Читайте также:
|
Ответ
3. Терминология документоведения включает термины документационного обеспечения управления, обозначающие все, что связано с процессами создания документов, их передачи, получения, систематизации, поиска, хранения, использования и другими аспектами.
Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Результатом документирования является документ.
Определение термина «документ» дано в законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Носитель – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации.
В управленческой деятельности документ выступает и как предмет, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе. Все формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов:
В планировании – посредством подготовки различных планов.
В учете – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации.
В руководстве – изданием распорядительных документов.
В организации – организацией документов.
В инструктировании – в виде методических указаний, инструкций.
В контроле – путем сбора сведений в письменном виде и т. д.
Таким образом, документация используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. В связи с тем, что ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату, они отражаются в документах, общих для всех учреждений, фирм. Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документации.
Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систему документации, где найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности.
4. Материальную составляющую документа определяет носитель информации (материальный носитель) - материальный объект, специально созданный человеком и предназначенный для записи, хранения и передачи информации. Существование документа вне материального носителя невозможно. Содержательно-информационная сущность документа является главным: признаком документа. Его форма обычно рассматривается с точки зрения материала (носителя зафиксированной информации) и особенностей материальной конструкции. Различают внешнюю (полиграфическое или иное оформление) и внутреннюю форму документа (внутренняя организация материала). Именно по материальной конструкции отличают книгу от газеты, карты, грампластинки, дискеты и т.п. Иногда к формальным признакам документа относят форму записи информации. Тогда различают форму материально-конструктивную и семиотическую (знаковую). Между информацией (сообщением, текстом) и материальным носителем настолько тесная связь, что принято использовать особый термин «документная информация».
Вопрос
Дата добавления: 2015-07-10; просмотров: 262 | Нарушение авторских прав