Бланки каждого вида могут изготовляться на основе углового и продольного расположения реквизитов.

Угловой вариант является наиболее рациональным; 80% всей организационно-распорядительной документации являются адресуемыми, т. е. содержат реквизит «адресат» (письма, справки, докладные записки). Неадресуемые документы (протоколы, акты) часто содержат реквизит «гриф утверждения», который традиционно располагается в той же части листа, что и реквизит «адресат». Документ, имеющий реквизит «адресат», не имеет реквизита «гриф утверждения». Эти реквизиты являются взаимозаменяемыми, поэтому любой документ может быть оформлен в соответствии с угловым расположением реквизитов.

Формуляр-образец разработан и может быть применен для продольного расположения реквизитов. Этот вариант является традиционным для организационно-распорядительной документации и поэтому внесен в стандарт наряду с угловым. На его основе могут оформляться как адресуемые, так и неадресуемые документы организаций, имеющих мно­гоступенчатую подведомственность. Продольный вариант расположения реквизитов удобен для оформления документов организаций, указывающих реквизиты штампа на двух языках: национальном и русском.

В документах, оформляемых на основе продольного варианта фор­муляра-образца, реквизит «адресат» располагается также с правой стороны листа, но несколько ниже, так как все верхнее поле будет занято реквизитами, обозначающими автора документа.

Взаимозаменяемыми являются не только реквизиты «адресат» и гриф утверждения», но и реквизит «место издания» и постоянная часть реквизита «ссылка на № и дату входящего документа».

Большинство реквизитов, например «наименование министерства или ведомства», «название вида документа», «гриф утверждения», должны занимать на бланке строго определенную площадь, т. е. для них установлена строго определенная граница как по вертикали, так и по горизонтали.

Для целого ряда реквизитов невозможно было установить строго фиксированное расположение. К таким реквизитам относятся «адресат», «заголовок к тексту», «текст», «подпись».

Бланк письма содержит реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или города). Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право;

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

• код организации (предприятия) по ОКПО;

• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

• Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

• наименование организации (предприятия);

• справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, а также, по усмотрению организации, адрес электронной почты,

Web-site (страница в Интернете), номера счетов в банке,банковский идентификационный код (БИК), номер и дату лицензии).

На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер документа и ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Пример:

______; №________; На №_____ от ________.

На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:

• место составления или издания документа;

• адресат;

• резолюция;

• заголовок к тексту;

• отметка о контроле;

• текст документа.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например: «ПРИКАЗ» «РАСПОРЯЖЕНИЕ» и т.п.

При необходимости ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:

• ссылка на регистрационный номер и дату документа;

• заголовок к тексту;

• отметка о контроле.

В деловой практике все чаще используются бланки руководителей предприятий, организаций, ведомств — должностные блан­ки. На таком бланке вместо наименования предприятия указыва­ется должность, например: «Директор Федеральной пограничной службы Российской Федерации», «Генеральный директор ЗАО «РЕАЛ» и т. п.

Если организация имеет представительства, филиалы, круп­ные структурные подразделения, то может быть использован бланк структурного подразделения.

Пример:

ЗАО «АРСЕНАЛ»

ОТДЕЛ МАРКЕТИНГА

Бланки структурных подразделений и должностных лиц разрабатываются в том случае, если руководители подразделений и должностные лица имеют право подписи документов.

Все бланки, как и документы, должны иметь поля не менее:

• левое - 20 мм;

• верхнее - 20 мм;

• правое - 10 мм;

• нижнее - 20 мм.

Поэтому бумага для бланков должна обладать такими качества­ми, как несворачиваемостьпри перегревах или смачивании и от­сутствие пыления с поверхности листа, а также соответствовать требованиям по плотности — от 80 г/м² до 200 г/м² и по белизне — от 88% до 98%.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии с по­мощью копировального оборудования.

При изготовлении документа на двух и более страницах вто­рую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц простав­ляются посередине верхнего поля листа.

Дата добавления: 2015-07-19