Розділ 6. Складання основних видів управлінської документації

Документ – матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді і спеціально призначений для її передачі в часі і просторі.

Сучасні вили ділових документів:

Офіційний лист – один з найважливіших каналів зв'язку підприємства, організації, установи з зовнішнім світом. Через листа переддоговірні ведуться переговори, з'ясовуються відносини між підприємствами, викладаються претензії. Листи супроводжують матеріальні цінності в дорозі і т.д.

Офіційні листи пишуться на спеціальних бланках, що відповідають стандарту. Для таких бланків встановлений комплекс обов'язкових елементів (реквізитів), які повинні розташовуватися в певному порядку.

Реквізити – це обов'язкові ознаки, встановлені законом або положеннями для окремих видів документів. Склад і розташування реквізитів на бланках організаційно-розпорядчих документів повинні відповідати ГОСТ Р 6.30-97.

Сукупність реквізитів офіційного листа називається формуляром.

Офіційний лист є єдиним документом, на якому не ставиться назва його виду. Всі інші документи мають назви. Наприклад: «Наказ», «Акт», «Рішення», «Доповідна записка» і т.д.

Основний реквізит ділового листа – текст. Максимальна довжина стандартної рядка офіційного листа дорівнює 64 друкованих знаків, що складає близько 17 см. Зазвичай рядок вміщає 60-62 знака. Вибір такої довжини рядка пояснюється найбільш вживаною форматом А4, а також тим, що, читаючи текст, ми, як правило, тримаємо його на відстані 30-35 см від очей, а кут сектора найкращою сприйнятливості людського ока дорівнює 30 градусів.

Організаційно-розпорядчі документи.

Діяльність всіх установ фіксується в різного виду документах. У своїй діяльності установи керуються поряд з актами органів державної влади та державного управління положеннями, статутами, правилами. Згідно з чинним законодавством органи законодавчої і виконавчої влади видають наступні документи: рішення, укази, розпорядження, постанови, накази, вказівки, інструкції. На територіях країв і областей видаються постанови, розпорядження голови адміністрації та його заступників. Такі ж документи видаються в районних (міських) адміністраціях. Органи представницької влади приймають рішення.

Організаційна документація

Всі державні, муніципальні, приватні підприємства, громадські об'єднання діють на основі статуту.

Статут – це зведення правил, що реєструють діяльність організацій, установ, товариств і громадян, їх взаємини з іншими організаціями та громадянами, права і обов'язки в певній сфері державної або господарської діяльності.

В оформленні статутів мають бути присутні наступні реквізити: найменування міністерства, найменування організації, вид документа, індекс, дата, місце видання, гриф затвердження (у випадку приватного підприємства вказати, ким воно зареєстровано). У реквізиті «текст» необхідно передбачити такі розділи, як загальні положення, основні функції, права і обов'язки, керівництво, взаємини і зв'язку, – виробничо-господарська, комерційна діяльність, майно та кошти, контроль, перевірка і ревізія, реорганізація або ліквідація.

Положення – це нормативний акт, що встановлює порядок утворення, структуру, функцію, компетенцію, обов'язки та організацію роботи системи державних органів.

Положення бувають типові та індивідуальні. Типові розробляються для системи установ і підприємств. У текст положення необхідно включити такі розділи, як загальна частина (преамбула), основні функції, права, порядок утворення та організації роботи тощо залежно від характеру положення.

Статути і положення є складними документами. Їх структура і зміст, як правило, визначаються установами-розробниками.

Інструкція – це правовий акт, що видається органом державного управління (або затверджується його керівником) з метою встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, організацій, підприємств (їхніх підрозділів і служб), посадових осіб та громадян. Інструкції видаються також з метою роз'яснення і визначення порядку застосування законодавчих актів і розпорядчих документів (наприклад, наказів).

Текст інструкції розбивається по певній логічній схемі на розділи, пункти та підпункти. Як правило, інструкція починається з розділу «Загальні положення», в якому вказуються цілі її видання, область розповсюдження, порядок застосування та інші відомості загального характеру. Інструкція є документом постійного або тривалої дії (до заміни її новою).

Інструкція оформляється на загальному бланку. Рішення виконавчого комітету або суду. На інструкції може бути зроблена позначка про те, що вона є в інші відділи реєстрації. При затвердження інструкції розпорядчим документом (наказом, розпорядженням і тощо) у ньому встановлюється термін введення інструкції, перераховуються необхідні організаційні заходи, зазначаються відповідальні виконавці. Якщо в тексті розпорядчого документа не вказано термін введення інструкції, таким вважається день підписання і реєстрації документа.

Наказ є найпоширенішим видом розпорядчого документа, який застосовується в практиці управління. Він видається з питань створення, ліквідації, реорганізації установ або їх структурних підрозділів, затвердження положень, інструкцій, правил і тому подібних документів, що вимагають твердження, організації, підприємства, а також з кадрових питань прийому, переміщення, звільнення працівників і т.д. Одержаних бланків керівник ставить перед працівниками основні завдання, вказує шляхи вирішення принципових питань. Наказ є обов'язковим для всіх працівників даної організації чи галузі.

Основні види розпорядчих документів готуються в цілому аналогічно. Це досить складний процес, відмінності ж виникають на кінцевій стадії оформлення документів, що відображає результат колегіальної діяльності (у разі постанов і рішень) і єдиноначальності (у разі постанов, розпоряджень, наказів, вказівок).

