Необхідність запровадження системи управління якістю

Діяльність органів влади та інших державних установ безпосередньо не пов'язана з потребами ринку. Тому дуже важко визначити рівень і якість результатів цієї діяльності. Проте, сьогодні для всіх очевидні системні проблеми всередині органів влади, що спричиняють негативні наслідки: значне перевантаження працівників, що спричиняє труднощі у концентрації зусиль на виконанні основного завдання – проведення державної політики у відповідній сфері. Наслідком цього стає недостатня якість документів, що виходять з органу державної влади.

Кожен державний службовець щодня відчуває наслідки цих проблем:

· конфлікт повноважень при виконанні завдань;

· розпорошеність відповідальності за кінцевий результат;

· можливість перекладати виконання завдань одним підрозділом на інший;

· велика кількість співвиконавців знижує керованість;

· втрата зайвого часу на багаторазове перероблення документів через відсутність єдиних вимог до форми, структури і змісту типових документів;

· труднощі в оперативному пошуку потрібної інформації або документу;

· втрата часу на роботу над вторинними документами, що не впливають на якість кінцевого продукту (наприклад, службові записки);

· залежність якості роботи організації від плинності кадрів;

· розпорошення зусиль за багатьма напрямами, неможливість приорітезації.

Сутність цих проблеми полягає в наступному:

· нечітке розмежування відповідальності як між структурними підрозділами, так і між різними структурними рівнями (групами посад) всередині органів виконавчої влади;

· нерівномірний розподіл завдань, що спричиняє конфлікт між кваліфікацією (компетентністю) і завданнями, що ставляться (посадовими обов’язками);

· відсутність чіткої структури процесів та її опису у внутрішніх нормативних документах;

· відсутність класифікації типових документів і зафіксованих стандартів їх форми, структури і обов’язкового змісту;

· неефективне виконання функції контролю за якістю як такої (з точки зору змісту, структури і форми документів) перед тим, як документи підписує керівник органу.

В будь-якій організації з вини виконавців стається від 5% до 10% помилок (максимум – 20%). Решта – наслідок неефективної системи управління якістю. Очевидно, що боротися з цим шляхом покарань немає сенсу, оскільки люди почнуть ховати помилки, прагнути до формального виконання, попри якість.

Все це змушує побудувати систему управління якістю, що стабільно забезпечуватиме якісний результат незалежно від нормативних, кадрових змін, змін на ринку тощо. Це означає, що вона має бути чутливою до змін і вчасно адаптуватися задля забезпечення якості свого продукту. Для цього треба чітко визначити всі процеси, з яких складається діяльність органів виконавчої влади, детально описати та документально закріпити їх структуру, що включає:

· чітку регламентацію участі (повноважень) кожного з державних службовців органів виконавчої влади в кожному процесі;

· чітке визначення послідовності дій і порядку взаємодії учасників в процесі виконання завдання;

· розроблення та нормативне закріплення стандартів усіх документів.

Саме в цій ситуації для органів влади набувають корисності деякі бізнесові технології, застосування яких стає можливим завдяки визнання публічного управління діяльністю з надання послуг. Саме бізнесові технології дозволяють сформувати в органах влади систему управління якістю, що забезпечує належний рівень виконання ними своїх функцій. І такий підхід достатньо широко розповсюджений в передових країнах світу у вигляді системи TQM (total quality management).

Дата добавления: 2015-11-14