Организационно-правовая документация предприятия.

В организационно-правовую документацию предприятия входят документы:

- Устав предприятия (положение предприятия) – это один из учредительных документов юридического лица, определяющий порядок и условия работы и функционирования предприятия. В уставе также содержаться различные сведения, о порядке и наименовании, а также отражена сущность организационно-правовой формы данного предприятия. Каждое предприятие ставит перед собой цели, задачи. Так и в уставе должны отражаться все сведения о целях, задачах, о том, что хочет производить фирма, в какие сроки, для кого, какой вид продукции. Устав предприятия также хранит информацию о кадрах и главе предприятия. Записывается порядок назначения на должность в том или ином подразделении, затем производиться запись о его зачислении с упоминанием о трудовом договоре. Работники предприятия вправе узнать из устава, как именуется подразделение или само предприятие, кто является директором или главой, кто является инвестором, каковы размеры уставных фондов, каковы источники и правила его формирования, а также в какие направления уходят средства, поступившие на предприятие в качестве прибыли.

Оформление устава организации проходит поэтапно:

1. Готовый устав прошивается и пронумеровывается, причем нумерация начинается со второй страницы (титульный лист не должен содержать номера страницы, но считается он как первый).

2. На месте сшивки пишется, сколько прошито и пронумеровано листов, учредитель расписывается и подпись расшифровывается.

3. Устав готовится в двух экземплярах. Оба оригинала отдаются в регистрирующий орган, а после регистрации выдается один из них лицу, получающему документы, с отметкой о заверении в налоговой службе.

Те же правила оформления действуют и при изменении устава уже в ходе деятельности, если меняется весь устав, а не вносятся изменения одним листом.

Следующим видом организационно-правовой документации предприятия является коллективный договор.

- Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Коллективный договор на предприятии заключают работодатель и профсоюз работников или полномочные представители работников, если работники не объединились в профсоюз. Содержание и структура коллективного договора определяется сторонами коллективных переговоров. В коллективный договор могут включаться взаимные обязательства сторон по следующим вопросам: формы, системы и размеры оплаты труда, денежные вознаграждения, пособия, компенсация, доплаты; механизм регулирования оплаты труда исходя из роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определённых коллективным договором; занятость, переобучение, условия высвобождения работников; продолжительность рабочего времени и времени отдыха, отпусков; улучшение условий и охраны труда молодёжи, женщин и других работников; добровольное и обязательное медицинское страхование; экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве; льготы для работников, совмещающих работу с обучением; контроль за выполнением коллективного договора; ответственность сторон, социальное партнёрство, обеспечение условий функционирования профсоюзов, иных уполномоченных работниками исполнительных органов; отказ от забастовок по условиям, включённым в данный коллективный договор, при своевременном и полном их выполнении. Коллективный договор заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором (ч. 1 ст. 43 ТК РФ). При этом стороны могут продлевать действие коллективного договора на срок не более трех лет (ч. 2 ст. 43 ТК РФ).

Подписанный коллективный договор с приложениями в семидневный срок работодатель направляет в соответствующий орган по труду по местонахождению организации для уведомительной регистрации. Коллективный договор сохраняет свое действие в следующих случаях:
– при изменении наименования организации, расторжении трудового договора с руководителем;
– при реорганизации (слиянии, присоединении, разделении, выделении, преобразовании) – в течение всего срока ее проведения;
– при ликвидации организации – в течение всего срока проведения ликвидации.

Действие коллективного договора распространяется на всех сотрудников организации. При приеме каждого нового сотрудника работодатель должен ознакомить его с заключенным коллективным договором. Коллективный договор может быть изменен и дополнен. При этом применяется тот же порядок, что при его заключении, либо порядок, установленный коллективным договором. Контроль за исполнением обязательств, прописанных в коллективном договоре, осуществляют сотрудники, работодатель, их представители и соответствующие органы по труду. Стороны обязаны предоставлять друг другу, а также соответствующим органам по труду информацию, необходимую для контроля, не позднее одного месяца со дня получения соответствующего запроса.

