Подходы к автоматизации офисов. Понятие документа, документопотока, делопроизводства

В качестве задач автоматизации офиса часто выделяют задачи, общие для офисов всех видов, т.е. задачи, связанные с «переработкой» документов. К подобным задачам относятся: редактирование (набор, проверка, оформление), печать документов, контроль их прохождения (маршрутизация, мониторинг), контроль исполнения поручений и т.п.

Как уже отмечалось, разнообразия офисов велико (канцелярии, бюро, редакции и т.д.). Исходя из этого, отсутствует понятие «офисная информационная система» (т.к. это теряет смысл). Совершенно очевидно, что офисная информационная система (ИС) заводоуправления будет иметь мало общего с офисной ИС министерства иностранных дел или издательского дома. Поэтому такие ИС сложно рассматривать в качестве объектов, составляющих один конструктивно определяемый класс систем.

Если же общим для таких ИС является поддержка документооборота, то именно о ней и о других средствах поддержки рутинных операций с документами нужно говорить как о самостоятельном классе функций и соответствующих средствах автоматизации офиса. Однако, часто оказывается, что в современных информационных системах предприятий «офисного типа» сама поддержка документооборота может радикально трансформироваться, чуть ли не исчезнуть совсем.

В настоящее время в связи со значительным ростом информационных потоков все большее значение уделяется системам автоматизации документооборота организаций и учреждений. Для того, чтобы эффективно управлять деятельностью любого предприятия, фирмы, организации, все имеющие место там информационные потоки должны управляться и отслеживаться. Известно, что фиксирует и регламентирует деятельность на предприятии документ. Понятие структуры информационного обмена является основой документопотока. Документопоток лежит в основе делопроизводства. Делопроизводством конкретной организации принято называть деятельность по организации прохождения документов внутри данной организации.

Рассмотрим задачи автоматизации бизнес-процессов офисов и рассмотрим вопросы построения документооборота.

Основными задачами автоматизации документооборота и систем доставки информации являются следующие:

 интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;

 ликвидация бумажного потока, автоматизация рутинных операций;

 автоматизация процесса прохождения документов внутри предприятия и за его пределами;

 формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов);

 планирование и управление ресурсами;

 автоматизация административно-управленческих функций (оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль за их выполнением);

 организация и контроль деятельности персонала, учет и планирование рабочего времени;

 обеспечение оперативного обмена официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и т.п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия;

 обеспечение рассылки и приема документов через внешние системы (Internet, Telex, Fax, почтовые системы);

 формирование и накопление базы данных электронных документов любых типов с возможностями многокритериального поиска как по содержимому документов (включая графические), так и по сложным логическим условиям.

Современные системы автоматизации документооборота поддерживают единую интегрированную) технологию обработки информации, которая содержит следующие компоненты:

 многопользовательские СУБД;

 средства подготовки документов (текстовых, графических, мультимедийных) в виде отчетов, таблиц, схем, форм, бланков;

 локальные сети;

 средства внешних коммуникаций – электронная почта, факс;

 средства системного администрирования – определение программно-аппаратной конфигурации, задание прав доступа к системе и ее отдельным компонентам, контроль версий и прав доступа, оповещение о нарушениях;

 средства макропрограммирования, обеспечивающие расширяемость и настраиваемость систем на конкретные требования и возможности заказчика.

Очевидно, что распределенная обработка информации предполагает наличие коммуникационной среды, обеспечивающей необходимые транзакции, множественный доступ к общим информационным ресурсам.

К коммуникационной системе, выполняющей функции доставки информации, предъявляются следующие требования:

 надежность доставки (исключение возможности потери документов);

 повышенные вероятностно-временные характеристики;

 достоверность передаваемых документов;

 конфиденциальность документов;

 контроль доставки сообщений и регистрация трафика;

 возможность доступа к внешним телематическим услугам для передачи и приема информации из внешних систем;

 отказоустойчивость системы (резервирование ресурсов).

Существуют различные системы документооборота, выполняющие в той или иной мере перечисленные функции. При выборе системы необходимо руководствоваться как экономическими, так и техническими критериями. Большое значение имеет преемственность существующих технологий, а также возможность дальнейшего развития и совершенствования системы на основе единой базы. Также существенное значение имеет вопрос менеджмента и администрирования системы.

Дата добавления: 2015-09-05