Организация работы с документами в бухгалтерии

Документ – носитель информации. В соответствии с Окс­фордским словарем «документ – это текст или изображение, имеющее информационное значение». Каждый документ оцени­вается прежде всего по содержащейся в нем информации.

ГОСТ Р 51141-98 определяет документ как «зафиксирован­ную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Он обеспечивает со­хранение, накопление информации, возможность ее передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к ней во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функ­цию учета, используется как доказательство чего-либо. Ни одна хозяйственная операция не может быть совершена и отражена в бухгалтерском учете без подтверждения ее первичным докумен­том. Оформление производственных, финансовых и хозяйственных операций называется документированием. Документи­рование хозяйственных операций является одним из принципов бухгалтерского учета и представляет собой сплошное первичное отражение объектов учета непрерывно совершающихся опера­ций в первичных документах.

В принятом 25.01.95 (в редакции от 10.01.03) Государствен­ной Думой Федеральном законе Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» в ст. 5 указывается: «Документирование информации является обяза­тельным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в по­рядке, устанавливаемом органами государственной власти, от­ветственными за организацию делопроизводства, стандартиза­цию документов и их массивов, безопасность Российской Феде­рации». Согласно данному закону: «документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее иден­тифицировать», т.е. установить полное совпадение, тождественность. В ГОСТе реквизитом документа называется «обяза­тельный элемент оформления официального документа».

Чрезвычайно важна для управленческой деятельности, и в особенности бухгалтерской, юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

В управленческой деятельности используются документы, различные по форме представления: рукописные, машинопис­ные, составленные на ПЭВМ, полученные по телефаксу и т. д.

Документы, функционирующие в сфере управления, называ­ют организационно-распорядительными документами (ОРД). Выделяют следующие группы ОРД:

-организационные (уставы, учредительные договоры);

-распорядительные (приказы, распоряжения, решения);

-справочно-информационные (письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы).

Работники сферы управления (руководители, менеджеры, специалисты) до 75% своего рабочего времени тратят на работу с документами. В связи с этим на предприятии необходимо с самого начала деятельности эффективно организовать делопро­изводство. В основу функционирования современного офиса должны быть положены следующие принципы:

-оперативность;

-современное техническое оснащение (персональные компьютеры, факсы, ксероксы, сканеры и всевозможные средства малой оргтехники, облегчающие работу с документами: нумераторы, степлеры и т. п.);

-целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной конечной целью);

-умелое сочетание документационного обеспечения управления с без документационным (документы должны составляться только в том случае, когда это действительно необходимо или установлено государственными нормативными актами).

На предприятии должен быть установлен единый порядок по составлению документов и работе с ними для всех подразделе­ний. Этот порядок может быть закреплен инструкцией по дело­производству или доведен до сотрудников в виде специальных инструктажей, практических занятий и т. д.

С учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-97 можно составить альбом (дело, файл) образцов документов, наиболее часто ис­пользуемых в практической деятельности предприятия (писем, факсов, приказов, контрактов), по которому бы работали все со­трудники организации. Целесообразно использовать в практиче­ской деятельности пакеты прикладных программ (например, «Деловые бумаги» и т. п.).

Деятельность организации оформляется совокупностью взаимодействующих определенным образом документов, обыч­но соответствующих функциям управления. Ряд функций управления присущ любому управленческому аппарату. К таким функциям можно отнести, например, организационно-рас­порядительную деятельность, учет и отчетность, финансирова­ние, материально-техническое обеспечение и др. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, пред­приятий и организаций. По ГОСТу «совокупность взаимоувя­занных документов, применяемых в определенной сфере дея­тельности, составляет систему документации».

В связи с резким увеличением объема информации возникла необходимость упорядочения ее потоков, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих функции информационного обеспечения управления. Появилась потребность в автоматизации обработки документационной информации. Практическое внедрение и применение средств автоматизации, эффективность их использования нахо­дятся в прямой зависимости от степени упорядочения докумен­тации, для обработки которой они предназначены. Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понима­ется образец, принимаемый за исходный, для сопоставления с ним подобных объектов. Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества соз­даваемого изделия (в данном случае – документа).

