Технология контроля за сроками исполнения документов

Ответы

17. Регистрацией документов в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.) является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Однако можно привести более развернутое определение регистрации документов как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения в регистрационную форму (см. раздел статьи "Регистрационные формы документов") основных сведений о нем и присвоения документу учетного регистрационного номера и даты.

Для большинства документов процесс регистрация является обязательным, так как он фиксирует факт их создания или получения. При этом на документах оформляется в обязательном порядке специальный реквизит или реквизиты.

Итак, перечислим три основные цели регистрации:

учет документов;

справочная работа по документам (в том числе поиск документов и составление отчетов);

контроль за исполнением поручений, содержащихся в документах или созданных на их основании.

Виды документов, подлежащие регистрации

Не все виды документов должны регистрироваться. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для сведения и не требует ответа или исполнения.

Чтобы исполнителям было легче определить, подлежит ли конкретный документ регистрации, в организациях разрабатывается Перечень нерегистрируемых документов. Он может являться приложением к Инструкции по делопроизводству, а может быть и самостоятельным документом (в этом случае он утверждается руководителем организации).

Данный перечень обычно включает следующие нерегистрируемые документы:

печатные издания (книги, журналы, бюллетени и т.д.);

рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения и т.д.);

прейскуранты;

информационные материалы, присланные в виде копий для сведения;

поздравительные письма и телеграммы;

пригласительные билеты;

программы конференций, совещаний;

пакеты с пометкой "лично".

Порядок и время регистрации документов

Все документы, обращающиеся в организации, можно разделить на поступающие и создаваемые в ней.

Состав информации:

Методика разработки номенклатуры дел

Требования к формулировкам наименований дел

Порядок утверждения и использования номенклатуры

Персонал, привлекаемый к составлению номенклатуры дел

Правила размещения документов в делах

Система индексации дел

18. Контроль за сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления, а в небольшой фирме — секретарь. В Государственной системе документационного обеспечения управления указано, что «Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов».

Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры:

• фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);

• проверка своевременного доведения документа до исполнителя;

• корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (заполнение раздела «Ход исполнения»);

• напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;

• информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов;

• внесение данных об исполнении документов;

• анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

Вопрос

Дата добавления: 2015-07-10