Деятельность приемной комиссии

Приемная комиссия состоит из постоянных членов (председатель комиссии, сотрудники приемного отдела, уполномоченное лицо по качеству предприятия) и временных (руководители оперативных отделов и их заместители – материально ответственные лица).

Обязанности приемной комиссии:

· определение годности товара, поступившего на склад (базу);

· установление непригодности поступившего товара с указанием дальнейшего его направления (возврат поставщику, передача для других целей);

· оформление факта приемки по количеству и качеству товара;

· создание для правильной и своевременной приемки товаров условий, при которых обеспечивались бы сохранность и предотвращалась возможность образования недостач и хищений товаров;

· обеспечение точного определения количества поступивших товаров (веса, количества мест: ящиков, мешков, связок, кип, пачек и т.п.).

Приемка товаров должна производиться в строгом соответствии с нормативной документацией и инструкциями/стандартными рабочими методиками (СРМ) о порядке приемки продукции по количеству и качеству.

Документом, подтверждающим факт поступления товара на склад, является оформленная в двух экземплярах «Охранная расписка». Этот документ подписывают сотрудник приемного отдела и лицо, доставившее товар.

Все поставки субъектам хозяйственной деятельности, которые имеют лицензии на розничную торговлю лекарственными средствами, необходимо сопровождать документами, позволяющими установить дату поставки, название и лекарственную форму, поставленное количество лекарственного средства, название и адрес поставщика и получателя.

Приемка продукции по количеству производится по транспортным и сопроводительным документам отправителя (изготовителя) – квитанциям, приходным или товарно-транспортным накладным, счету-фактуре, спецификации, описи, упаковочным ярлыкам, извещениям о прибытии груза, получаемым от транспортных организаций.

При приемке груза от транспортных организаций приемная комиссия в соответствии с действующими правилами перевозок грузов обязана проверить:

Ø обеспечена ли их сохранность при перевозке;

Ø исправность транспортного средства, вагона, контейнера;

Ø наличие пломб отправителей и их исправность;

Ø наличие оттисков на пломбах;

Ø исправность (целостность) тары.

Экспедитор или водитель-экспедитор при доставке товара Получателю передает товар и два экземпляра сопроводительных документов (накладная). После приемки на экземпляре Поставщика (аптечный склад) представитель Получателя расписывается в получении товара, ставит штамп (печать) предприятия и выдает доверенность.

Приемка продукции, поступившей в исправной таре, а также продукции, доставленной поставщиком непосредственно на склад получателя, производится на его складе.

По окончании приемки в случае отсутствия расхождений по фактически принятому товару и указанному в сопроводительных документах составляется приемный акт,и товар направляется в места хранения (оперативные отделы).

ИСКЛЮЧЕНИЕ: ядовитые и наркотические лекарственные средства, спирт этиловый передают сразу в отдел хранения до приемки товара приемной комиссией с оформлением «Охранной распиской» материально-ответственных лиц отдела хранения. По этим товарам составляют отдельные приемные акты.

Если при приемке продукции будет обнаружена недостача, бой или несоответствие продукции сопроводительным документам, комиссия приостанавливает приемку остальных мест, телеграммой вызывает представителя поставщика, в присутствии которого производит дальнейшую приемку товара. Представитель иногороднего отправителя (изготовителя) обязан явиться не позднее чем в трехдневный срок после получения вызова, не считая времени, необходимого для проезда.

До прибытия представителя поставщика товар направляется в помещение карантинного хранения для предотвращения его смешения с другим однородным товаром. На товар крепится этикетка «КАРАНТИН».

О выявленной недостаче товара составляется акт в трех экземплярах (первый – у получателя, второй – у экспедиции склада, третий - у вышестоящей организации). Вопрос об отнесении и возмещении суммы ущерба, порядка изъятия боя и брака решается руководством склада.

Приемная комиссия представляет виновной стороне претензию для возмещения недостающих товаров, боя, недоброкачественной продукции и т.д.

К претензии прилагаются подлинные документы, подтверждающие предъявляемые заявителем требования (накладная, акт приемки, акт вскрытия, копия счета, вкладыши, упаковочные листы, пломбы, копия телеграммы и др.). К претензии могут прилагаться документы, которые имеются у другой стороны, с указанием об этом в претензии.

Сроки представления претензий поставщику:

1. По количественным расхождениям:

Для отечественных товаров – не позднее трех дней.

Для импортных товаров – не позднее семи дней.

2. По качеству:

Для отечественных товаров – не позднее 10 дней.

Для импортных товаров – в течение всего срока годности.

Ответ на претензию должен быть дан не позднее двадцати дней после ее поступления. В этот же срок признанная по претензии сумма должна быть перечислена получателю. При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии получателю возвращаются приложенные им к претензии подлинные документы с мотивированным письмом о причинах полного или частичного отказа. После этого дело о претензии может быть передано в вышестоящую организацию или Хозяйственный суд.

Во всех случаях, когда при приемке груза от железнодорожных транспортных организаций устанавливаются повреждение или порча груза, несоответствие наименования и массы груза или количества мест данным, указанных в транспортном документе, приемная комиссия обязана потребовать от транспортной организации составления коммерческого акта, а при доставке груза автомобильным транспортом – отметки на товарно-транспортной накладной или составления акта по результатам осмотра.

Коммерческий акт – документ, составляемый грузоперевозчиком в подтверждение факта недостачи, порчи или повреждения груза при передаче его грузополучателю в пункте назначения.