- Правила внутреннего трудового распорядка.

Одним из документов, регламентирующих трудовые отношения у работодателя (в соответствии с законодательством), являются правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Например, с помощью правил в организации определяют трудовой режим, внутренний распорядок работы, порядок применения к работникам мер поощрений и взысканий, устанавливают права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, а также прочие условия труда. ПВТР разрабатываются и составляются организацией самостоятельно (исходя из специфики работы) кадровой или юридической службой предприятия и могут являться приложением к коллективному договору. Существует нормативная база, помогающая в разработке ПВТР. Поскольку данный документ относится к организационно-распорядительным - его оформление регламентируется требованиями, установленными ГОСТ Р 6.30-2003.
Обычно, титульный лист к правилам внутреннего распорядка не оформляется. Первый лист правил должен содержать заголовочную часть с изображением логотипа, полного наименования организации (в некоторых случаях допускается указание сокращенного наименования, если оно закреплено в уставе), а также названия документа - заглавными прописными буквами. Если разработанные правила трудового распорядка являются приложением к коллективному договору, то вверху делается соответствующая отметка.
В правом верхнем углу оформляется гриф утверждения правил. Например, УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Ф.И.О. Дата.
Датой составления правил является, дата их утверждения. Разработанный свод правил обязательно должен пройти стадию согласования с другими отделами организации, а также с представителями профсоюзного комитета и только после

этого утверждены руководителем.

С утвержденным распорядком необходимо ознакомить всех сотрудников под расписку. Таким образом, ПВТР организации должны быть вывешены на видном месте и доступны для прочтения в любое время.
Содержание ПВТР обычно разрабатывается на основе документов, регулирующих деятельность предприятия в области управления кадровыми ресурсами, а также типовых (примерных) правил.

Рекомендуемая структура документа:

1. Общие положения - цель правил и их применение, на кого распространяются, в каких случаях пересматриваются и другая общая информация.

2. Порядок приема и увольнения сотрудников - описание процедуры оформления приема и увольнения работников, действия организации при переводе сотрудника на другую работу, условия и продолжительность испытательного срока, перечень необходимых документов.

3. Основные права и обязанности сотрудников (на основании статьи 21 ТК РФ).

4. Основные права и обязанности работодателя (на основании статьи 22 ТК РФ).

5. Рабочее время - время начала и окончания рабочего дня (смены), продолжительность рабочего дня (смены) и рабочей недели, число смен в сутки; перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, если такие имеются; место и сроки выдачи заработной платы.

6. Время отдыха - время обеденного перерыва и его продолжительность; специальные перерывы для определенных категорий работников (например, грузчиков, дворников, строителей, работающих в холодное время года на открытом воздухе), а также перечень работ, на которых они заняты; выходные дни (если организация работает по пятидневной рабочей неделе, то в правилах следует указать, какой день, кроме воскресенья, будет выходным); продолжительность и основания предоставления дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков.

7. Поощрения сотрудников - порядок применения мер морального и материального поощрения.

8. Ответственность сотрудников за нарушение дисциплины - описание порядка применения мер дисциплинарной ответственности, снятия дисциплинарных взысканий, виды взысканий и конкретные нарушения трудовой дисциплины, которые могут повлечь за собой наказание.

9. Заключительные положения - включает в себя пункты об обязательном исполнении правил и порядке рассмотрения споров по поводу трудовых отношений.

ПВТР могут также включать и другие разделы, например "Конфиденциальная информация", "Пропускной и внутриобъектный режим".

- Положение о персонале предприятия.

