Составление текстов служебных документов

Приступая к составлению служебного документа, необходимо, прежде всего, уточнить его целесообразность, цель и круг во­просов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для принятия и фиксации управленческого решения вид Документа, его форму. Стиль и содержание текста во многом определяются видом документа. В практике современного дело­производства сложились общие требования, которые примени­мы к текстам большинства документов управления.

Одно из важнейших требований к тексту – краткость изложения. Тексты писем, факсов и других документов не должны занимать больше одной страницы. Исключение составляют кон­тракты и договоры, объем которых не ограничивается. Крат­кость текста может быть достигнута лаконичностью изложения, заменой сложных предложений простыми, исключением повто­рений и излишних подробностей.

Формулировки служебных документов должны быть точны­ми, безупречными в юридическом отношении, не допускающи­ми двойного толкования. Достичь ясности в изложении помога­ют смысловая точность подбора и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, а опре­деление стоит перед определяемым словом.

Тон служебных документов должен быть нейтральным, луч­ше уважительным и доброжелательным. Рекомендуется избе­гать категоричных выражений в письмах, факсах. Следует иметь в виду, что сплошной текст в документе трудно воспринимает­ся, поэтому смысловые части текста следует разделять абза­цами.

Текст документа – главный реквизит, ради которого со­ставляется и оформляется весь документ. Тексты большинства документов управления состоят из двух частей:

-вводной, содержащей основания или мотивы составления документа;

-основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.

Это традиционный, устоявшийся на практике порядок со­ставления документа. Тем не менее, психологи считают, что лучше всего усваивается начало документа, поэтому предлагают начинать его с основной части, т. е. с изложения существа во­проса: предложения, просьбы и т. п., а затем указать, что яви­лось основанием составления документа.

В случае если основанием составления документа является другой документ, в тексте создаваемого документа на него не­обходимо сделать ссылку с указанием названия вида документа, даты и номера, например: «В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина РФ от 29.07.98 №34н...»

Тексты документов большого объема делят на разделы, под­разделы, пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами:

1. Раздел (глава).

1. 1. Подраздел.

1.1.1. Пункт.

1.1.1.1. Подпункт.

Абзацы внутри подпунктов не нумеруются.

Написание текста – это наиболее трудоемкий процесс при составлении документа. Поэтому необходимо знать и использо­вать рациональные приемы составления текстов и часто исполь­зуемые обороты. Текст документа может оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или путем комбинации этих форм.

Текст в форме анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору показателей. Анкеты чаще всего используются в доку­ментах по личному составу предприятия, в опросных листах, предназначенных для проведения маркетинговых исследова­ний, и т. п.

Тексты в форме таблицы применяются при изложении циф­ровой и словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы применяются в плановых, отчетных, фи­нансовых и других документах.

Связный текст может быть составлен произвольно или на ос­нове трафарета, содержащего постоянную информацию и про­белы для внесения переменной информации. При составлении писем, факсов, контрактов, справок и других документов с од­нотипной информацией широко используются трафаретные тек­сты. Применение бланков с трафаретными текстами позволяет повысить оперативность составления документов в несколько раз. При этом исключается стадия редактирования текста и ли­квидируется перепечатка, что значительно упрощает процесс документирования. Процедура составления документа сводится в этом случае к заполнению бланка заранее составленного до­кумента. Особенно эффективно использование трафаретов («за­готовок») при составлении документов с помощью ПЭВМ.

В бухгалтерии составляются, оформляются и обрабатывают­ся в подавляющей части документы бухгалтерского учета и от­четности. В первичных документах фиксируется факт соверше­ния хозяйственной операции. Бухгалтерские документы унифи­цированы. Они создаются на типовых бланках, а также на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утвер­ждаемых министерствами и ведомствами. Отдельные формы первичных документов относятся к бланкам строгой отчетности.

Так как первичные документы выполняются, как правило, на трафаретных бланках, при их составлении лишь вписывается (заполняется) изменяющаяся часть текста, несущая переменную информацию. Записи в первичных документах производятся чернилами, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. Сво­бодные строки в первичных документах прочеркиваются.

Информация в первичных бухгалтерских документах фикси­руется как в виде текста, так и в цифровой форме. В отличие от документов других систем документации в бухгалтерских доку­ментах подчистки и не оговоренные исправления не допускают­ся. Если допущена ошибка, неправильный текст или сумма не замазываются, как это делается в обычных документах, а зачер­киваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать за­черкнутое, и над зачеркнутым надписываются исправленный текст или сумма.

В первичных документах и регистрах бухгалтерского учета неоговоренные исправления не допускаются. В соответствии с п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтер­ской отчетности в Российской Федерации, утвержденного прика­зом Минфина России от 29.07.98 № 34н, «внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлении».

В распорядительных документах, применяемых в бухгалте­рии, могут использоваться следующие формы изложения тек­ста:

-от первого лица в единственном числе: приказываю, предлагаю, обязываю, прошу (в приказах, распоряжениях, заявлениях, докладных и объяснительных записках);

-от третьего лица в единственном числе: решил(о) (в решениях);

-от первого лица в множественном числе: решили, предлагаем (в совместном решении).

Часто используются безличные и определенно-личные (от­сутствует подлежащее) предложения, например: «контроль ис­полнения возложить на...», «утвердить предложенную смету...».

Широкое распространение в служебных документах получи­ло применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие инфор­мации, например, «ответьте, пожалуйста» — «RSVP» (в деловой переписке с иностранными партнерами).

Дата добавления: 2015-08-02