Расходы на проведение приема

Во время проведения официальных встреч принимающая сторона несет затраты на их организацию. Однако для того, чтобы учесть данные расходы как представительские, организация обязана подтверждать официальный характер встречи соответствующими документами.

Из положения п. 2 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) следует, что представительские расходы - это расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием следующих лиц:

- представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;

- участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

Место проведения таких мероприятий не имеет значения.

Под официальным приемом понимается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций (участников, прибывших на заседание руководящего органа компании), а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.

А под обслуживанием, в свою очередь, подразумевается:

- транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

- буфетное обслуживание во время переговоров;

- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Так как в п. 2 ст. 264 НК РФ речь идет только об официальном приеме, то расходы по проведению неофициальной встречи (в кафе) с потенциальными партнерами, организованной сотрудником организации, который находится в командировке в городе проживания указанных партнеров, не признаются представительскими расходами (Письмо УФНС России по г. Москве от 16 мая 2006 г. N 20-12/41851).

И, как сказано в Письме Минфина России от 5 апреля 2005 г. N 03-03-01-04/1/157, расходы на завтраки, обеды, ужины, не носящие официального характера, должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных, выплачиваемых при командировании сотрудников, либо за счет собственных средств.

Таким образом, из вышеизложенного можно сделать вывод, что организация обязана подтверждать официальный характер встреч. Для этого необходимо представить внутренние организационно-распорядительные документы, к которым относятся:

- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

- смета представительских расходов;

- первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

- акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.

В отчете о представительских расходах, составленном конкретно по проведенным представительским мероприятиям, отражаются:

- цель представительских мероприятий и результаты их проведения;

- дата и место проведения;

- программа мероприятий;

- состав приглашенной делегации;

- участники принимающей стороны;

- величина расходов на представительские цели.

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

В случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими документами будут являться первичные документы, выданные соответствующими организациями подотчетному лицу. Например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг) и так далее, а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм.

При заключении договора со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждением осуществления представительских расходов будут служить договор с данной организацией, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-заказ, счет-фактура. Если привлекаются переводчики, не состоящие в штате организации, то такие расходы подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и иными документами (Письмо Минфина России от 13 ноября 2007 г. N 03-03-06/1/807, Письмо УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2007 г. N 20-12/034115).

Так как не все документы могут иметь унифицированные формы, то согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" эти документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Место проведения официального приема не имеет значения, на что прямо указывает НК РФ, хотя в ряде случаев налоговые органы считают, что места, связанные с организацией развлечений и отдыха, не могут являться местом проведения деловых переговоров. И при этом арбитражный суд поддерживает налоговый орган, например, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 27 октября 2005 г. N А56-3124/2005, где суд согласился с мнением налогового органа о неправомерности включения в состав представительских расходов платы за аренду дорожек для боулинга, так как такие расходы связаны с организацией развлечений. И это, несмотря на то, что по материалам дела оплата аренды боулинговых дорожек для организации была мерой вынужденной.

Однако существует и противоположное мнение. В Постановлении ФАС Московского округа от 12 сентября 2005 г., 5 сентября 2005 г. N КА-А40/8426-05 судом рассматривалось дело о правомерности отнесения к данным расходам затрат на аренду ресторана для проведения официального приема делегации. Организация учла их как представительские расходы. Налоговый орган считает данные расходы относящимися к расходам на организацию развлечений и отдыха, которые в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ не относятся к представительским. Однако суд занял сторону организации, указывая на то, что затраты по аренде ресторана для проведения официального приема являются представительскими расходами, которые подтверждены соответствующими первичными документами. В свою очередь, исходя из материалов дела налоговым органом не было представлено доказательств того, что данные расходы связаны с организацией развлечений и отдыха.

В перечень издержек на официальный прием участников и их обслуживание вне зависимости от места проведения организация может включать:

- завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие;

- транспортное обслуживание по доставке представителей других компаний к месту проведения мероприятия и обратно;

- буфетное обслуживание во время переговоров;

- оплату услуг переводчиков.

Аналогичное мнение высказано в Письме ФНС России от 18 апреля 2007 г. N 04-1-02/306@ "Об уплате налога на доходы физических лиц".

Также затраты организации на приобретение продуктов питания и одноразовой посуды, израсходованной для организации официального приема и буфетного обслуживания клиентов при проведении деловых переговоров и презентаций услуг, можно учесть в составе представительских расходов при документальном подтверждении указанных затрат (Письмо УФНС России по г. Москве от 6 октября 2006 г. N 20-12/89121.2).

В отношении приобретения спиртных напитков при организации официального приема Минфин России в Письме от 16 августа 2006 г. N 03-03-04/4/136 разъясняет, что затраты на покупку продуктов питания для организации данного приема, в том числе спиртных напитков, можно учесть в составе представительских расходов. Однако, как сказано в Письме Минфина России от 19 ноября 2004 г. N 03-03-01-04/2/30, сумма затрат на спиртные напитки должна быть ограничена обычаями делового оборота. При этом согласно ст. 5 Гражданского кодекса РФ под обычаем делового оборота признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе. Суд в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 16 июля 2008 г. по делу N А56-15358/2007 также придерживается мнения, что затраты, связанные с приобретением алкогольной продукции, можно включать в состав представительских расходов, так как в НК РФ законодатель не детализировал перечень затрат, которые относятся к представительским расходам, и не указал на то, что к таким расходам не относится стоимость продуктов питания или напитков, в том числе спиртных.

В целях налогообложения представительские расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (п. 2 ст. 264 НК РФ). При этом такие затраты включаются в состав косвенных расходов, которые в полном объеме уменьшают доходы от производства и реализации текущего отчетного (налогового) периода (п. 2 ст. 318 НК РФ).

В налоговом учете представительские расходы являются нормируемыми. При расчете налога на прибыль эти расходы учитываются в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период.

При этом представительские расходы в части превышения предельного размера, установленного НК РФ, относятся налогоплательщиком в состав расходов, не учитываемых при налогообложении (п. 42 ст. 270 НК РФ).

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Таким образом, согласно Письму Минфина России от 13 ноября 2007 г. N 03-03-06/1/807 если отсутствует документальное подтверждение представительских расходов, то они не учитываются по налогу на прибыль, так как не соответствуют принципам признания расходов в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ.

Датой осуществления представительских расходов признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Относительно НДС, на основании п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по представительским затратам, включаемым в состав расходов при исчислении налога на прибыль организаций. Так как представительские расходы учитываются для налогообложения по нормативам, установленным п. 2 ст. 264 НК РФ, то суммы НДС по таким расходам подлежат вычету в размере, соответствующем установленным нормам.

Налоговые вычеты производятся организацией на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг) (п. 1 ст. 172 НК РФ). Согласно п. 4 ст. 168 НК РФ в расчетных и первичных учетных документах, а также в счетах-фактурах сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой.

Об НДФЛ нужно сказать следующее. Так, объектом обложения НДФЛ в соответствии со ст. 209 НК РФ признается доход, полученный налогоплательщиком - физическим лицом. Представительские расходы не признаются выплатами в пользу физических лиц, так как являются расходами организации. Согласно ст. 41 НК РФ они не могут быть экономической выгодой физического лица и, соответственно, его доходом, поэтому объекта налогообложения не возникает.

К такому же выводу можно прийти на основании п. 3 ст. 217 НК РФ, в котором сказано, что освобождаются от обложения НДФЛ компенсационные выплаты, связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. Суммы представительских расходов, которые организация несет в пределах норм, относятся к компенсационным выплатам, поэтому не облагаются налогом.

Дата добавления: 2015-08-17