Пунктуация

В тексте письма знаки препинания употребляются согласно общим правилам. В элементах оформления они либо не используются вовсе, либо только после обращения (двоеточие или запятая) и вежливого завершения (запятая), причем обязательно одновременно.

Постскриптум

Лучше вообще избегать постскриптума. Если письмо хорошо продумано, то вся необходимая информация должна войти в его текст. Тем не менее, если без постскриптума не обойтись, его оформляют так же, как и другие абзацы текста, начиная буквами «P S» или «P.S.».

P.S. Let me remind you of our 20 per cent discount on orders for 30 or more of the same model appliance.

P.S. Позвольте напомнить Вам о 20-процентной скидке на заказы в количестве 30 и свыше единиц приборов одной и той же модели.

ТИПЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Запрос

Запрос, как правило, рассчитан на получение какой-либо информации и предполагает, что вы станете клиентом адресата. Он должен быть написан таким образом, чтобы получатель немедленно ответил на послание.

Прежде чем начать писать запрос, точно решите для себя, что вы хотите. Необходимо четко выразить, что вам нужно и какие ответные действия ожидаются от получателя. Например:

Dear Sirs,

We intend to purchase a new office copier before the end of the fiscal year. We would like to consider an RBM copier and wonder if you have a model that would suit our needs.

Our office is small, and a copier would generally be used by only three secretaries. We run approximately 3,000 copies a month and prefer a machine that uses regular paper. We would like a collator, but rarely need to run off more than 25 copies at any one time.

We would also like to know about your warranty and repair service.

Since our fiscal year ends June 20^th, 200__, we hope to hear from you soon.

Sincerely yours,

copier – копировальная машина collator – коллатор

fiscal year – финансовый год warranty – гарантия

В данном запросе четко указано, что Вам нужно, поэтому получатель сразу решит, какой производимый продукт мог бы заинтересовать вас. И очень важно, что вы упомянули причину запроса, создав тем самым еще один побудительный мотив для ответа. А сообщив точно, когда намерены купить это оборудование, вы поставили тем самым адресата в условия, когда ему нужно ответить до определенной даты.

Заказ

Во многих западных компаниях используются специальные бланки для заказа того или иного товара. Однако у нас нет подобных бланков на английском языке. Кроме того, очень часто заказ на какой-либо товар нужно включить в текст письма.

В заказе, как и в любом деловом письме, содержащаяся информация должна быть точной и полной. В противном случае, поставка может быть задержана или поставленный товар окажется не тем, что вы заказывали. Каждый заказ должен включать в себя:

· точное наименование товара;

· артикул товара (номер по каталогам, номер модели и т.п.);

· количество;

· цена одной единицы данного товара;

· возможная скидка;

· полная цена за всю партию;

· вид расчета (наличный, безналичный, по чеку);

· описание (размер, вес, цвет, материал, какие-либо дополнительные качества);

· желаемый день отправки;

· способ транспортировки (наземный, воздушный);

· адрес отправки;

· подпись ответственного лица.

В случае если информация была получена из рекламы, нужно указать ее источник (номер газеты или журнала и т.п.). Например:

Dear Sirs,

I have seen your ad in the Boston Globe of Sunday, February 12^th, and would like to order the following weather vane:

Model EPC-18” eagle with arrow, copper, $34.95.

I would like the weather vane sent to the above address by parcel post and charged, with any applicable sales tax and handling costs, to my VISA account (number 003 0971 A109).

Yours truly

ad – (сокр.) реклама sales tax – налог на продажу

by parcel post – почтовой посылкой handling costs – оплата доставки

Дата добавления: 2015-07-10