Глава 25. Групповые мероприятия: деловые встречи и т

ГРУППОВЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ: ДЕЛОВЫЕ ВСТРЕЧИ И Т. П.

В ходе деловых встреч каждый участник является в идеале и выступающим, и слушателем. Использование интеллект‑карт при организации деловых встреч увеличивает активность участников встречи, как на индивидуальном, так и коллективном уровне, результативность мероприятия.

Индивидуальное протоколирование [8] с помощью интеллект‑карт

Используя методы, изложенные в главах 14 и 24, индивидуальные участники могут протоколировать групповое мероприятие с помощью интеллект‑карт.

Центральным образом становится основная тема мероприятия (узкой деловой встречи или семинара), а главными ветвями – основные пункты повестки дня или программы. По мере развития событий вы имеете возможность дополнять интеллект‑карту идеями и информацией по своему усмотрению. Как один из вариантов – можно посвятить отдельную мини‑интеллект‑карту каждому выступлению. При условии, что все такие мини‑интеллект‑карты располагаются на одном и том же большеформатном листе бумаги, не представит трудности снабдить карту в целом необходимыми перекрестными ссылками по мере разработки той или иной общей темы.

Повторимся, что нет нужды беспокоиться по поводу того, что ваша интеллект‑карта выглядит хаотичной. Участки, на которых информация выглядит недостаточно организованной, характеризуют собой недостаточную слаженность в обмене информацией на определенных этапах мероприятия и всегда могут быть приведены в порядок позднее.

Интеллект‑карта была составлена леди Мэри Тови по ходу четырехчасового заседания исполнительного совета трастового благотворительного общества «Брейн траст черити». Центральный образ остроумно олицетворяет основную тему заседания, а сама интеллект‑карта эквивалентна восьми страницам стандартного протокола. Леди Мэри дополнила интеллект‑карту чрезвычайно ценной деталью, указав порядок рассадки участников встречи за столом, – тем самым чрезвычайно повысив мнемонические качества карты.

Интеллект‑карта на иллюстрации XVIII на цветной вклейке являет собой пример многоязыковой интеллект‑карты, составленной с использованием как японского, так и английского языков. Автор карты – старший служащий «Ай‑би‑эм Джапан»; карта содержит информацию о деловых встречах и ознакомительных поездках в ходе его трехдневной командировки в Барселону (Испания). Данная интеллект‑карта была использована ее автором как основа для отчетного доклада по возвращении в Японию.

Интеллект‑карта, составленная леди Мэри Тови в качестве протокола заседания Брейн траст черити

Групповое протоколирование с помощью интеллект‑карт

Наравне с составлением индивидуальных интеллект‑карт рекомендуется вести протокол мероприятия в виде генеральной интеллект‑карты, используя для этого площадь доски, экрана или флип‑чарта и разместив ее в месте, легко обозреваемом всеми участниками. Человек, обладающий соответствующими навыками, может выполнять функции группового писца и отмечать на карте всякий без исключения вклад в развитие встречи со стороны его участников.

Это позволяет избегнуть всем хорошо известной проблемы, когда заслуживающие внимания или даже блестящие идеи оказываются неотмеченными, ввиду того что традиционные методы организации групповых мероприятий и ведения протокола не всегда соответствуют реальным условиям информационного обмена в ходе мероприятия.

В коллективной интеллект‑карте могут уживаться одновременно и выходные продукты «мозговой атаки», и результаты традиционного, «спокойного» процесса планирования. В качестве примера можно вспомнить интеллект‑карту, составленную в ходе совещания с участием Раймонда Кина (международного гроссмейстера и кавалера ордена Британской империи 4‑й степени), Анетты Кин, Ванды Норт и Тони Бьюзена. На встрече рассматривался вопрос о превращении города Симпсонс‑ин‑зе‑Стрэнд в международный центр интеллектуальных видов спорта, об избрании его местом проведения всемирных чемпионатов по шашкам, всемирных чемпионатов по использованию ресурсов памяти, шахматных чемпионатов различного уровня, издания специальной литературы и главное – проведения Олимпийских игр по интеллектуальным видам спорта.

Подробному обсуждению были подвергнуты вопросы, касающиеся организации, финансирования и маркетинга. Результатом совещания стало учреждение шести новых состязаний по интеллектуальным видам спорта.