Положение о персонале – программный документ, устанавливающий принципы трудовых взаимоотношений, способы организации труда в компании, основные права и обязанности компании и ее персонала. При этом в Положении о персонале не только перечисляются принципы корпоративной культуры, но и указываются механизмы приведения их в действие – взаимные права и обязанности персонала и руководства, ответственность организации перед персоналом, и наоборот. Таким образом, Положение о персонале – это документ, в котором формулируется социально-трудовая идеология организации в отношении своего персонала и закладываются основы корпоративной культуры. Сами механизмы реализации норм Положения о персонале указываются либо в дополнительных локальных актах, либо в конкретных планах, в которых расписываются комплекс мероприятий и сроки их проведения. Положение о персонале, как правило, разрабатывается руководством компании, а нанимаемому персоналу предлагается принять и соблюдать его условия.

Этапы разработки Положения о персонале:

1.Создание комиссии по разработке Положения. Поскольку данное положение является одним из основных локальных нормативных документом, при разработке и согласовании отдельных его пунктов необходимо участие руководителей структурных подразделений. Кроме того, к работе подключаются различные профильные специалисты отдела оплаты труда, отдела кадров, юридического отдела. Возглавляет комиссию, как правило, директор по персоналу.

2.Определение субъектов, на которых распространяет свое действие Положение о персонале. По общему правилу, персоналом признаются лица, состоящие с компанией в трудовых отношениях. Положение о персонале не распространяется на лиц, оказывающих услуги по гражданско-правовым договорам. Другим субъектом является работодатель. Чаще всего по традиции его обозначают понятием «администрация». Вместо «администрации» можно использовать термин «руководство».

3.Формулирование основных принципов и правил взаимоотношений персонала и компании. В регулировании социально-трудовых отношений основными принципами являются:

· соблюдение норм законодательства;

· равноправие сторон;

· добровольность принятия обязательств;

· недопущение принудительного или обязательного труда и дискриминации в сфере труда;

· стабильность трудовых отношений.

4.Согласование и подписание документа. Положение обязательно содержит визы согласования членов комиссии, ответственной за разработку положения. Положение подписывает руководитель комиссии и утверждает руководитель компании. Если в компании действует профсоюзная организация или существует иной представительный орган сотрудников, то Положение о персонале необходимо согласовать с ними в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ.

5.Персонал компании должен быть ознакомлен с Положением о персонале под расписку. Вновь принимаемых сотрудников знакомят с Положением под расписку при подписании трудового договора.

Положение о персонале представляет собой концепцию взаимоотношений персонала и компании. Подробные же механизмы реализации положения прописываются в отдельных положениях к базовому документу, таких как Кодекс деловой этики, Положение об обучении персонала, Положение о материальном и моральном стимулировании и др.

- штатное расписание предприятия.

Штатное расписание — нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности. В качестве бланка штатного расписания применяют унифицированную форму № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1. Форма штатного расписания заполняется сотрудником кадровой службы, экономистом по труду либо бухгалтером. Штатное расписание составляется на конкретную дату, утверждается обычно на 1 января ежегодно и вводится в действие приказом руководителя организации; по мере необходимости в него могут вноситься изменения. Но переутверждение штатного расписания на предстоящий год не обязательно, если в него вносились незначительные изменения (в этом случае оформляется перечень изменений) или они вовсе не вносились. Следует помнить, что унифицированные формы нельзя сокращать (все реквизиты форм должны оставаться без изменений), но в них можно вносить дополнения. Если какой - то раздел унифицированной формы не нужен (например, в организации нет такого понятия, как "надбавка"), соответствующая колонка формы может быть сужена и просто не заполняется. Порядок расположения структурных подразделений и должностей в них определяется руководителем организации.
В каждое структурное подразделение должны включаться штатные должности по всем категориям персонала с указанием специальности, начиная с высшего и

