Организация делопроизводства

Организацию, методическое руководство и контроль ведения делопроизводства в университете осуществляет канцелярия, в состав которой входит архив. В своей деятельности канцелярия подчиняется непосредственно начальнику Управления по общим и правовым вопросам.

В своей деятельности канцелярия руководствуется Государственной системой документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 г. № 33, Примерной инструкцией по делопроизводству в высшем учебном заведении, утвержденной Приказом Министерства образования РФ от 24.07.2000, № 2286, Законом об архивном деле № 125-ФЗ от 22.10.2004, ГОСТ Р 6-30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов», Уставом университета, Положением о канцелярии, Инструкцией по делопроизводству в Томском государственном педагогическом университете.

Целью деятельности канцелярии является организация и ведение единой системы информационно-документационного обеспечения управления университетом.

Для решения поставленной цели перед канцелярией выполняются следующие задачи:

1. Обеспечение единого порядка документирования и организации работы с документами в структурных подразделениях ТГПУ.

2. Организация и осуществление контроля за выполнением распорядительных документов вышестоящих органов, областной и городской администраций и соблюдением сроков представления отчетности.

3. Организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива.

4. Внедрение новых информационных технологий в области информационного обеспечения управления.

Делопроизводство в университете ведется в структурных подразделениях в соответствии с Номенклатурой дел и Инструкцией по делопроизводству сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства.

Делопроизводство обеспечивается системой взаимодействующих управленческих документов. Решения по вопросам основной, административно-хозяйственной деятельности университета оформляются приказами и распоряжениями, по личному составу сотрудников, студентов, аспирантов и докторантов оформляются приказами. Руководители структурных подразделений по поручению ректора, проректоров или в инициативном порядке готовят приказы и распоряжения.

Внедрение новых информационных технологий в области информационного обеспечения управления является одним из приоритетных направлений работы канцелярии. С целью решения этой задачи сотрудники канцелярии неоднократно повышали свою квалификацию для успешного внедрения новых информационных технологий в области делопроизводства. Система автоматизации делопроизводства «А-Delo 1.0», разработанная Лабораторией автоматизации института прикладной информатики ТГПУ совместно с канцелярией, предназначена для использования информационных технологий в управлении. Система предусматривает возможность регистрации документов, осуществление контроля за исполнением документов, формирование базы электронных копий документов, рассылку документов исполнителям по электронной почте, автоматизации работы по уточнению сводной номенклатуры дел университета.

В 2004-2008 годах канцелярией проведены следующие виды работ:

1. Регистрация приказов и распоряжений в электронных журналах с их последующей распечаткой. Ведение электронных журналов обеспечивает быстрый поиск необходимых документов. Приказы по основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному составу. Распоряжения также регистрируются отдельно.

2. Регистрация исходящих писем университета в электронном журнале с последующей его распечаткой. При регистрации исходящих писем используются индексы, которые позволяют быстро определять, в каком деле размещен документ.

3. Регистрация, систематизация договоров (финансово-хозяйственных, сотрудничества), государственных контрактов, заключенных университетом. С 2007 года канцелярия ведет работу по регистрации указанных документов. С 2008 года регистрация ведется в электронном журнале. Для данного вида документов разработана система регистрации, позволяющая быстро определять место документа в деле. Копии финансово-хозяйственных договоров, государственных контрактов передаются в бухгалтерию. Ежеквартально готовится реестр заключенных финансово-хозяйственных договоров по запросу заинтересованных подразделений ТГПУ.

4. Первоначальная обработка почтовой корреспонденции с занесением информации о поступившей корреспонденции в электронный журнал с последующей его распечаткой и передачей нерегистрируемой корреспонденции в структурные подразделения.

5. Регистрация входящих документов на регистрационно- контрольных карточках при помощи автоматизированной системы, которая обеспечивает быстрый поиск документов по заданным полям регистрационной формы, прикрепление электронной копии документов к регистрационной карточке и направление документов исполнителям по электронной почте с последующим получением уведомления о доставке.

6. Своевременное рассмотрение и подготовка к докладу руководству поступающих документов. После первичной обработки поступившей корреспонденции из нее выделяются документы для рассмотрения руководством университета, которые доводятся до сведения руководства в день поступления.

7. Контроль за исполнением поступивших документов. Документы, требующие исполнения, регистрируются на регистрационно-контрольных карточках при помощи программы по автоматизации делопроизводства, карточки распечатываются. В соответствии с резолюцией ректора документы передаются в структурные подразделения для исполнения под роспись руководителю подразделения или работнику, ответственному за делопроизводство. Если документ требует ответа, то он ставится на контроль в канцелярии, и ответ готовится к указанному сроку. При необходимости срочного представления информации – в течение трех дней, если срок представления информации не указан, ответ готовится в течение месяца. Контроль документов ведется при помощи автоматизированной системы. Информация по документам, находящимся на контроле, размещается в отдельном журнале, по которому определяется срок исполнения документов. При предъявлении документа-ответа информация об исполнении заносится в регистрационно-контрольную карточку, при помощи специальной функции автоматизированной системы, документ с контроля снимается, а информация автоматически попадает в журнал документов, снятых с контроля.

8. Обработка исходящей почтовой корреспонденции (простой и заказной) (оформление конвертов, наклеивание марок, составление реестров на заказную корреспонденцию, оформление почтовых уведомлений), доставка в отделение почтовой связи. Регистрация исходящей почтовой корреспонденции ведется в электронном журнале с последующей его распечаткой. Реестры на отправку заказной корреспонденции или копии квитанций об отправке подшиваются в установленные сроки и хранятся в канцелярии.

9. Работа с курьерскими службами по отправке отчетов и запрашиваемой информации в вышестоящие организации, областную и городскую администрации, правоохранительные органы. При подаче заявок из структурных подразделений на отправку документов работник канцелярии осуществляет оформление необходимых документов и отправку корреспонденции через курьерские службы города. Факт получения адресатом документов фиксируется посредством сети Интернет.

10. Работа со средствами электронной и факсимильной связи. В канцелярии установлен аппарат для отправки и получения документов по факсу. Ведется журнал передачи факсов.

11. Составление отдельных документов по поручению руководства.

12. Осуществление оперативного размножения документов. Копирование документов в канцелярии осуществляется при помощи многофункционального устройства. Размноженные документы выдаются исполнителям под роспись.

13. Оформление документов при направлении работников ТГПУ в командировки. В университете существует установленный порядок подготовки приказов о командировках работников. При представлении служебного задания установленной формы и сметы командировочных расходов ответственный работник канцелярии готовит соответствующий приказ и оформляет командировочное удостоверение. Служебное задание регистрируется в канцелярии и вместе с командировочным удостоверением выдается на руки работнику под роспись. Ведется журнал убытия и прибытия работников.

14. Обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации. В канцелярии хранятся дела за прошедшие пять лет. По запросу структурных подразделений обеспечивается подготовка необходимой информации.

Дата добавления: 2015-10-21