Можна виділити три стадії підготовки розпорядчого документа. Це вивчення суті питання та підготовка проекту документа: стадія обговорення та прийняття документа на засіданнях колегіального органу (у разі постанов, рішень); узгодження документа і його підписання. Процедура складання та оформлення розпорядчого документа конкретної установи може бути описана в інструкції з діловодства або в інструкції, встановлює порядок роботи з документами.

Підготовка проекту розпорядчого документа вимагає збору необхідної інформації з ним робочий день. Для цього використовують різні інформаційно-довідкові документи: звіти, довідки, доповідні і пояснювальні записки, акти, службове листування. Зібравши і вивчивши необхідні матеріали, отримавши повну ясність по суті питання, чітко визначивши мету видання розпорядчого документа, приступають до складання його проекту. Увага слід сконцентрувати перш за все заяву про вступ у конкретного рішення. Спочатку це роблять начорно, а потім редагують і уточнюють частини в порядку узгодження.

Текст розпорядчого документа найчастіше складається з двох взаємозалежних частин: констатуючої і розпорядчої. Констатуюча частина є введенням в суть розглянутого питання і призначена для того, щоб пояснити, чим викликана розпорядження. У ній можуть бути перераховані факти, події, дана їхня оцінка. Нерідко в констатуючої частини дається переказ акту вищого органу, на виконання якого видається цей розпорядчий документ. У цьому разі зазначаються вид акта, його автор, повна назва (заголовок), номер та дата, тобто наводяться всі пошукові (посилальні) дані. Реєстрація розірвання не обов'язкова, вона може і строку, що немає необхідності давати роз'яснення.

Розділ 7. Індивідуальне завдання: «Формулювання місії підприємства»

Одним із головних завдань менеджменту є встановлення цілей, заради досягнення яких формується, функціонує і розвивається організація як цілісна система. Цільова функція починається з установлення загальної мети підприємства, що виражає причину його існування. У літературі вона нерідко позначається такими поняттями, як «політика», «філософія», «місія». У ній звичайно деталізується статус підприємства, декларуються принципи його роботи, заяви і дійсні наміри керівництва, дається визначення найважливіших характеристик організації.

Таблиця 7.1.

Основні складові елементи місії організації

Сфера діяльності підприємства	Пріоритетні цілі і обмеження	Ставлення до основних зацікавлених груп
· потреби, які планується задовольняти («що») · основні групи споживачів («для кого») · провідні технології та компетенції («як») · основні сфери конкуренції · позиція у галузевому ланцюжку цінностей · територіальне охоплення · історія створення/розвитку	· стратегічні наміри · провідні конкурентні переваги · ресурси · система цінностей власників і керівників · норми соціальної та етичної поведінки	· споживачі · постачальники · посередники · акціонери · кредитори · менеджери · співробітники · суспільство · держава · меншини

У якості індивідуального завдання було розроблено місію науково-виробничого підприємства

Місія ТОВ «Відродження»:

Сприяти розвиткові сільського господарства України шляхом створення, впровадження та популяризації нових конкурентоздатних, екологічно безпечних, енерго- та ресурсозберігаючих технологій та наукових розробок у сфері вирощування сільськогосподарської продукції.

Історія ТОВ «Відродження»

ТОВ «Відродження» створено у 2002 році за розпорядженням Бориспільської районної державної адміністрації під назвою товариство з обмеженою відповідальністю «Відродження».

Основними стратегічними намірами організації є:

- Лідерство на ринку сільськогосподарської продукції;

- Постійні інновації, як у сфері управління, так і характеру нових технологічних розробок в процесі вирощування сільськогосподарських культур, що пов'язано з переходом до ринкових умов господарювання;

- Забезпечити високу якість та конкурентоздатність випущеної продукції на світовому ринку;

Цінності:

· Ми вважаємо, що вирощена продукція має відповідати світовим стандартам для забезпечення нормальної життєдіяльності людини, впроваджувані технології мають бути екологічно безпечними;

· Висока професійність нашого персоналу;

· Сприяння самореалізації співробітників;

· Упровадження світових надбань та розробок, досвіду в галузі сільського господарства;

· Індивідуальний підхід до потреб споживачів продукції, добросовісне, своєчасне, якісне виконання замовлень, максимально спрощені процедури роботи з клієнтами;

l Ми поважаємо та цінимо своїх партнерів;

l Ми висуваємо жорсткі вимоги до якості своєї продукції, і вимагаємо того самого від постачальників. Адже якісна та конкурентоздатна продукція – наша спільна справа.

Ключові фактори успіху:

1. Чинники, які забезпечують вдалу діяльність фірми на ринку, її конкурентоздатність,успіх;

2. Дотримання «зелених стандартів» ЄС;

3. Дешевизна виробництва;

4. Широкий асортимент;

5. Робота напряму зі споживачами – і оптовими, і роздрібними.

Рушійні сили:

а) високий рівень конкуренції галузі у т.ч. за рахунок іноземних виробників через вступ до ВТО;

б) відсутність дієвої державної підтримки сільськогосподарської галузі;

в) сезонні коливання попиту;

г) кліматичні зміни;

д) відсутність легального ринку землі сільськогосподарського призначення.

Дата добавления: 2015-10-21