заканчивая младшим звеном. Общее количество штатных единиц по штатному расписанию должно соответствовать расчетной численности по фонду заработной платы, предусмотренной в смете.
Наименования структурных подразделений и должностей в них пишутся в именительном падеже в соответствии с перечнями должностей служащих и рабочих профессий, утвержденными в квалификационных справочниках.
Особое внимание надо обратить на соответствие этих названия для работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда, т.е. льготная категория при оформлении пенсии.
В штатном расписании проставляется итоговая численность штатных единиц.
В графе 4 "Количество штатных единиц": по должностям, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, указывается в соответствующих долях – 0,25; 0,5; 0,75 (процентная ставка).
Основное назначение штатного расписания состоит в том, чтобы в случае увольнения какого-либо работника по пункту 2 статьи 81 ТК РФ (сокращение численности или штата работников) иметь возможность доказать в суде, что у организации не было возможности трудоустроить этого работника и что его увольнение было законным, то есть не была нарушена норма о преимущественном праве на оставление на работе.
В случае возникновения трудового спора первым делом будут истребовано штатное расписание. Если оно было не заранее и неграмотно составлено, а в спешке и специально для суда, то выиграть такой спор ответчику - работодателю будет очень сложно.

2.2. Организационно-правовая документация службы персонала.

Основополагающим документом в организационно-распорядительной документации службы персонала является политика управления персоналом.

- Политика управления персоналом предприятия – это принятая на определенное время система идей и взглядов на характер и общее содержание управление персоналом как специфический вид управленческой деятельности его цели и задачи, а также на методы и средства их решения. Разработка политики предприятия в области управления персоналом осуществляется на основе соответствующей концепции и с учетом положений единой политики развития предприятия. Реализация политики управления персоналом осуществляется в несколько этапов, общее содержание, последовательность и продолжительность которых отражаются в документе. При этом содержание каждого этапа зависит от решения определенной задачи в области управления персоналом, а его продолжительность – со сложностью этой задачи и наличием у предприятия соответствующих ресурсов: организационных, финансовых и др. С учетом последнего обстоятельства руководством предприятия производится окончательный выбор ключевых методов и средств достижения (решения) цели и задач в области управления персоналом. Руководитель вправе отказаться от применения тех или иных методов и средств, в пользу других методов и средств на его взгляд более эффективных и новых. Примерная структура политики управления персоналом строится следующим образом:

1. Общие положения. Взаимосвязь политики с ключевыми положениями миссии предприятия, концепции предприятия в области управления персоналом и единой политики развития предприятия на предстоящий период.

2. Взгляды руководства на управление персоналом предприятия в предстоящий период, приоритеты предприятия в указанной области.

3. Цель политики управления персоналом предприятия основные этапы, методы и средства ее реализации.

4. Задачи политики в области рекрутинга персонала, методы и средства их решения.

5. Задачи политики в области адаптации персонала, методы и средства их решения.

6. Задачи политики в области мотивации персонала, методы и средства их решения.

7. Задачи политики в области тренинга персонала, методы и средства их решения.

8. Задачи политики в области контроллинга персонала, методы и средства их решения.

9. Задачи политики в области ротации персонала, методы и средства их решения.

10. Совершенствование методов и средств управления персоналом.

11. Оптимизация и повышение эффективности системы управления персоналом предприятия

12. Заключительные положения.

Не менее важным документом является и инструкция об организации управления персоналом

- Инструкция об организации управления персоналом – это документ, устанавливающий единый порядок осуществления деятельности по управлению персоналом и применения положений нормативно-правовых актов по вопросам организации управления персоналом соответствующими структурными подразделениями предприятия. Функциональное назначение документа состоит:

а) в установлении единого порядка действий структурных подразделений (должностных лиц) в наиболее типичных управленческих ситуациях, возникающих в процессе управления персоналом.

б) установлении единого порядка применения структурными подразделениями (должностными лицами) положений нормативно-правовых актов по вопросам организации управления персоналом.

Содержание инструкции об организации управления персоналом формулируется таким образом, чтобы в краткой, ясной, но в то же время полной форме довести до сведения структурных подразделений (должностных лиц) предприятия информации о порядке осуществления указанной деятельности исходя из положений нормативно-правовых актов по вопросам организации управления персоналом и с учетом особенностей функционирования предприятия.