Ответственность за нормативное закрепление конкретных унифицированных форм, их информационных элементов и сис­тем документации возложена в стране на Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации. Ре­зультатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты, как на отдельные документы, так и на унифицированные системы документации. ГОСТ определяет, что «унифицированная система документации – система до­кументации, созданная по единым правилам и требованиям, со­держащая информацию, необходимую для управления в опреде­ленной сфере деятельности». Непосредственными разработчи­ками конкретных форм и систем документации являются министерства (ведомства), возглавляющие ту отрасль деятель­ности, документы которой унифицируются.

Бухгалтерии в процессе своей деятельности приходится иметь дело с документами нескольких межотраслевых унифи­цированных систем документации. Это, прежде всего системы:

-первичной учетной документации;

-финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

-расчетно-денежной документации;

-организационно-распорядительной документации.

Их разработчиками были Госкомстат, Минфин, Центробанк, Главархив (Государственная архивная служба России). Общегосударственные унифицированные формы документов обяза­тельны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы соб­ственности.

С 1 января 1999 г. первичные учетные документы принима­ются к учету, если они составлены по унифицированным фор­мам, утвержденным Госкомстатом России в 1997-1998 гг. по согласованию с Минфином, Минэкономики и другими заинте­ресованными федеральными органами исполнительной власти по установленным законодательством разделам учета.

Во исполнение Постановления Правительства РФ от 08.07.97 № 835 «О первичных учетных документах», постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а (в ред. от 02.07.99 № 51 и от 28.01.02 № 5) и постановлением Росстандарта от 11.11.99 № 100 (в ред. постановления Госкомстата России от 06.04.01 № 26) были утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве.

Постановлениями Госкомстата России № 57а и Минфина России № 27н определены следующие разделы учета, по ко­торым с 1 января 1999 г. введены новые формы унифицирован­ной учетной документации, а именно по учету:

-сельскохозяйственной продукции и сырья;

-труда и его оплаты;

-основных средств и нематериальных активов;

-работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ;

-работы строительных машин и механизмов;

-работ в автомобильном транспорте;

-результатов инвентаризации;

-кассовых операций;

-торговых операций;

-материалов;

-продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (введен постановлением Госкомстата России № 66 от 09.08.99).

Госкомстат России по мере необходимости может вносить изменения и дополнения в унифицированные формы первичной учетной документации, утверждая их по согласованию с Мин­фином, Минэкономразвития и другими заинтересованными фе­деральными органами исполнительной власти.

Предоставление альбомов унифицированных форм первич­ной учетной документации и их электронных версий пользова­телям осуществляется территориальными органами государст­венной статистики с 1 января 1998 г. на договорной основе. Ор­ганизации любых организационно-правовых форм могут приобретать альбом унифицированных форм первичной доку­ментации как в целом, так и по отдельным разделам учета.

Формы документов первичного учета могут быть разработа­ны и конкретной организацией, но они обязательны для приме­нения только в пределах этой организации. Разработанные на предприятии формы должны отвечать следующим требованиям законодательства:

1)содержать все обязательные реквизиты, к которым относятся:

-наименование документа,

-дата составления документа,

-наименование организации,

-суть хозяйственной операции,

-измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении,

-наименование должностей лиц, ответственных за со­вершение хозяйственной операции,

-подписи и расшифровки подписей должностных лиц;

2)утверждаться руководителем организации одновременно с принятием учетной политики.

При необходимости в документы могут вноситься и другие реквизиты, если этого требуют нормативные акты или иные об­стоятельства.

