Общие правила оформления управленческих документов

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, установленные государственными нормативными актами. Государственные стандарты вводят единообразие в оформление документов, что является необходимым условием механизации и автомати­зации работы с ними. Наличие необходимых реквизитов и пра­вильное их оформление обеспечивают юридическую силу до­кумента.

Так, в соответствии с Федеральным законом России от 21.11.96 (в редакции от 10.01.2003) «О бухгалтерском учете» бухгалтерские первичные документы принимаются к учету, ес­ли они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифи­цированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

-наименование документа;

-дату составления документа;

-наименование организации, от имени которой составлен документ;

-суть хозяйственной операции;

-измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

-наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

-личные подписи указанных лиц.

Общие требования к оформлению реквизитов служебных до­кументов изложены в ГОСТ Р 6.30-97. ГОСТ и унифициро­ванные формы первичной документации, утвержденные Гос­комстатом России по согласованию с Минфином, Минэкономи­ки и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, помогают грамотно оформить реквизи­ты любого документа.

Любой документ состоит из ряда его составляющих, которые называются реквизитами. Правила их составления и оформле­ния, а также место расположения на документах фирмы должны соответствовать стандартам. ГОСТом Р 6.30-97 установлен мак­симальный набор реквизитов для документов управления, а именно 29. В конкретном документе их будет гораздо меньше. Каждый вид документа (акт, приказ, справка) имеет свой определенный набор реквизитов.

В практической работе на коммерческих предприятиях не используется один из реквизитов — Государственный герб Рос­сийской Федерации. Он используется только на документах го­сударственных учреждений и предприятий, которым предостав­лено такое право. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Диаметр изображения герба не должен пре­вышать 20 мм.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата документа, подпись, печать, гриф утвер­ждения документа, которые в совокупности придают документу юридическую силу. Каждый документ можно разделить на три основные части:

-заголовочную (в нее входят реквизиты, расположенные до текста документа);

-основную (включает реквизиты «текст документа» и «отметка о наличии приложения»);

-оформляющую (содержит реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

Реквизит «эмблема организации». Эмблема предприятия – условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке и отражающее направле­ния деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный то­варный знак (торговая марка фирмы), рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т.п. Размеры эмблемы неограниченны.

Эмблема облегчает поиск документа, позволяет сразу опре­делить, от кого получен документ (если это постоянный коррес­пондент), улучшает эстетичный вид бланка. Следует иметь в ви­ду, что эмблемой нельзя заменить наименование организации. За рубежом эмблема в большинстве случаев располагается на левом или на правом поле бланка на уровне наименования фир­мы.

При угловом расположении реквизитов эмблема располага­ется в левом верхнем углу, при продольном (центрованном) — в середине верхней части листа.

Реквизит «наименование организации». Согласно ст. 54 Гражданского кодекса Российской Федерации каждое юриди­ческое лицо имеет свое фирменное наименование, содержащее указание на его организационно-правовую форму. «Наимено­вания некоммерческих организаций, а также унитарных пред­приятий и в предусмотренных законом случаях других коммерческих организаций должны содержать указание на ха­рактер деятельности юридического лица». Наименование ор­ганизации пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах (уставе предприятия или учредительном договоре; свидетельстве о го­сударственной регистрации юридического лица). В наимено­вании обычно используются сокращения типа ООО (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое акционер­ное общество) и т. п.

Как правило, в бланке располагается только реквизит «на­именование организации». Кроме этого реквизита над ним более мелкими буквами может указываться еще и вышестоящая ин­станция, например наименование финансово-промышленной группы. Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех предприятий или организаций, которые имеют прямое или административное подчинение.

На внутренних документах, например в протоколах, доклад­ных или объяснительных записках, чаще всего указывают лишь название структурного подразделения. Реквизит «наименование организации» располагается под реквизитом «эмблема органи­зации».

Реквизит «справочные данные об организации». Совокупность перечисленных в этом реквизите данных (индекс, почтовый адрес, номер телефона, номер счета в банке) является юридическим адресом предприятия. Данный реквизит может быть расширен введением номера факса, адреса электронной почты и других сведений по усмотрению организации

Реквизит «наименование вида документа». Данный реквизит дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований. Он располагается в заголовочной части документа после реквизита «наименование организации» и юр. адреса и печатается прописными буквами от границы левого поля, например, акт, с правка, протокол.

