Документация по оформлению движения товаров

Аптечный склад (база) по отношению к аптекам, ЛПУ и прочим организациям является поставщиком, а получающие со склада товар организации – получателями (потребителями).

Расчеты со складами осуществляются на основании платежей с заключением договоров (контрактов) на год.

Договор поставки – это документ, в силу которого организация-поставщик обязуется поставить в обусловленные сроки организации-покупателю определенные товары, а организация-покупатель – принять и оплатить продукцию по установленным ценам.

Договорные отношения сторон определены Хозяйственным кодексом Украины.

Договор содержит следующие разделы: предмет договора; цена товара и порядок расчетов; сдача и приемка товара; качество и комплектность; упаковка и маркировка; форс-мажорные обстоятельства; порядок урегулирования разногласий и споров; ответственность сторон; прочие условия; срок действия договора и юридические адреса сторон.

Раздел договора «Количество, сроки и порядок поставки» может дополнительно оформляться спецификацией, которая является неотъемлемой частью договора, о чем должно быть указано в данном разделе договора.

Спецификация – документ, который подтверждает поставку товара по номенклатуре и количеству, предусмотренным договором.

Покупатель, получив от поставщика проект договора, обязан в десятидневный срок рассмотреть его, подписать и один экземпляр направить поставщику.

При наличии возражений по условиям договора покупатель составляет проект разногласий, о чем делает оговорку в договоре, и в десятидневный срок направляет поставщику протокол разногласий в двух экземплярах вместе с подписанным договором (2 экземпляра). При согласии с протоколом разногласий, поставщик подписывает договор и один экземпляр направляет в адрес покупателя.

По готовности продукции завод-поставщик производит ее отгрузку покупателю.

Для этого товаровед отдела сбыта завода на основании договора готовит заявку-задание на отгрузку товара (в двух экземплярах), в которой указывается: наименование грузополучателя, станция/пункт назначения, номер и дата заключения договора, код и наименование товара, плановое и фактическое количество. Задание на отгрузку передается на склад готовой продукции для исполнения.

Для обеспечения сохранности и качества поставляемой продукции и создания условий по своевременной и правильной приемке этой продукции изготовитель обязан обеспечить:

Ø строгое соблюдение установленных правил упаковки и затаривания продукции, маркировки и опломбирования отдельных мест;

Ø точное определение количества отгруженной продукции (масса, количество мест, ящиков и т.п.);

Ø отгрузку продукции, соответствующей по качеству и комплектности установленной нормативной документации;

Ø отправку продукции только в транспортной таре, в каждое место которой должны быть вложены эксплуатационная документация (паспорт, инструкция и др.);

Ø документы, свидетельствующие о качестве продукции, находящейся в данном тарном месте;

Ø упаковочный лист с указанием предприятия-изготовителя, даты упаковки, номера ящика, всего ящиков;

Ø в каждом ящике должна находиться техническая и товаросопроводительная документация с указанием наименования упакованных изделий, количества, заводского номера, фамилии упаковщика и контролера отдела технического контроля;

Ø строгое соблюдение действующих на транспорте правил сдачи грузов, их погрузки и перевозки;

Ø систематическое осуществление контроля работы лиц, занятых определением количества и качества отгружаемой продукции и оформлением на нее отгрузочных и расчетных документов.

Груз – общее название всех товаров, предназначенных для перевозки.

Грузовое место – конечный продукт упаковочной операции в том виде, в каком он подготовлен для транспортировки, состоящий из собственно упаковки (транспортной тары) и находящегося в ней груза.

На внешней поверхности транспортной тары наносится маркировка, содержащая манипуляционные знаки, основные, дополнительные и информационные надписи.

Манипуляционные знаки – изображения, указывающие на способы обращения с грузом и обозначающие надписи, например «Осторожно, хрупкое!», «Боится сырости», «Боится нагрева» и другие.

Основные надписи должны содержать наименование грузополучателя, наименование пункта назначения и количество грузовых мест в партии.

Дополнительные надписи должны содержать наименование отправителя, наименование пункта отправления и надписи транспортных организаций.

Информационные надписи должны содержать массы брутто и нетто грузового места в килограммах, габаритные размеры грузового места в сантиметрах (длину, ширину и высоту или диаметр и высоту).

Габаритные размеры грузового места не указывают, если ни один из габаритных размеров не превышает 1 м при транспортировании груза на открытом подвижном составе, 1,2 м – в крытом и 0,7 м при транспортировании воздушным транспортом.

После упаковывания и нанесения маркировки на транспортной таре продукция завода-изготовителя считается готовой к оправке. При этом один экземпляр задания на отгрузку остается на складе готовой продукции для оформления автотранспортных или железнодорожных документов (накладной, дорожной ведомости, корешка дорожной квитанции и квитанции о приемке груза), а второй экземпляр передается в бухгалтерию, на основании которого оформляется товарно-транспортная накладная.

После вывоза товара с территории предприятия один экземпляр товарно-транспортной накладной с отметкой проходной возвращается в отдел бухгалтерского учета и отчетности для контроля по расчету со стороны покупателя.

Для организации приемки товаров на аптечном складе (базе, аптеке) приказом создается Приемная комиссия.

Дата добавления: 2015-07-12