При получении импортного или дорогостоящего отечественного товара составляется акт экспертизы с участием эксперта Бюро товарных экспертиз Торгово-промышленной палаты Украины.

Несмотря на наличие сертификата качества завода-изготовителя, подтверждающего качество поступившей продукции, обязательному посерийному контролю на соответствие всем требованиям действующей ГФУ или АНД в соответствии с приказом МЗ Украины № 436 от 30.10.2001 г. «Инструкция о порядке контроля качества лекарственных средств во время оптовой и розничной торговли» подвергаются следующие группы лекарственных средств:

· наркотические лекарственные средства, психотропные вещества и прекурсоры;

· лекарственные средства для изготовления в условиях аптеки инъекционных растворов и глазных капель;

· лекарственные средства, используемые для ингаляционного наркоза (за исключением кислорода и закиси азота);

· все лекарственные средства – в случае возникновения сомнений.

Из товаров, подлежащих обязательному лабораторному анализу, а также в случае возникновения сомнений относительно качества лекарственных средств приемная комиссия отбирает пробы, передает их на проверку в соответствующие лаборатории на анализ.

Правила приемки товара по срокам годности:

1. Лекарственные средства должны отгружаться потребителю с таким расчетом, чтобы к моменту их отгрузки оставалось не менее 80 % срока годности, обозначенного на этикетке, а бактерийные препараты, стоматологические и полимерные материалы – не менее 50 % срока годности.

2. Медицинские изделия со сроком годности более двух лет могут отгружаться получателю, если оставшийся срок годности составляет не менее 1,5 лет.

В случае возникновения споров между поставщиком и получателем продукции арбитражные анализы проводятся соответствующими уполномоченными лабораториями, которые определяются Государственной службой лекарственных средств и изделий медицинского назначения.

Принятый приемной комиссией товар передается в соответствующий отдел хранения, который берет его на учет в денежном выражении и разносится по карточкам складского учета товара по каждому наименованию с обязательным указанием даты записи, номера документа о получении или об отпуске, а также прихода, расхода и остатка. После этого на каждый товар заводится стеллажная карточка, которая должна содержать информацию о наименовании, количестве, номере серии, дате анализа, сроке годности товара.

Отпуск товаров из отделов хранения производится с оформлением расходной накладной или товарно-транспортной накладной по типовой форме №1-ТН. Расходная накладная выписывается в трех экземплярах (1 – для бухгалтерии склада, 2 – получателю товара, 3 – для экспедиции). Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах (1 – грузоотправителю, 2 – грузополучателю, 3, 4 – автопредприятию-перевозчику).

Выезд с территории склада осуществляется при наличии товарно-транспортных документов и пропуска, в котором указывается государственный номер транспортного средства, марка автомобиля, фамилия водителя, номер товарно-транспортного документа, количество мест транспортной тары. Пропуск и содержащийся товар в автомобиле (количество мест транспортной тары) проверяется сотрудником охраны, после чего дается разрешение на выезд через транспортную проходную аптечного склада. Пропуск на выезд остается на посту охраны.

Лечебные учреждения государственной/коммунальной формы собственности для приобретения необходимой медицинской техники или оборудования объявляют тендер на закупку, а учреждения других форм собственности – подают заявку предприятиям, занимающимся торговлей медицинской техникой и оборудованием, подписанную руководителем и главным бухгалтером, которая является основанием для выписки счета.

Оплата за товар производится лечебным учреждением через банк платежным поручением.

После оплаты стоимости товара, провизор лечебного учреждения, являясь материально-ответственным лицом, получает товар по доверенности.

Доставка оборудования (техники) осуществляется согласно договору поставки транспортом покупателя или поставщика.

При упаковке товаров в транспортную тару (ящик, контейнер и др.) упаковщик обязан заполнить и подписать в двух экземплярах листок-вкладыш с перечнем наименований, количества и номера серии лекарственного средства для каждого места тары (1 экз. – помещается в ящик или контейнер, а 2-й прикрепляется к накладной, которая остается в экспедиции).

Функции провизора лечебного учреждения:

Ø обеспечивает получение товара;

Ø сдает накладную и другую документацию на полученный товар в бухгалтерию, которая заносит его на карточки учета товара;

Ø отпускает отделениям лечебного учреждения изделия медицинской техники по требованиям, подписанным главным врачом;

Ø выписывает накладную в трех экземплярах (для отделения, бухгалтерии и собственного учета). Бухгалтерия, получив накладную об отпуске провизором товара отделению, списывает его с карточки учета товара, числящегося за провизором, и переносит на карточку учета отделения, которое его получило.

Основными документами по оформлению движения товара от поставщика к потребителю являются:

Ø заявка-заказ;

Ø договор поставки и спецификация;

Ø задание на отгрузку;

Ø товарно-транспортная накладная;

Ø железнодорожная накладная;

Ø расходная накладная

Ø платежное требование;

Ø приемный акт (акт приемки);

Ø акт о расхождениях; коммерческий акт;

Ø акт экспертизы;

Ø претензии по количеству и/или качеству;

Ø карточка складского учета товара;

Ø журнал регистрации поступивших грузов;

Ø заказ-требование лечебного учреждения;

Ø счет для оплаты;

Ø платежное поручение;

Ø доверенность на получение товара;

Ø заказ-требование отделения лечебно-профилактического учреждения;

Ø накладная об отпуске отделению изделий медицинской техники;

Ø карточка складского учета товара в лечебно-профилактическом учреждении.

Дата добавления: 2015-07-12