Этот реквизит является одним из важнейших. Он проставляется на всех документах, за исключением писем, факсов. Для писем указание вида документа используется только в следующем сочетании: гарантийное письмо.

Реквизит «дата документа». Это обязательный реквизит любого документа, обеспечивающий его юридическую силу. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют разные стадии работы с документом.

Датой документа является:

-дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

-дата его утверждения (для планов, отчетов, правил инструкций);

-дата события, которое в нем зафиксировано (для инструкций, положений, протоколов, актов).

Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

В организационно распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. Пример 08.08.2007. Словесно-цифровой код оформления дат (8 августа 2007 г.) допускается в документах, содержащих сведения финансового характера.

Реквизит «регистрационный номер документа». Это условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации. Регистрационный номер проставляется рядом с реквизитом «дата документа».

Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.

Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату до­кумента». Место для этого реквизита отводится только на бланке для писем, факсов. Заполняется он при оформлении письма-ответа на инициативное (полученное фирмой) письмо.

Дата и номер для ссылки берутся из инициативного письма и оформляются следующим образом: На № 35/02-18 от 09.06.03.

Эта ссылка помогает фирме-контрагенту, получившей пись­мо-ответ, быстро найти копию инициативного письма. Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа» распола­гается от границы левого поля под реквизитами «дата докумен­та» и «регистрационный номер документа».

Реквизит «гриф ограничения доступа к документу». Этот реквизит проставляется на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию. Реквизит размещается в правом верхнем углу документа, выше реквизитов «адресат» и «гриф утверждения документа», и состоит из слова (грифа) «Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна). Под этим грифом необходимо проставить номер (№) экземпляра данного документа. Реквизит печатается без точек и кавычек после 40 печатных знаков от границы левого поля.

Грифы «Секретно», «Совершенно секретно» проставляются на документах государственных предприятий, содержащих сек­ретную информацию.

Реквизит «адресат». От точности указания адресата зависит быстрота получения документа работником, занимающимся данным вопросом, и быстрота решения поставленных в доку­менте проблем.

С 1 января 2000 г. введены Правила оказания услуг почто­вой связи, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 26.09.00 № 725. В соответствии с данными правилами оформляются реквизиты «справочные данные об организации» и «адресат», которые указываются в следующей последова­тельности:

-наименование организации (для юридического лица) или фамилия, имя, отчество (для физического лица);

-название улицы, номер дома, номер квартиры;

-название населенного пункта (города, поселка и т. п.);

-название области, края, автономного округа (области, республики);

-страна (для международных отправлений);

-почтовый индекс.

Адресование, т. е. указание получателя, производится на до­кументах, отправляемых в другие организации или частным ли­цам, представляемых руководству (заявления, докладные и объ­яснительные записки) и передаваемых в структурные подразде­ления (распоряжения, указания).

Этот реквизит оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя (адресата). Максималь­ный набор этого реквизита состоит из следующих частей:

-наименование учреждения, организации в именительном падеже;

-наименование структурного подразделения в именительном падеже;

-указание должности получателя в дательном падеже;

-фамилия и инициалы в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией;

-почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей данного реквизита размещается с новой строки. Расстояние между ними - 1,5 межстрочных интервала. Знаки препинания (точки и запятые) не ставятся. Состав реквизита «адресат» изменяется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Должность полу­чателя и его фамилия указываются только в том случае, если из­вестно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повы­шает оперативность доведения документа до исполнителя. На­пример:

ОАО «Сириус»

Бухгалтерия

Главному бухгалтеру

Я.Н. Лебедевой

Б. Садовая, 42, г.

Ростов-на-Дону,

Адресование может быть и несколько иного вида:

Директору

ЗАО «Эридан»

А.В.Петрову

проспект 40-летия Победы, д. 75,

г. Ростов-на-Дону,

В случае если документ направляется в правительственное учреждение или постоянным адресатам, почтовый адрес не указывается.

