По информационному обеспечению

Управленческая и финансовая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов, для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений, как бухгалтерских, так и управленческих.

Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов передачи.

Управленческие информационные системы последовательно реализуют принципы единства информационного процесса, информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации.

В производственно-хозяйственном подразделении предприятия обеспечивается обобщение информации “снизу вверх”, а также, конкретизация информации “сверху вниз”.

Информационный процесс, направленный на получение научно-технической, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации, в информационных системах унифицирован и базируется на электронно-вычислительной технике.

Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации. Информационное обеспечение предполагает: распространение информации, т.е. предоставление пользователям информации, необходимой для решения научно-производственных задач; создание наиболее благоприятных условий для распространения информации, т.е. проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечивающих ее эффективное распространение.

Информация и, особенно, ее автоматизированная обработка, является важным фактором повышения эффективности производства.

Важную роль в исполнении информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи, систематизированное хранение информации и выдача ее в требуемой форме, производство новой числовой и иной информации.

Информационное обеспечение – это совокупность единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации, унифицированной системы документации и информационной базы.

В состав информационного обеспечения включаются два комплекса: компоненты внемашинного информационного обеспечения (классификаторы технико-экономической информации и документы) и внутримашинного информационного обеспечения (макеты/экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, структура информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных).

В результате решения задачи рассчитываются результатные показатели, которые требуется выдать на материальный носитель в виде, удобном для пользователя. Так как результатный документ используется для осуществления процессов управления, он должен отвечать следующим требованиям:

· Полнота информации;

·Своевременность предоставления информации управленческому персоналу;

· Достоверность предоставляемой информации;

· Хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов);

· Отсутствие показателей, рассчитываемых вручную;

Построение результатных документов должно выполняться в следующей последовательности.

1. Определение полного реквизитного состава документа;

2.Классификация реквизитов-признаков: на справочные и группировочные; реквизитов-оснований – на первичные и результатные, а результатных оснований – по степеням итогов;

3. Выбор формы документа;

4.Размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности.

При проектировании остальных документов должны быть учтены следующие требования: данные, отражаемые в отчетах должны быть достаточными для целей управления; данные должны быть достоверными и понятными пользователю: хорошая читаемость, логичность построения форм.

Разработка и использование унифицированных форм документов не решают всех проблем, связанных с увеличением эффективности обработки данных, хранящихся в этих документах, необходимых для принятия своевременных управленческих решений. Для этой цели служат электронные формы документов.

Электронная форма документа – это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора.

Проектирование форм электронных документов включает в себя следующие этапы:

1. Создание структуры электронного документа.

2. Определение содержания формы электронного документа, т.е. выбор способов, которыми будут заполняться поля. Поля могут быть заполнены вручную или посредством выбора значений из какого-либо списка, меню, базы данных.

При построении структур макетов для первичных документов с оперативной информацией используем комбинированную форму документа, максимально приближенную к той, которая была использована для построения самого документа. Расположение полей - в соответствии с логической структурой документа и файлами с оперативной информацией, сокращающими трудоемкость операции загрузки информации в информационную базу.

В основе выбора формы макета лежат принципы минимальной трудоемкости и стоимости ввода информации в ЭВМ, максимальной степени читабельности результатной информации, выводимой на экран, и максимальной надежности и достоверности выполнения этих операций.

Дата добавления: 2015-10-21