответственным за проведение встречи.

Пример. Организация "Н" провела в сентябре 2011 г. деловые переговоры с представителями организации "С", в результате которых было достигнуто соглашение об организации совместного производства мебели. При обслуживании участников встречи был оплачен счет транспортной организации за предоставленные услуги. Сумма выставленного счета по транспортным услугам составила 2360 руб., в том числе налог на добавленную стоимость (далее - НДС). Услуги транспортной организации были оплачены с расчетного счета.

Бухгалтер организации "Н" отразит в бухгалтерском учете следующее:

Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

- 2000 руб. - оказаны услуги по транспортному обслуживанию участников переговоров;

Дебет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

- 360 руб. - учтен НДС по транспортным расходам;

Дебет 68 "Расчеты по налогам и сборам" Кредит 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"

- 360 руб. - принят к вычету НДС по транспортным услугам;

Дебет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" Кредит 51 "Расчетные счета"

- 2360 руб. - оплачен счет за транспортное обслуживание.

В целях налогообложения транспортные расходы (представительские расходы), согласно п. 2 ст. 264 НК РФ, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Затраты включаются в состав косвенных расходов, которые в полном объеме уменьшают доходы от производства и реализации текущего отчетного (налогового) периода (п. 2 ст. 318 НК РФ).

При расчете налога на прибыль транспортные расходы учитываются в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период.

В части превышения предельного размера, установленного НК РФ, эти расходы относятся налогоплательщиком в состав расходов, не учитываемых при налогообложении (п. 42 ст. 270 НК РФ).

При этом учитываются транспортные расходы при расчете налога на прибыль только в том случае, если они документально подтверждены и экономически обоснованны (ст. 252 НК РФ).

В отношении НДС налогоплательщик имеет право на вычет "входного" НДС только в размере, соответствующем нормативу представительских расходов, установленному п. 2 ст. 264 НК РФ.

При этом сумму "входного" НДС по представительским расходам организация может предъявить к налоговому вычету, если выполнены условия, перечисленные в ст. ст. 171 и 172 НК РФ:

- представительские расходы приняты к бухгалтерскому учету;

- на представительские расходы имеется счет-фактура, в котором указана сумма НДС;

- представительские расходы относятся к деятельности, которая облагается НДС.

Дата добавления: 2015-08-17