Подготовка документов к архивному хранению

Все документы по срокам хранения делятся на 3 большие группы:

1) с кратким (до 3 лет) сроком хранения и подлежащие уничтоже­нию;

2) со средним сроком хранения (до 10 лет);

3) с длительным сроком хранения (свыше 10 лет).

Отбор документов на хранение или уничтожение производится по результатам экспертизы их ценности Экспертной комиссией пред­приятия, назначаемой приказом директора. Комиссия в своей работе руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Феде­рации, Правилами работы ведомственных архивов, Типовым переч­нем сроков хранения документов, Номенклатурой дел и Положением об экспертной комиссии предприятия. Экспертиза ценности докумен­тов проводится ежегодно с постраничным просмотром Дел. При по­страничном просмотре из всех дел подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, неоформленные копии, черновики и доку­менты со сроком хранения, не соответствующим сроку хранения Де­ла. Документы с более длительными сроками хранения, чем данное Дело, переносятся в соответствующие папки. Отдельные документы и Дела с истекшими сроками хранения отбираются для уничтожения. Но результатам экспертизы составляются «Описи дел»временного и долговременного хранения, а также «Акты»о выделении «Дел»к унич­тожению. Формы описей и актов унифицированы. «Описи дел»рас­сматриваются на заседании экспертной комиссии предприятия, со­гласовываются с экспертными комиссиями архивов и вместе с актами На уничтожение документов утверждаются в 3 экземплярах руково­дителем предприятия. Один экземпляр передается в архив, второй прилагается к протоколу заседания экспертной комиссии как основа­ние, третий остается в качестве контрольного экземпляра в секрета­риате предприятия.

Различают полное и частичное оформлениесдачи дел на хране­ние. Полное оформление установлено только для Дел долговремен­ного и постоянного хранения. Оно предусматривает: нумерацию лис­тов в деле арабскими цифрами в правом верхнем углу черным графи­товым карандашом, переплет документов в твердую обложку из кар­тона и прошивку ее суровой нитью на 4 прокола с закреплением кон­цов сургучной печатью, внесение уточнений в реквизиты обложки и составление заверительной надписи.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению. Эти Дела допускается хранить в стандарт­ных скоросшивателях, листы можно не нумеровать, а заверительной надписи не составлять. По согласованию с архивом вместе с Деламив архивы сдаются регистрационные карточки на документы.

Дата добавления: 2015-09-03