При адресовании частному лицу сначала указываются ини­циалы и фамилия получателя, затем его почтовый адрес. На­пример:

Т.Ю. Майоровой

Ордынка, 34, кв. 45,

Москва

При адресовании писем нескольким адресатам слово «копия» перед адресатом не указывается.

Реквизит «адресат» печатается после 32 печатных знаков от границы левого поля в правой части документа.

Реквизит «гриф утверждения документа». После подпи­сания отдельные виды документов требуют утверждения, по­сле чего они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения этих документов обычно предусмотрена в норма­тивных актах. Так, утверждения требуют почти все организаци­онные документы. Утверждаются руководителем, как правило, следующие виды документов: планы, отчеты, инструкции, пра­вила, некоторые акты.

Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа (постановления, решения, прика­за) или специальным оформлением (проставлением грифа ут­верждения). Возможны два варианта написания грифа утверждения:

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДЕНО

Директор ООО «Донагросервис» Приказом министра

подпись Н.А. Каштанов здравоохранения РФ

17.04.03 15.05.03 №36

Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО пишутся прописны­ми буквами без кавычек. Затем в зависимости от вида утвержде­ния указывается должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи и дата. При утверждении дру­гим документом указывается название документа в творитель­ном падеже, его дата и номер. Располагается гриф утверждения в правой верхней части документа (на месте адресата) после 40 печатных знаков от границы левого поля. Допускается цен­трировать элементы относительно самой длинной строки. В ря­де случаев гриф утверждения документа заверяется печатью предприятия.

Реквизит «резолюция». После первичной обработки и реги­страции документ направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рассмотрения. Результат рас­смотрения отражается в резолюции.

Резолюция – надпись на документе, сделанная должност­ным лицом и содержащая принятое решение. Резолюция закре­пляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отра­женного в документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависят качество исполнения задания и своевременность выполнения. Четкость, конкрет­ность, краткость – вот основные требования, предъявляемые к резолюции. Этот реквизит проставляется на входящих и внут­ренних документах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа. На письмах, факсах резолюция распо­лагается между реквизитами «адресат» и «текст документа» на первом листе документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе, когда на документе нет свободного места.

Реквизит «резолюция» должен включать:

-инициалы, фамилию исполнителя;

-содержание поручения (конкретные действия);

-срок исполнения;

-личную подпись руководителя и дату подписания.

Следует иметь в виду, если в резолюции указывается не­сколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители.

Текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содер­жащие решение вопроса (например, «Выделить материальную помощь», «Отказать») или указание на порядок подготовки во­проса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается – инициалы и фамилия исполнителя; Что поручается – характер и порядок решения вопроса; срок исполнения. Например:

Н. И. Макаровой

Выясните наличие расходных материалов в цехе №3 к 14.09.03

Личная подпись

02.09.03

Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа, специального указания не требуется, а руководитель в резолюции может проставить толь­ко фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, поря­док подготовки вопроса, подпись и дату. Например.

И. К. Богдановой

Б.Ю. Федотовой

Организуйте проведение инвентаризации к указанному сроку

Личная подпись (и дата) 19.09.03

Резолюция переносится в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В таком случае срок исполнения документа берется из резолюции.

Иногда резолюцию помещают не на документе, а на прикре­пленном к нему листке – поручении. Это нежелательно, так как в данном случае возможна потеря резолюции или ее замена.

Реквизит «заголовок к тексту». Это краткое изложение ос­новного смысла текста составляемого документа. Все организа­ционно-распорядительные документы должны обязательно иметь заголовок, в котором кратко и четко отражается суть до­кумента, его основное содержание. Заголовок позволяет сэко­номить время при рассмотрении документа и работе с ним, об­легчает его регистрацию, поиск, прохождение. Наличие заго­ловка избавляет от необходимости чтения документа полностью при его регистрации.

Заголовок чаще всего отвечает на вопрос «О чем?» и обычно начинается с предлогов «О» или «Об», например: «О проведе­нии инвентаризации...», «О выплате...» и т. д. В правилах и ин­струкциях заголовок может отвечать на вопрос «Чего?»: («Жур­нал регистрации договоров») или на вопрос «По чему?» (Поло­жение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации (ПБУ 1/98)»).

