Читайте также:
|
Ответы
15. Документооборот – движение документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Документооборот является составной частью ДОУ. Его целью является – информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации.
Исследование документооборота учреждения обусловлено тем, что деятельность каждого учреждения регламентирована как по уровням принятия решений, так и по кругу рассматриваемых вопросов.
Документооборот составляет часть системы ДОУ и выполняет функции системы коммуникации в учреждении. Поэтому цели его функционирования и совершенствования должны быть обусловлены целями функционирования и совершенствования ДОУ.
В соответствии с этим цель документооборота – обеспечение движения комплексов документов в процессе ДОУ, а задача совершенствования документооборота – организация такого движения, которое бы наилучшим образом обеспечивало достижение системой ДОУ ее целей.
ДОУ непосредственно зависит от управленческих решений, документационное обеспечение которых как процесс включает три составляющих:
Информационную поддержку управленческих решений, т.е. обеспечение принимаемого решения информацией (документами);
Документирование решения;
Контроль за его выполнением.
В данном процессе можно выделить следующие аспекты:
Получение исходной (инициирующей) информации;
Постановка цели (задачи);
Поиск необходимой информации (справочная работа);
Выработка решения (составление проекта документа), его согласование, редактирование, изготовление, удостоверение, отправка (передача адресату);
Контроль за исполнением решения.
Т.о. под документооборотом понимается движение комплексов документов. В состав комплексов документов входят: документы, инициирующие решения, используемые при их выработке и фиксирующие их принятие (или сами решения), документы, направляемые для исполнения и сообщающие о результатах исполнения. Документооборот, рассматриваемый как результат, будет представлять собой совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия решений и контроль за их исполнением.
Совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота можно – документопоток.
Исходя из классификации документов по месту составления, различают документооборот входящих, исходящих и внутренних документов.
Документооборот делится на следующие документопотоки:
1. Входной документопоток (входящая корреспонденция), который несет первичную информацию и включает в себя:
Документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, указания, инструктивные письма);
Документы подведомственных предприятий (письма, запросы, заключения);
Документы неподчиненных предприятий (письма, предложения, заявления, жалобы граждан, запросы депутатов);
2. Выходной документопоток (исходящая корреспонденция) несет информацию, выработанную при функционировании предприятия:
Исходящие письма;
Отчеты, справки;
3. Внутренний документопоток (внутренняя корреспонденция). Обеспечивает решение задач внутри предприятия (приказы, протоколы, акты).
Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:
содержанием или функциональной принадлежностью;
структурой;
режимом или цикличностью;
направлением;
объемом.
Документопоток характеризуется следующими параметрами:
-содержание документопотока – в состав документов входящих в него и их функциональной принадлежности.
-структура документопотока – определятся признаками в соответствии, с которыми производится классификация документов для построения (информационно поисковая система) по которым строится ИПС к документам организации.
-режим и цикличность документопотока – определяется изменением во времени его информационной нагрузки.
-направление документопотока – зависит от операций производимых при обработки документооборота.
-объем документопотока – физическое количество документов.
Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ее за определенный период.
Количественные характеристики документооборота к ним относятся:
- количество документов входящих, выходящих и внутренних, и время их протекания;
- удельный вес каждого документопотока;
- плотность документопотока – это количество документов проходящих через СП за единицу времени;
- физический объем документооборота.
Качественные характеристики документооборота:
- разделение документооборота на три документопотока: входной, выходной и внутренний;
- особенности наполнения системы информации;
- определение документооборота как пространственно организованного процесса для этого создаются маршруты движения документов.
Временные характеристики документооборота:
-к временным характеристикам относятся время затрачиваемое документами в процессе документооборот.
Принципы организации документооборота
Для рациональной организации документооборота должны учитываться принципы:
прямоточности,
непрерывности,
ритмичности,
параллельности,
пропорциональности.
16. Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения. Поступившие документы проходят следующие этапы (рис. 33):
- первичную обработку;
- предварительное рассмотрение, разметку;
- регистрацию;
- рассмотрение документов руководством;
- направление на исполнение;
- контроль исполнения;
- исполнение документов;
- подшивку документов в дела.
Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе “Примечание”. Если полученный факс полностью или частично не читаем, об этом также ставится в известность отправитель. При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку "Лично"("Private"). Корреспонденция, имеющая пометку "Конфиденциально", обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.
Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.
На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит "отметка о поступлении документа в организацию", содержащий входящий номер документа и дату поступления, при необходимости - часы и минуты. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.
Вопросы
Дата добавления: 2015-07-10; просмотров: 950 | Нарушение авторских прав