Оформление документа предполагает наличие следующих реквизитов:

-эмблемы предприятия

- кода формы документа

- наименование предприятия

- наименование вида документа

-даты документа

- регистрационного номера документа

- места составления (издания документа)

- грифа утверждения документа

-заголовка к тексту

- текста документа

- подписи

- отметки о наличии приложения

- отметки об исполнителе

Общая организация повседневной деятельности службы персонала и входящих в нее структурных подразделений регламентируется особыми документами – положениями.

- Положение о службе персонала предприятия – это документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции службы, утверждаемый руководителем предприятия. Общий порядок разработки положения о службе персонала предприятия, включая требования к его содержанию, оформлению и структуре, определен типовой инструкцией по делопроизводству, Методическими рекомендациями по унификации текстов управленческих документов, а также ГОСТ Р 6.30-2003.

Содержание положения о службе персонала предприятия излагается в последовательности от «главного к второстепенному». Центральное место в содержании документа отводится вопросам статуса службы персонала в интегрированной системе управления предприятия, раскрытию основных направлений ее деятельности, общей организации руководства службой. Текст содержания документа излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Заголовок к тексту положения формулируется в предложном падеже. Структура положения о персонале предприятия включает следующие основные разделы:

Раздел 1: Общие положения.

Раздел 2: Задачи службы

Раздел 3: Функции службы

Раздел 4: Права службы

Раздел 5: Ответственность службы

Раздел 6: Взаимоотношения службы

Положение о структурном подразделении является локальным нормативным актом организации, который определяет порядок создания подразделения, правовое и административное положение подразделения в структуре организации, задачи и функции подразделения, его права и взаимоотношения с другими подразделениями организации, ответственность подразделения в целом и его руководителя.
Поскольку требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки законодательством не установлены, каждое предприятие самостоятельно решает, какие вопросы организации деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах.
Структурное подразделение представляет собой официально выделенный орган управления определенным участком деятельности организации с самостоятельными задачами, функциями и ответственностью за их выполнение. Подразделение может быть как обособленным (филиал, представительство), так и не обладающим полными признаками организации (внутренним). Как следует из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (с изм. на 12.11.2003), разработкой положений о структурных подразделениях должен заниматься отдел организации и оплаты труда. Поскольку такое подразделение создается далеко не в каждой организации, то обычно эта работа поручается либо службе персонала, которая чаще всего является инициатором введения положений, либо кадровой службе (отделу кадров). К совместной работе может также подключаться юридический или правовой отдел.
В отдельных организациях принято, что каждое структурное подразделение самостоятельно разрабатывает для себя положение. Вряд ли такую практику можно назвать правильной, особенно, если компания не выработала единые правила и требования к этим локальным нормативным актам.
Общее руководство работами по составлению положений о структурных подразделениях, как правило, осуществляет заместитель руководителя организации (по персоналу, по административным и иным вопросам).

- должностные инструкции работников службы персонала.

Должностная инструкция – документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица предприятия и устанавливающий порядок применения указанными лицами (работниками) положения законодательных и иных нормативных актов в процессе осуществления ими повседневной деятельности. Должная инструкция, например, начальника службы персонала утверждается руководителем предприятия, а должностные инструкции других работников службы – начальником службы персонала предприятия. Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в родительном падеже. Текст должностной инструкции печатается на общем бланке предприятия от третьего лица единственного или множественного числа. Текст должностной инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь название и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Содержание документа формулируется таким образом, чтобы ясно, точно и кратко осветить ключевые вопросы деятельности работника – его функции, полномочия, ответственность, взаимоотношения и т.п.

Для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов. Она должна содержать наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения. Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под расписку, которую располагают на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает слова "С инструкцией ознакомлен (на)", личную подпись работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления.

Дата добавления: 2015-10-16