Заголовки таких документов, как протокол, инструкция, акт, устав, договор, должны сочетаться в падеже с названием вида документа, например «Акт инвентаризации», «Протокол заседа­ния Совета директоров», «Договор комиссии».

Реквизит «отметка о контроле». Отметка о контроле обо­значается буквой «К» или в виде контрольной даты и наносится от руки красным фломастером или специальным штампом на контролируемых по поручению руководителя документах. Этот реквизит «отметка о контроле» размещается на левом поле до­кумента, на уровне заголовка.

Реквизит «отметка о наличии приложения». Если к до­кументу имеются приложения, в документе ставится отметка об их наличии. Этот реквизит располагают после текста, перед подписью, от границы левого поля.

Если документ содержит полное наименование приложения, отметка о наличии приложения оформляется в сокращенной форме:

Приложение: на 4 л. в 3 экз.

Допускается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать пропис­ными буквами.

Если приложения к документу не указаны в тексте, необхо­димо в отметке о приложении указать полностью наименования документов, входящих в приложение, с указанием количества листов и экземпляров. Например:

Приложение: 1. Проект договора с ОАО «Монарх» на 4л. в 2 экз.;

2. Список поставщиков на 3 л. в 2 экз.

Если приложением к документу является документ с прило­жением, отметка о наличии приложения должна содержать на­звание вида документа, упоминание о его приложении и общее количество листов. Например:

Приложение: Договор куши-продажи от 12.05.03 №15 и прило­жение к нему, всего на 8 я.

Если приложение к документу дано в единственном экземп­ляре, количество экземпляров можно не указывать. Если прило­жения сброшюрованы, количество листов не указывают.

Если приложение направляется не во все указанные в доку­менте адреса, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 7 л. в 2 экз. в первый адрес.

Сами документы-приложения должны иметь все необходи­мые реквизиты:

-наименование вида документа,

-заголовок,

-дату документа,

-подпись.

На приложениях в правом верхнем углу делается отметка которая указывает на его связь с основным документом. Например:

Приложение 1

к приказу директора ОАО «Тиск»

от 03.03.03 №5

Реквизит «подпись». Это обязательный реквизит любого служебного документа. В состав реквизита «подпись» входят:

-наименование должности лица, подписавшего документ; ]

-личная подпись;

-расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Например: Директор_______________И.К. Смирнов

(подпись)

Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке. Например:

Директор ОАО «Металлист»______________________С.Н. Глазунов

(подпись)

При оформлении документа на бланке организации долж­ность указывается сокращенно. Например:

Директор________________С.Н. Глазунов

(подпись)

При подписании документа несколькими должностными лицами составные части реквизита «подпись» располагают последовательно, друг под другом, в соответствии с занимаемой должностью. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами. Например:

Директор _________________Г. В. Зусько

(подпись)

Главный бухгалтер________________ Н.Э. Грибова

(подпись)

При подписании документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагаются на одном уровне. На­пример:

Директор ОАО «ДИЦ» Директор ООО «БИН»

________________И.К.Фомин ________________И.Н. Бондарев

(подпись) (подпись)

Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним долж­ностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Так, документы коллегиально­го органа (совета учредителей, общего собрания участников ОАО) подписываются председателем этого органа и секретарем.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обя­занностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии) и подписание осуществляется всеми членами комиссии. Две и бо­лее подписи ставятся также на документах, за содержание кото­рых отвечает несколько лиц. Например, договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны, денежно-финансо­вые документы – руководитель учреждения и главный бух­галтер.

Если руководитель, подпись которого предусмотрена, отсут­ствует, документ может подписать его заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом следует указать факти­ческую должность и фамилию лица, действительно подписав­шего документ. Исправления «И. о.» или «Зам.» вносятся ма­шинописным способом или от руки. Проставление косой черты или предлога «за» перед указанием должности является грубой ошибкой.

Реквизит «подпись» проставляется после реквизитов «текст документа», «приложение» и печатается следующим образом: должность указывается от границы левого поля; расшифровка подписи – после 48 печатных знаков от границы левого поля.

