Документация по персоналу предприятия.

Документация по персоналу предприятия представляет собой внушительный массив документальной информации, по своей важности и значимости не отличающийся от видов документов, представленных выше. Документы по персоналу предприятия - это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.

При подготовке кадровой документации необходимо руководствоваться статьями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Важно подчеркнуть, что ТК РФ прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений, например, трудовой контракт заключается в письменной форме. При подготовке организационно - распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на эту систему документации - ГОСТ Р.6.30 - 2003. Рассмотрим более подробно основные виды документов по персоналу предприятия.

Первым и самым важным документом на стадии устройства потенциального работника на предприятие является заключение трудового договора или контракта.

- Трудовой контракт (договор) - соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством. ТК РФ употребляет термины "трудовой договор" и "контракт" как равнозначные понятия, синонимы.

Основные условия договора включают соглашения:

1. о работе по одной или нескольким специальностям;

2. квалификации;

3. месте работы;

4. сроке действия;

5. виде трудового договора;

6. об условиях оплаты труда.

Дополнительные условия могут касаться любых вопросов оплаты труда и социально - бытового обслуживания работника. Контракты заключаются на неопределенный срок; на определенный срок; на время выполнения определенной работы.

Срочные договоры заключаются в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы. Срочные договоры заключаются тогда, когда работа не имеет постоянного характера. Разновидностью срочных договоров являются договоры о временной и сезонной работе.

Основные условия, которые рекомендуется указывать в договорах:

1. место работы;

2. конкретная работа по профессии, должности;

3. дата начала работы и ее окончания;

4. оплата труда;

5. обязанности предприятия по охране труда.

Могут быть дополнительные условия сторон: испытательный срок, совмещение профессий, дополнительный отпуск, повышение квалификации и т.д.

Контракт составляется в 2 экземплярах (первый экземпляр в организации, второй - у работника), подписывается руководителем и работником, заверяется печатью организации. Трудовые контракты включаются в состав личных дел. Если личные дела не заводятся, то контракты формируются в отдельное дело по алфавиту. Трудовые контракты хранятся 75 лет, если отсутствует приказ по личному составу, или 5 лет после увольнения при наличии приказа по личному составу.

Следующим видом документа по персоналу предприятия является трудовая книжка.

- Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий стаж работы. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать её в отдел кадров. Поступающие на работу впервые, представляют документ о последнем занятии, уволенные из рядов ВС - военный билет.

В трудовые книжки вносятся следующие данные:

1. сведения о работнике;

2. сведения о работе;

3. сведения о награждениях и поощрениях;

4. сведения об открытиях, на которые выданы дипломы;

5. взыскания в трудовую книжку не вносятся.

Все записи вносятся в трудовую книжку после издания приказа. Если в трудовой книжке заполнены все страницы, то она дополняется вкладышем. Без самой трудовой книжки вкладыш не действителен. При утере трудовой книжки выдается дубликат. Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью "дубликат" в правом верхнем углу титульного листа. Изменения записей производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов со ссылкой на номер и дату этих документов. Ссылки на документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяются подписью руководителя, ставится печать организации или отдела кадров. Администрация предприятия обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении. В организациях ведется документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек.

Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу.

Документы рекомендуется включать в личное дело в следующей последовательности:

1. внутренняя опись документов дела;

2. дополнения к анкете;

3. заявление о приеме на работу;

4. анкета с фотокарточкой;

5. трудовой договор;

6. приказ о приеме на работу (копия);

7. документы об образовании (копии);

8. характеристики или рекомендательные письма.

Вначале в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно - биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы). Копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаются. На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Личное дело ведется в одном экземпляре, внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Заверительная надпись пишется только на листе - заверителе. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив. При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе (нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы), остальных работников – желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.

Все решения в организации по приему, перемещению, увольнению сотрудников и других действий, связанных непосредственно с деятельностью работников закрепляются в распорядительных документах. Поэтому следующая ветвь документов по персоналу предприятия это приказы по личному составу.

- Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы.
Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) поличному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях. Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников.
Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в организации. Приказами по личному составу документально оформляются:
-прием, перевод на другую работу, увольнение;
-изменение условий труда, присвоение разрядов, классности;
-установление размеров оплаты труда;

- предоставление отпусков

-командирование сотрудников

- наложение дисциплинарных взысканий и др.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по

основной деятельности организации. Кадровые приказы начинаются со слов:

принять, назначить, перевести, уволить, командировать, предоставить отпуск и т.д. По структуре приказы могут быть простыми и сложными.
Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу...», «О переводе на другую работу...», «О поощрении...». Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.
В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием, и увольнение и др.), заголовок отсутствует или дается в обобщенном виде («По личному составу»). В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов: сначала — назначение на должность, затем — перевод на другие должности, далее — освобождение от занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.
Приказы по личному составу должны быть оформлены в строгом соответствии с

ТК РФ.

• при приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда и условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком

(продолжительность).
• при увольнении – причина увольнения (конкретная статья ТК РФ);
• при предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, дата начала и окончания;
• при переводе на другую работу – вид перевода (если временный - продолжительность), новая должность и подразделение, причина перевода, изменение оплаты труда;
• при поощрении или дисциплинарном взыскании – причина и вид поощрения или взыскания;
• при командировании – дата, продолжительность и цель командировки, наименование организации командирования.
Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.
Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается прописными буквами), имени и отчества (печатаются полностью строчными буквами), в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса. В приказе по личному составу обязательна запись: «С приказом ознакомлен, подпись, расшифровка подписи, дата». Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие - заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.

- Документы по адаптации, мотивации, тренингу и контроллингу персонала представляют собой самостоятельные, но вместе с тем тесно связанные компоненты деятельности по управлению персоналом. Они представлены такими видами, как программа; план становления в должности; отзыв о прохождении испытательного срока; программа и план тренинга; протокол заседания аттестационной комиссии; аттестационный лист; аттестационная характеристика).

