Объем документооборота за отчетный период

№	Наименование					2008 (на 18.12.2008)
1.	Входящие документы
1.1	Поступившие письма
1.2	Документы, подлежащие регистрации
2.	Исходящие документы
3.	Отправленные письма (простые, заказные)
4.	Внутренние документы
4.1	Приказы
4.1.1	По основной деятельности
4.1.2	по личному составу
4.1.3	по студенческому составу
4.1.4	о внутрироссийских командировках работников и представлении отпусков
4.1.5	по административно-хозяйственной работе
4.2	Распоряжения
5.	Договоры (в том числе государственные контракты)	Регистрировались в бухгалтерии

15. Разработка инструкции по делопроизводству, которая устанавливает единую систему делопроизводства в ТГПУ. Инструкция составлена на основе Государственной системы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988, Инструкции по делопроизводству в Минобразовании России, утвержденной приказом Минобразования России от 23.04.1997 № 790, Примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении, утвержденной Приказом Министерства образования РФ от 24.07.2000, № 2286, Закона об архивном деле № 125-ФЗ от 22.10.2004. В 2008 году инструкция переработана с учетом изменений действующего законодательства, структурных изменений ТГПУ.

16. Составление сводной номенклатуры дел ТГПУ выполняется в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» - М., 2001, «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, в редакции решения Росархива от 27.10.2003», «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, Министерств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения» – М., 1989, Методическими указаниями по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения (утверждены Минобразованием РФ 11 мая 1999 г.). Номенклатура дел университета ежегодно уточняется. В 2008 году сводная Номенклатура дел университета согласована с Государственным архивом Томской области. В предстоящем году планируется апробация системы по автоматизации делопроизводства «А-Delo 1.0» в части работы по уточнению номенклатуры дел университета.

17. Разработка бланков университета. В 2004 году разработаны электронные бланки университета с учетом изменений нормативной базы (ГОСТ Р 6-30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов»). В 2008 году бланки обновлены с учетом изменений справочных данных ТГПУ.

18. Организация работы архива осуществляется в соответствии с Федеральным законом об архивном деле № 125-ФЗ от 22.10.2004, с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 и с Основными правилами работы ведомственных архивов, одобренных коллегией Главархива СССР от 28.08.1985 (Приказ Главархива СССР № 263 от 05.09.1985).

Работники архива комплектуют документы в соответствии с Положением об архиве и Номенклатурой дел университета, учитывают и обеспечивают сохранность в архиве дел, обеспечивают качество обработки, отбора и использования документов, оказывают методическую помощь структурным подразделениям в период подготовки дел для передачи в архив ТГПУ.

Архивом ТГПУ ведется работа по запросам граждан и организаций на предмет подтверждения факта обучения граждан в университете. Одновременно с подготовкой соответствующих архивных справок формируется электронная база по представленной информации.

В 2005 году была проведена обработка дел постоянного хранения за 1982-2001 годы сотрудниками Государственного архива Томской области. Документы постоянного хранения за 1982-1992 годы переданы на хранение в Государственный архив Томской области.

В 2006 году между ТГПУ и Государственным архивом Томской области заключен договор об оказании практической и методической помощи в области архивного дела и организации документооборота.

В ТГПУ проводится работа по проведению экспертизы научной и практической ценности документов. Для этого в университете создана экспертная комиссия, куда входят как руководители структурных подразделений, так и ведущие ученые историки университета.

За отчетный период архивом проделана следующая работа:

№	Наименование
1.	Работа по запросам
1.1	Принято посетителей
1.2	Получено запросов от организаций
1.3	Выдано справок
2.	Принято дел на хранение

В распоряжении канцелярии, включая архив, на сегодняшний день имеется 6 компьютеров, 2 принтера, 1 копировальный аппарат, 1 факсовый аппарат, 1 сканер, многофункциональное устройство Xerox Workcentre Pro 128. Канцелярия обеспечена доступом в сеть Internet. Занимаемые площади в 2008 году составляют 248 кв.м.

Сотрудникам канцелярии предоставляется возможность прохождения курсов повышения квалификации в форме практических семинаров.

Выводы

В университете постоянно ведется поиск управленческих решений и инициатив, направленных на совершенствование структуры руководства университетом, структуры учебно-научных подразделений вуза с учётом новых требований к подготовке кадров, способных решать профессиональные задачи в современных условиях.

Дальнейшими направлениями совершенствования системы управления университетом являются:

- создание совместно с департаментом образования Администрации Томской области единой базы данных кадрового потенциала педагогического и общего образования области;

- совершенствование механизмов осуществления кадровой политики вуза, направленной на оптимизацию управленческой деятельности, повышение научно-педагогического потенциала;

- совершенствование системы студенческого самоуправления.

В программе информатизации университета до 2013 года одним из направлений является информатизация управленческой деятельности делопроизводства. В целях повышения степени автоматизации делопроизводства планируется создание основных элементов информационной системы вуза, включающей в себя систему электронного документооборота, и автоматизации управленческих подразделений.

Дата добавления: 2015-10-21