В бухгалтерии банковские документы (чеки и платежные по­ручения), а также расходные кассовые ордера и платежные (расчетно-платежные) ведомости на заработную плату по срокам и суммам выплат из кассы (распорядительные подписи) подписы­ваются руководителем учреждения, организации или другим лицом, на то им уполномоченным, и главным бухгалтером или его заместителем.

Согласно ст. 7 Федерального закона от 21.11.96 «О бухгал­терском учете» (в ред. от 10.01.03) документы без подписи глав­ного бухгалтера или его заместителя, денежные и расчетные, финансовые и кредитные обязательства считаются недействи­тельными и не должны приниматься к исполнению. Приход­ные кассовые ордера действительны при наличии подписи глав­ного бухгалтера или его заместителя и кассира.

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтер­ской отчетности в Российской Федерации порядок подписания бухгалтерских документов определяет следующим образом: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными на то лицами. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры, заключенные по товар­ному и коммерческому кредиту.

Право подписи может быть предоставлено лицам, уполномо­ченным на это письменным распоряжением руководителя орга­низации. Бухгалтерская отчетность подписывается руководите­лем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации. Как правило, подписывается первый экземпляр документа, изготов­ленный на бланке.

Реквизит «визы согласования документа». Тексты многих документов до подписания согласовываются с заинтересован­ными должностными лицами и структурными подразделениями, в том числе с бухгалтерией (как правило, с главным бухгалте­ром).

Согласование – это проверка целесообразности и своевре­менности документа, соответствия его действующим норматив­ным актам, реальности выполнения предлагаемого мероприятия, т.е. оценка проекта.

Согласование может быть внутренним, т. е. проводиться внутри учреждения с его отделами или должностными лицами, и внешним.

Внутреннее согласование проекта документа проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа, и оформляется визой. Если вы­полнение документа связано с какими-либо финансовыми затра­тами, то обязательно требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером). Виза бухгалтера (главного бухгалтера) предусмотрена на большом количестве документов. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания должны согласовываться с юристом. Документ мо­жет быть также согласован с заместителем руководителя учреж­дения, курирующим вопросы, отраженные в документе. Внут­реннее согласование оформляется визой, включающей подпись и должность лица, визирующего документ, расшифровку подпи­си (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Главный бухгалтер ___________ И.Г. Степанова

(подпись)

24.06.03

По образцу визы оформляется также отметка об ознакомле­нии с документом (ознакомительная виза). В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они должны быть изложены на отдельном листе. В документе дела­ется отметка: «Замечания прилагаются», ставится подпись и дата.

Реквизит «визы согласования документа» располагается ни­же реквизита «подпись» от границы левого поля или на левом поле документа, на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в организации или в учреждении. Для внутрен­них документов это первый экземпляр, для отправляемых из ор­ганизации или учреждения – второй. Проекты распорядитель­ных документов – приказов, указаний, постановлений коллеги­альных органов – визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа.

В организации и учреждении должен быть перечень важней­ших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при их оформлении. Этот перечень целесообразно привести в приложении к инструкции по делопроизводству. При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно про­вести одновременно с несколькими специалистами без его рас­печатки на бумаге.

Внешнее согласование в зависимости от содержания доку­мента может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их инте­ресы, с общественными организациями, органами государствен­ного и ведомственного контроля, вышестоящими органами

Внешнее согласование документа оформляется протоколом со­гласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Реквизит «гриф согласования документа» может иметь два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и со­гласование с документом. Например:

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Главный бухгалтер ООО «Мираж» Протокол заседания совета

(подпись) З.Т. Ковалева директоров

17.11.03 от 17.11.03 №27

В первом случае после слова согласовано указывается на­именование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись и ее расшифровка, указывается дата. Во втором случае после слова согласовано указываются доку­мент, его дата и номер. Слово согласовано пишется прописными буквами без кавычек, место грифа согласования – ниже рекви­зита «подпись» на лицевой стороне документа.

При необходимости согласования с несколькими организа­циями может составляться отдельный лист согласования. Со­гласованный документ направляется для подписания.