Весь процесс документирования и порядка ведения специфи­ческих документов бухгалтерского учета и отчетности подробно расписан в нормативных документах, подготовленных Прави­тельством РФ, Минфином России, Госналогслужбой России, Банком России и др. К этим актам часто прилагаются и унифи­цированные формы документов8. В Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации указано: «Формы бухгалтерской отчетности органи­заций, а также инструкции о порядке их заполнения утвержда­ются Министерством финансов Российской Федерации»9. Нор­мативные акты постоянно издаются в многочисленных сборни­ках по бухгалтерскому учету и отчетности и широко используются работниками бухгалтерий.

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации «организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пя­ти лет». Архивными органами разработан ряд нормативно-методических актов, в которых описаны общие требования к составлению и оформлению документов, порядок работы с ними. Эти акты излагают требования к организации работы с документами после выхода их из оперативной работы: груп­пировка документов в дела и порядок их расположения внут­ри дела, описание обложек дел, текущее хранение дел, про­ведение экспертизы ценности документов и определение сроков их хранения, порядок уничтожения документов с ис­текшими сроками хранения и подготовки дел к сдаче в архив. В специальном справочнике-перечне указаны сроки хранения до­кументов.

К нормативно-методическим актам относятся:

-Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.

-Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. М., 1994.

-ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 1997.

-Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.

-Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сро­ков хранения. М., 1989 (в ред. письма ПФ РФ от 25.06.96 № 13-12/5214-ин).

В бухгалтерии используется Положение о документах и до­кументообороте в бухгалтерском учете Министерства финансов СССР от 29.08.83 № 105. Хотя Положение издано Минфином СССР, оно пока еще не заменено другими актами и продолжает действовать.

Документы бухгалтерии являются частью документального фонда организации в целом и включены в общий документо­оборот. Под документооборотом понимается движение доку­ментов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Вся документация бухгалтерии делится на три документопотока:

-входящие (поступающие) документы;

-исходящие (отправляемые) документы;

-внутренние документы.

В технологической цепочке обработки и движения докумен­тов выделяют следующие этапы:

-прием и первичную обработку документов; предварительное рассмотрение и распределение документов;

-регистрацию;

-доклад руководителю и рассмотрение документов; принятие решения руководителем и направление документов на исполнение;

-контроль исполнения документов; исполнение документов (составление);

-формирование документов в дела;

-использование документов в справочно-информационной работе;

-определение сроков хранения документов; заключительную стадию (передача в архив, дальнейшее ис­пользование, уничтожение документов).

Степень совершенства технологической схемы работы с до­кументами определяется оперативностью перемещения и ис­полнения документов и эффективностью обеспечения руко­водства предприятия документированной информацией. Доку­менты могут быть получены по почте, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Бухгалтерские документы поступают в общем потоке до­кументов, адресуемых организации. Они получаются и обраба­тываются экспедицией или специально выделенным работни­ком – экспедитором, а в небольшой фирме – секретарем-референтом.

От качества оформления первичного документа и содержа­щейся в нем информации зависит правильность бухгалтерского учета и дальнейших выводов из него. В соответствии с Налого­вым кодексом РФ (ст. 120) грубое нарушение правил учета до­ходов и расходов и объектов налогообложения влечет финансо­вые санкции: взыскание штрафа в размере 5 тыс. руб.; взыска­ние штрафа в размере 15 тыс. руб., если нарушения совершены в течение более одного налогового периода; штраф в размере 10% суммы неуплаченного налога, но не менее 15 тыс. руб.

К грубым нарушениям правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения относится систематическое несвое­временное отражение или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций. Отсутствие, несвоевременное оформление или принятие к учету первичных документов могут привести к искажениям показате­лей бухгалтерской отчетности и налоговых расчетов.

