Требования к бланкам документов

Все письма организации, предприятия, учреждения, фирмы обязательно должны оформляться на бланках. Под бланком до­кумента понимается набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. На практике круп­ные организации чаще всего изготавливают их в типографии. В небольших организациях реквизиты бланка могут быть оттис­нуты штемпелем. При использовании персонального компьюте­ра бланк вносится в память машины и воспроизводится автома­тически при распечатке документа.

Документы являются составной частью имиджа организации, ее своеобразной визитной карточкой. Документ на непригляд­ном бланке, напечатанный неразборчивым шрифтом, произво­дит негативное впечатление. По этой же причине резиновый штемпель с наименованием организации, оттиск которого про­ставляется на листе бумаги, вышел из деловой практики Запада и все меньше применяется в России.

Бланк, в котором много места отводится под эмблему и на­именование организации (предприятия) и мало – для текста, неудобен в работе. Поэтому рекомендуется отводить под эмб­лему 1,5-2 см от границы верхнего поля. Современный дизайн оформления бланка, фирменный стиль, качественная бумага, полный набор сведений об организации, правильное их распо­ложение на листе, соответствующее стандартам, особенно важ­ны для благоприятного воздействия на делового партнера.

Документы, получаемые и подготавливаемые в бухгалтерии, могут оформляться, как правило, на трех форматах бумаги: A3 — 297x420 мм; А4 — 210x297 мм; А5 — 148x210 мм.

На них оформляются как организационно-распорядительные, так и документы бухгалтерского учета.

Для изготовления бланков используются в основном два формата: А4 и А5. Большая часть документов предприятия со­ставляется на бланках формата А4. Для небольших писем, спра­вок используются бланки формата А5. Бланки формата A3 предназначены для бизнес-планов, бухгалтерских отчетов, гра­фиков и т. п. ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает возможность соз­давать следующие разновидности бланков:

-бланк для внутренних документов (приказов, протоколов, решений), или общий бланк;

-бланк для внешних документов (писем, факсов), или бланк для письма;

-бланк конкретного вида документа.

Эти бланки различаются набором реквизитов.

Бланк для письма:

1.Государственный герб РФ

2.Герб субъекта РФ

3.Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

4.Код организации

5.Код формы документа

6.Наименование организации

7.Справочные данные об организации

8.Ограничительные отметки:

-дата документа

-регистрационный номер

-ссылка не регистрационный номер и дату

-адресат

-заголовок к тексту

-отметка о контроле

Общий бланк:

1.Государственный герб РФ

2.Герб субъекта РФ

3.Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

4.Код организации

5.Наименование организации

6.Справочные данные об организации

7.Ограничительные отметки:

-код формы документа

-дата документа

-регистрационный номер

-заголовок к тексту

-отметка о контроле

Угловое расположение реквизитов может быть флаговым и центрованным. При угловом флаговом расположении строки бланка начинаются от границы левого поля, а правый край не выравнивается. При угловом центрованном расположе­нии все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются) относительно половины листа документа, т. е. находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа.

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, не­обходимы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или на английском языке. При угловом распо­ложении реквизитов в левой верхней части печатаются реквизи­ты на русском языке, справа – на иностранном. При продоль­ном расположении реквизитов бланка сначала печатаются рек­визиты на русском языке, а ниже – на иностранном.

Все бланки и документы должны иметь поля: левое – не ме­нее 20 мм (8 машинописных знаков или ударов); верхнее – не менее 15 мм; правое – не менее 10 мм и нижнее – не менее 20 мм.

Чтобы избежать ошибок в расположении реквизитов при пе­чатании, границы отдельных реквизитов (например, «заголовок к тексту», «адресат») обозначают уголками. Бланки часто ис­пользуемых документов, таких, как акты инвентаризации, про­токолы проведения взаимозачета и др., могут содержать также части постоянного текста, которые при составлении документов дополняются переменной информацией.

Дата добавления: 2015-08-02