Реквизит «печать». На документах, удостоверяющих права фирмы или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также преду­смотренных государственными правовыми актами, подпись от­ветственного лица должна быть заверена печатью. Печать при­дает документу юридическую силу.

В организациях и учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: гербовая (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. Гербовая печать круглая, с изображением Государственного герба России в центре. По ее окружности указывается полное название учреждения. Гербовая печать проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, связанных с по­лучением денег и материальных ценностей (доверенности, чеки, платежные поручения и т. д.), удостоверяющих личность, тру­довой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т. д.).

Простые печати бывают различной формы: круглая, квад­ратная, треугольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а воспроизводится название организации или структур­ной части. Таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы организации, размноженных экземпля­рах распорядительных документов при их рассылке, при опеча­тывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей сейфов и т. д.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захва­тывал часть наименования должности лица, подписавшего до­кумент, и был хорошо читаемым. Ответственного за хранение и место хранения печати определяет руководитель фирмы.

Служебные письма, не связанные с финансированием, оформляются на бланках и не требуют удостоверения печатью.

Реквизит «отметка о заверении копии». В случае подпи­сания руководителем только первого экземпляра документа ос­тальные должны быть заверены секретарем-референтом.

Реквизит «отметка о заверении копии» располагается ниже реквизита «подпись» и включает:

-заверительную надпись: «Верно»;

-наименование должности лица, заверившего копию;

-его личную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия);

-дату заверения.

Например:

Верно

Референт___________К.З. Иванова

(подпись)

26.05.03

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печа­тью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала.

Реквизит «отметка об исполнителе». На документах, ис­ходящих из организаций и учреждений, имеется отметка с ука­занием фамилии (допускается включать полностью имя, отчест­во) сотрудника, подготовившего документ, с номером его теле­фона. Эта отметка позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать интересующую информацию. Этот рекви­зит очень важен для оперативной связи с тем, кто составил до­кумент, для уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов.

Данный реквизит располагают на лицевой или (при отсутст­вии места) на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, после реквизитов «подпись», «визы». На­пример:

Белова Ирина Федоровна 928-18-95

При размещении этого реквизита придерживаются следую­щих правил:

-если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа);

-на документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров;

-на документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого. Например:

Пантелеев 952-43-92 Экз. № 1 – в адрес

Экз. № 2 – в отдел № 5

Экз. №3 – в дело № 07

Реквизит «отметка об исполнении документа». Данный реквизит представляет собой завершающую отметку на доку­менте. Он проставляется сразу же после решения вопроса, за­тронутого в документе, или после направления ответа. Особен­но важна отметка об исполнении документа на бухгалтерских документах. Все документы, приложенные к приходным и рас­ходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обяза­тельному гашению штампом или надписью от руки: «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать краткие сведения об исполнении, а если составлен ответный документ – ссылку на его дату и номер, слово «в дело» и номер этого дела, подпись и дату. Данный реквизит располагается в левой ниж­ней части первого листа документа ниже реквизита «отметка об исполнителе». Например:

Сообщено по телефону М.Н. Новиковой 23.12.03

В дело 05-П. К. Смирнов 24.12.03

или:

Ответ направлен 16.11.03

В дело 09-16. К. Смирнов 18.11.03

Реквизит «отметка о поступлении документа». При поступлении документа на нем проставляется отметка, фикси­рующая факт и время приема его в данной организации специ­альным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Она располагается в правой нижней части первого листа документа и состоит из следующих элементов: сокращен­ного наименования предприятия, получившего документ; даты поступления документа и его входящего номера. Например:

ОАО «Заря»

02.09.03

Вх. № 0001

Дата получения документа является важным поисковым при­знаком и началом отсчета срока его исполнения. С этого числа документ считается в работе организации и она отвечает за по­лученный документ. Входящий регистрационный номер может использоваться для поиска документа в делопроизводстве и для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год.

Нумерация листов. Если документ оформляется на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Номе­ра страниц проставляются посредине верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» (стр. или с). Точки и тире не ста­вятся. Если документ изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные — на обратной.

Дата добавления: 2015-08-02