Такие же неблагоприятные последствия могут возникнуть и при подтверждении хозяйственных операций первичными до­кументами, не содержащими всех необходимых реквизитов и подписей, так как налоговые органы при проведении проверок могут не признать ненадлежащим образом оформленные доку­менты как оправдательные. Поэтому все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны проверяться по форме, арифметически и по существу – это один из этапов их бухгал­терской обработки. Проверка по форме (полнота и правильность оформления реквизитов и других требований) позволяет убедиться, что для оформления данной хозяйственной операции использован бланк установленной формы и все реквизиты до­кумента заполнены. Записи в первичных документах можно делать чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих средств, средств механизации и других средств, обеспечивающих сохранность записей в течение времени, установленного для хранения документов в архиве. Цель арифметической проверки – выявить ошибки, допущен­ные при таксировке и подсчетах итоговых сумм. При проверке документов по существу и содержанию устанавливают закон­ность документированных операций, логическую увязку от­дельных показателей и целесообразность совершаемой хозяйст­венной операции. Игнорирование заполнения всех имеющихся в документе реквизитов считается нарушением п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (от 29.07.98 № 34н).

Для правильной постановки учета на предприятии, незави­симо от его организационно-правовой формы, численности работников, объема производства, количества хозяйственных операций, необходимо создание базы регистрации первичных документов. Это необходимость, позволяющая уберечь как бух­галтера, так и руководителей от всяких непредвиденных нега­тивных последствий и экономить до 50% времени при поиске необходимой информации. Все выписываемые и заполняемые в бухгалтерии первичные документы должны иметь свой идентификатор-код (неповторимый разовый номер), который присваивается им при обязательной регистрации в одном из регистрационных журналов, обязательно открываемых на каждом предприятии.

При первичной обработке документов производится их сор­тировка на регистрируемые и нерегистрируемые и передача нерегистрируемых документов в отделы. Бухгалтерские докумен­ты достаточно специфичны, поэтому они обычно входят в спи­сок документов, не подлежащих централизованной регистрации, и сразу передаются в бухгалтерию. Все подразделения, входя­щие в состав предприятия, обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учета и кон­троля документы: выписки из приказов и распоряжений, сметы расходов, а также всякого рода договоры, нормативы и др.

Обработка бухгалтерских документов имеет свою специфи­ку. В соответствии с распределением служебных обязанностей поступивший документ передается тому работнику бухгалтерии, за которым закреплен этот участок работы. Как уже упомина­лось, все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке как по форме, так и по содер­жанию. Проверенные и принятые к учету документы должны быть систематизированы по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформлены мемориальными орде­рами (накопительными ведомостями), либо содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необхо­димая для отражения в бухгалтерском учете, может накапли­ваться и систематизироваться в учетных регистрах.

Порядок записи и формы накопительных учетных докумен­тов определены в инструкциях по бухгалтерскому учету. Подго­товка организационно-распорядительных документов ведется в бухгалтерии по общим правилам составления и оформления служебных документов.

Отправка и обработка исходящих документов бухгалтерии производятся в общем потоке документов организации через секретаря-референта или через канцелярию (экспедицию).

При отправке проверяется правильность оформления документа:

-наличие подписи;

-наличие даты;

-наличие заголовка;

-правильность адресования;

-наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается в бухгалтерию на дора­ботку.

После сдачи годового отчета все документы, относящиеся к отчетному году, должны быть соответствующим образом подго­товлены и сданы в архив, так как через неопределенное время может возникнуть необходимость к ним обратиться. Однород­ные первичные документы должны формироваться в отдельные дела-папки. При этом в дело должны помещаться документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела: При формировании вложений в папки необходимо соблюдать следующие правила:

-документы постоянного и временного хранения необходимо сгруппировать в разных папках;

-подлинники должны быть отделены от копий, годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных;

-в дело включают не более одного экземпляра каждого документа;

-каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и нормативных актов по архивным процедурам;

-в дело группируются документы одного периода - месяца, квартала, календарного года, кроме переходящих дел (личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года);

-при наличии в деле документов за несколько месяцев документы помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца;

-дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см;

-приложения к документам, независимо от даты их составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Дата добавления: 2015-08-02