1. Адаптация - процесс приспособления к изменяющимся условиям внешней среды. Функциональное назначение адаптации заключается в создании оптимальных условий для привыкания работников к новой для них социально-профессиональной среде. К основным документам адаптации персонала относятся:

а) программа адаптации

б) план становления в должности

в) отзыв о прохождении работником испытательного срока

2. Мотивация - побуждение к действию; динамический процесс психофизиологического плана, управляющий поведением человека, определяющий его направленность, организованность, активность и устойчивость; способность человека деятельно удовлетворять свои потребности.

Функциональное назначение в мотивации состоит в разработке и реализации мер, направленных на побуждение работников к эффективному, добросовестному, инициативному труду. К основным документам мотивации персонала относятся:

а) приказ о поощрении работника

б) приказ о наказании работника

в) приказ о снятии с работника дисциплинарного взыскания

3. Тренинг – форма активного обучения, направленная на развитие знаний, умений и навыков и социальных установок. Тренинг достаточно часто используется, если желаемый результат — это не только получение новой информации, но и применение полученных знаний на практике.

В свою очередь функциональное назначение тренинга заключается в создании наилучших условий для профессионального обучения работников исходя из потребностей предприятия и с учетом перспективного служебно-должностного предназначения каждого из них. К основным документам тренинга относят:

а) план тренинга персонала

б) приказ об организации тренинга персонала

в) расписание занятий

4. Контроллинг – это совокупность методов стратегического управления, планирования, учёта, анализа и контроля, направленного на достижение целей.

Его функциональное назначение – это выявление, учет, оценка и сравнение результатов деятельности работников предприятия. Основные документы по контроллингу персонала это:

а) протокол заседания аттестационной комиссии

б) аттестационный лист

в) характеристика (аттестация)

Заключение:

Подводя итоги ко всем выше перечисленным главам, параграфам, пунктам, можно сделать вывод о том, что документационный мир огромен, его массивы и разнообразие поражают своей объемностью. Для нормального, эффективного функционирования системы управления персоналом необходима организационно-распорядительная документация. Без закрепления информации на материальном носителе, все решения, цели, задачи, планы, программы и многое другое не имело бы силы и носило условный характер. Документация собирает организацию и ее персонал в единое целое. Персонал – неотъемлемая часть любого учреждения, как персонал не может существовать без организации, так и организация бессмысленна без персонала. Отношения между ними закрепляются документально и существуют в этой форме от начала поступления работника в компанию и вплоть до его увольнения. И даже при этом такой вид документа как, например, личное дело сотрудника хранится в учреждении 75 лет. В любой современной эффективно развивающейся организации, руководитель должен четко понимать важность документирования управления персоналом и прогнозировать развитие компании дальше, в том числе через мотивацию персонала и контроль за ним. Помимо этого руководитель должен следить и постоянно расширять документационную сферу своего предприятия, так как документы обновляются, корректируются, принимают унифицированную форму, создаются новые бланки документов. В настоящее время процесс документирования управления персоналом имеет много недочетов и образующихся вместе с этим проблем, поэтому только через грамотное управление организацией, создание действенной системы, правильное структурирование документационной информации, может вывести компанию на совершенно иной уровень развития.

Список литературы:

1. Рогожин, М.Ю. Справочник кадровика [Текст]: практ.пособие/М.Ю.Рогожин; Директ-Медиа.-М.-Берлин, 2014.-399с.

2. Рогожин, М.Ю. Организация управления персоналом предприятия [Текст]: учебно-практ.пособие/М.Ю.Рогожин; Директ-Медиа.-М.-Берлин, 2014.-223с.

3. Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления [Текст]: учебно-практ. пособие/М.Ю.Рогожин; Директ-Медиа.-М.-Берлин, 2014.-384с.

4. Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство): краткий курс [Текст]/В.А.Спивак;Питер.-2-е изд.-Спб.,2010.-256с.

5. Монди Уэйн Р. Управление персоналом [Текст]/ Р.Монди Уэйн, М. Роберт Ноу, Р. Шейн Премо; пер. с англ.под ред.И.В. Андреевой, С.В. Кошелевой; Издательский дом «Нева».-Спб.,2010.-610с.

6. Кафидов, В.В. Управление персоналом [Текст]: учебное пособие/В.В. Кафидов; Питер.-Спб.,2013.-240с.

7. Потемкин, В.К. Управление персоналом [Текст]: учебник для вузов/В.К. Потемкин; Питер.-Спб.,2010-432с.

8. Крымов, А.А. Управление персоналом на 100%: как стать эффективным HR- директором [Текст]/А.А.Крымов;Питер.-Спб.,2010.-240с.

9. Маслова, В.М. Управление персоналом предприяти [Текст]: учебное пособие /В.М. Маслова; Юнити Дана.-М.,2012-222с.

10. Базаров, Т.Ю. Управление персоналом [Текст]: учебник для вузов/Т.Ю. Базаров, Б.Л. Еремена; Юнити Дана.-М.,2012-563с.

11. Ларионов Г.В. Организационное поведение в экономике наукоемких производств [Текст]: учебное пособие/Г.В.Ларионов; Библио-Глобус.-М.,2013-104с.

12. Бакирова, Г.Х. Психология развития и мотивации персонала [Текст]: учебное пособие/Г.Х. Бакирова; Юнити Дана.-М.,2012-439с.

13. Козлов, В.В. Руководитель в системе управления [Текст]:учебное пособие/В.В. Козлов, М.Н. Кулапов, И.А. Калинина; Палеотип.-М.,2012-164с.

Дата добавления: 2015-10-16