Дата и сумма оплаты.

6. Должность, Ф.И.О. ответственного сотрудника, его личная подпись и печать организации (индивидуального предпринимателя).

Подчеркнем: во внимание берите лишь те бланки строгой отчетности, которые изготовлены типографским способом. То есть на документе должны быть серия и шестизначный номер — их присвоят в типографии. А документы, пронумерованные вручную (при помощи штампа или авторучки), к учету не принимайте. Налоговики считают их недействительными и снимают расходы.

А вот каких-то особых отметок, например о госрегистрации БСО, на бланках быть не должно. Это подтвердили и в Минфине России, выпустив письмо от 29 января 2013 г. № 03-01-15/1-14.

Определите, совпадает ли дата оплаты товаров или услуг с рабочим временем подотчетника

Предположим, вы нашли все обязательные сведения в документе, подтверждающем оплату. Теперь внимательно посмотрите на дату покупки. Она должна попадать в тот промежуток времени, когда ваш подотчетник исполнял свои трудовые функции. Проще говоря, проверьте, чтобы дата чека или БСО совпадала с рабочими днями (командировкой) сотрудника.

Понятно, что редко какой налоговый инспектор будет сверять чеки с табелем учета рабочего времени и производственным календарем. И нет ничего страшного в том, что у вас будет пара-тройка чеков, датированных субботним днем.

Но если подотчетник постоянно приносит первичку «выходного дня», то лучше эту практику прекратить. А то еще ревизоры заподозрят, что ваш сотрудник ходит на работу в выходные дни вопреки графику. В итоге доначислят зарплату, а вместе с ней потребуют уплатить недоимку по НДФЛ и страховым взносам.

К счастью, время покупки налоговиков не волнует. Даже если в чеке оно указано неверно. Главное, чтобы дата была правильной (письмо ФНС России от 6 мая 2013 г. № АС-4-2/8265).

Проверьте, чтобы в чеке был конкретный перечень приобретений

Как вы знаете, расходы необходимо не только подтвердить документально, но еще и обосновать с экономической точки зрения. Таковы правила пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. То есть все ваши затраты должны быть направлены на получение материальной выгоды в будущем.

Поэтому очень важно, чтобы в документе было четко прописано, за что именно ваш сотрудник заплатил деньги компании. Такие сведения не поместились в чек или бланк? Тогда обязательно надо приложить к документу расшифровку приобретенных товаров или услуг. Например, в виде накладной, акта выполненных работ, товарного чека или квитанции.

Посмотрите также, все ли позиции первички действительно принесут доход вашей компании в будущем.

Допустим, подотчетник принес вам документ, часть покупок по которому сложно отнести к производственно необходимым. К примеру, в чеке значатся суммы, истраченные на бензин, мороженое и воду. Просто работник забыл попросить продавца, чтобы тот пробил сладости и прохладительные напитки отдельным чеком. Или же перед вами квитанция из гостиницы, а в ней значится не только стоимость проживания, но еще и завтрак отдельной строкой.

В таких случаях в расходы включите только те суммы, которые были истрачены на нужды именно компании. А личные покупки сотрудников во внимание не берите. Это касается и стоимости завтраков — их не учитывайте, ведь на подобные расходы вы выдаете командированному суточные.

Кстати, когда стоимость питания указана вместе с услугами проживания одной суммой, советуем запросить расшифровку в гостинице. И уже согласно полученному документу распределите сумму. Иначе не исключены споры с контролерами. Питание компенсируют суточными, считают они.

Посмотрите, обозначена ли сумма НДС отдельной строкой

Вообще, документ, дающий право на вычет, это счет-фактура. Его обязательно надо хранить вместе с чеком ККТ, если не хотите рисковать вычетом.

Один только кассовый чек не оправдает вычет по НДС. Даже если в этом документе сумма налога выделена обособленной строкой. К чеку все равно обязательно приложите счет-фактуру с реквизитами документа об оплате. То есть в графе 5 «К платежно-расчетному документу» должны быть указаны номер и дата кассового чека.

Осторожно!

На основании одного лишь чека НДС к вычету принимать опасно. Претензий не будет, только если у вас есть правильно оформленный счет-фактура.

Как показывает практика, подотчетники часто забывают сообщить продавцу о том, что они покупают товары по поручению компании. И в результате приносят в бухгалтерию документы на свое имя. Претензии контролеров в таком случае обеспечены.

Поэтому перед тем, как отправить своего сотрудника за покупками, вручите ему распечатку с реквизитами вашей компании. С такой шпаргалкой ни один подотчетник не забудет, для кого покупает ценности. А у поставщика будет меньше шансов допустить ошибку при оформлении счета-фактуры.

Счет-фактуру вам так и недонесли? Тогда НДС к вычету принять, увы, не удастся. Не стоит и включать эту сумму в стоимость приобретенных товаров при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 170 Налогового кодекса РФ).

А вот для БСО правила не такие строгие — достаточно, чтобы в документе была выделена конкретная сумма входного налога на добавленную стоимость. Это может быть проездной билет или квитанция из гостиницы.

К слову, чтобы подтвердить расходы на проезд, теперь достаточно распечатать контрольный купон или, другими словами, выписку из автоматизированной системы управления перевозками. Об этом официально заявили представители ФНС России в своем письме от 12 октября 2012 г. № АС-4-2/17308. Образец такого документа мы разместили ниже.

Важная деталь

Если у вас будет распечатка электронного билета с суммой НДС, контролеры не станут возражать против вычета.

Купон вам в обязательном порядке направят по ТКС при покупке билета на сайте транспортной компании. Так что если у вас будет распечатка электронного проездного документа с обозначенной суммой НДС, контролеры не станут возражать против вычета. Об этом периодически напоминают чиновники из Минфина России, как например, в письме от 3 апреля 2013 г. № 03-07-11/10861. Главное зарегистрировать контрольный купон в книге покупок (п. 18 Правил ведения книги покупок, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Главное, о чем важно помнить

1 Если в чеке или БСО проверяющие недосчитаются хотя бы одного обязательного реквизита, расходы по такому документу они поставят под сомнение.

2 Стоимость личных покупок сотрудника, зафиксированных в одном чеке с затратами на корпоративные нужды, в расходы при расчете налога на прибыль не включайте.

Дополнительно про расчеты наличными

Статьи: «О каких кассовых правилах могут забыть компании и о чем стоит побеспокоиться предпринимателям» («Главбух» № 1, 2012); «Все самые необходимые для бухгалтера сведения о контрольно-кассовой технике» («Главбух» № 22, 2012).

Документ: пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Звезда
за правильный ответ

Тест

Сотрудник ООО «Легенда» приложил к авансовому отчету БСО из гостиницы с номером 15. Безопасно ли включать в расходы сумму по такому документу?

Да

Нет

Дата добавления: 2015-09-06