Особенно важным преимуществом использования интеллект‑карты при проведении групповых мероприятий является то, что она формирует ясную и объективную картину в отношении того, что имело место в ходе мероприятия. Исследования показывают, что на традиционных совещаниях, заседаниях и т. п. львиная доля внимания уделяется выступающим первыми и последними по порядку, выступающим, которые обладают громким голосом, выступающим с хорошими ораторскими качествами, а также выступающим, занимающим высокую должность. Интеллект‑карта позволяет навести порядок в ранжировании источников информации по истинной значимости, гарантирует должную степень объективности, при которой мнение каждого участника будет услышано, обеспечивая тем самым равное участие и стимулируя работу участников как единой команды.

Ведение групповых мероприятий с помощью интеллект‑карт

Интеллект‑карты находят полезное применение в качестве средства, помогающего председательствующему должным образом организовать работу в ходе группового мероприятия. Председательствующему требуется заранее оформить повестку мероприятия в виде базовой интеллект‑карты и использовать ее для решения целого ряда задач одновременно, как‑то: делать заметки, руководить обсуждением, отмечать ключевые моменты в ходе выступлений и прений, закладывая основу того, что позднее станет подробным протоколом мероприятия. Можно использовать цветовое кодирование для обозначения различных аспектов работы в ходе мероприятий, проблемные и заслуживающие особого внимания вопросы. Ведение группового мероприятия подобным образом можно сравнить с ролью капитана межзвездного корабля, умело ведущего его сквозь галактики идей.

Другой вариант подобного подхода предусматривает наличие лица, назначенного протоколистом‑майндмапером, занимающего место, например, рядом с председательствующим, позволяя последнему непосредственно участвовать в работе собрания и одновременно обеспечивая ему возможность видеть ход собрания со стороны.

Человеком, который использовал описанный выше подход особенно успешно, являлся Брюс Джонстоун. В одном из номеров журнала «Деньги» была помещена статья о Джонстоуне, в которой, в частности, рассматривался вопрос о том, каким образом ему удалось в течение последних десяти лет обеспечивать возглавляемому им фонду среднегодовой доход в размере 21 % и быть признанным в итоге «Лучшим инвестором Америки в сфере ценных бумаг». Предлагаем вашему вниманию небольшую выдержку из указанной статьи:

Некоторые книги на полках в его офисе дают понять, что он человек, решивший взять все от своего интеллекта: чего стоят, например, его «Брейн‑руководство» и «Научите себя думать». Одним из плодов его занятий по самосовершенствованию стала интеллект‑карта – диаграммная система ведения записей, позволяющая в компактной форме аккумулировать идеи, не выходя за пределы одной большеформатной страницы. На собраниях коллектива, проводимых каждые две недели с участием тридцати и более аналитиков и менеджеров, Джонстоун обычно сидит во главе стола и составляет диаграмму собрания, пока Питер Линч, мозговой центр фонда «Фиделити Магеллан» – лучшего быстрорастущего фонда страны, – отводит каждому выступающему строго три минуты, следя за временем по песочным часам. К примеру, на одном из таких собраний в прошлом ноябре Джонстоун делает на своей диаграмме ответвление зеленым фломастером и надписывает полученную линию следующим образом: «AT&T – возможно – сняты госограничения». Проведя новую ветвь, теперь уже фиолетовую, он пишет поверх нее: «Гибкий – подъем – ставок», а затем другую, которую помечает так: «Перевод Б.: покупать AT&T!». Чуть позднее, после того как закончилось собрание, Джонстоун купил 20 000 акций AT&T по цене 25 долларов. Через какие‑то две недели цена за одну акцию дошла до 27 долларов!

Преимущества интеллект‑карт для протоколирования и ведения групповых мероприятий

1. С их помощью достигается понимание каждым участником точки зрения других.

2. Вклад со стороны каждого участника помещается в единый контекст.

3. Включение вклада всех без исключения участников в состав интеллект‑карты повышает рабочий настрой, энтузиазм и сотрудничество среди участников.

4. Каждый участник получает в свое распоряжение исчерпывающий протокол мероприятия, что обеспечивает осознанность принимаемых решений и запоминание надолго и хода мероприятия, и принятых решений.

5. Использование интеллект‑карт – столь эффективного средства коммуникации – приводит к тому, что проводимые с их помощью групповые мероприятия занимают нередко в пять раз меньше времени, нежели проводимые традиционным образом.

6. Увеличивается вероятность достижения поставленных в ходе мероприятия целей.

Дата добавления: 2015-10-16