Коммуникации в инновационном менеджменте

Сущность и задачи коммуникаций. Практическая деятельность менедже­ра любого уровня во всех сферах инновационного процесса выражается в об­щении с людьми и заключается в получении, переработке, использовании и передаче информации. Известно, что руководитель любого уровня от 50 до 90% своего времени тратит на работу с информацией. Информация, таким образом, составляет один из центральных элементов управленческой деятельности на ИП. При этом под информацией в менеджменте понимаются целенаправленные знания, используемые для анализа ситуации и принятия управ­ленческих решений. Объем и содержание информации на предприятии зави­сят от масштабов и характера осуществляемых инновационных программ, принятой организационной структуры ИП. Современные ИП, обладающие, как правило, сложной многоуровневой и диверсифицированной структурой, вынуждены использовать в своей деятельности огромные объемы разнообраз­ной научно-технической, технологической, производственной и экономичес­кой информации, составляющей содержание внутрифирменной информаци­онной системы. Уровень информационного обеспечения инновационных про­цессов, качество информационной системы, ее полнота, оперативность и гиб­кость имеют жизненно важное значение для ИП. Однако не менее существенное значение имеют и способы использования информации для уп­равления инновациями в процессе коммуникаций на ИП. Коммуникации в ме­неджменте – обмен информацией при подготовке и обеспечении реализации управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями использующего ее управленческого звена и характером принимаемого управленческого решения. В процессе разделения труда, характерном для современных ИП, каждое лицо, принимающее решение, концентрирует у себя определенную информацию. Для подготовки и последующей реализации управленческого решения менеджер должен собрать, обобщить и передать соответствующую информацию другому лицу или нескольким лицам. Обмен информацией между участниками инновационного процесса с целью эффективной организации деятельности ИП и составляет сущность функции коммуникации. Схематически суть коммуникации можно представить следующей упрощенной процедурой (см. рис. 2.13).

Рис. Структура коммуникационной ячейки

Элементарным эвеном коммуникационного процесса выступает коммуни­кационная ячейка, состоящая из коммуникатора (передатчика), коммуниканта(приемника) и коммуникационного канала. В качестве коммуникатора может выступать любое звено структуры, принимающее управленческое решение. Именно у него возникает содержательная идея о предмете коммуникации, свя­занная с осуществляемым инновационным проектом или организационной де­ятельностью менеджера. Коммуникатор как инициатор информационного контакта определяет состав коммуникантов и выбирает форму коммуникаци­онного канала.

Коммуникант может представлять элементы внешней среды и внутренние звенья ИП. В качестве внешнегокоммуниканта выступают партнеры по коо­перации, сбытовые организации и поставщики, центральные, в том числе международные, информационные фонды, вышестоящие организации и т.п. Внутренниекоммуниканты определяются вертикальными и горизонтальными связями на ИП. Вертикальные связи реализуются через межуровневые комму­никации, например руководство ИП – службы и подразделения или руково­дитель группы – исполнитель. Горизонтальные связи находят выражение в функциональных коммуникациях (межотдельские или межличностные ком­муникации в группе и т.п.).

Активное и существенное значение для эффективности коммуникации имеет правильный выбор коммуникационного канала. В качестве коммуникаци­онного канала используется большое разнообразие носителей информации. Выбор конкретного носителя зависит от характера информации, постоянства, ин­тенсивности и периодичности использования канала. В инновационном менедж­менте форма коммуникационного канала должна учитывать и эмоциональные аспекты, возможности аргументации, убеждения, мобилизации исполнителей. Наряду с техническими средствами передачи информации в инновационном ме­неджменте целесообразно предусматривать в качестве коммуникационных кана­лов научно-технические совещания, конференции, семинары, активные формы выработки решений типа «мозговой атаки» и пр. Выбор коммуникационного канала зависит и от того, является ли коммуникация временной, разовой или относится к штатным формам деятельности менеджера. Постоянные коммуника­ционные каналы объединяются в коммуникационные сети, которые состоят из пунктов и связей. В пунктах коммуникационные партнеры выступают и как пере­датчики, и как приемники информации. Связи определяют коммуникационные каналы. В зависимости от структуры различают звездообразные, кольцевые и
полные коммуникационные сети в менеджменте (см. рис. 2.14).

Рис. 2.14. Типы структур коммуникационных сетей в менеджменте

При звездообразной сети, используемой преимущественно в централизо­ванных структурах организаций, коммуникатор А имеет кратчайшую форму связи со всеми коммуникантами от Б до Е. В свою очередь все коммуниканты от Б до Е могут связываться друг с другом только через А. При кольцевой структуре устанавливаются устойчивые коммуникационные связи трех смежных партнеров. Наибольшие возможности для коммуникаций предоставляет полная структура сети, при которой каждый из партнеров обеспечен прямым коммуникационным каналом. Следует иметь в виду, что это и наиболее доро­гостоящая, сложная и наименее помехоустойчивая структура. Обязательным элементом первичной коммуникационной ячейки выступает канал обратной связи, без которого немыслим действенный обмен информацией, контроль полноты и правильности усвоения передаваемой информации. По утвержде­нию специалистов, до второго уровня иерархии руководителей доходит обыч­но лишь 63% передаваемой информации, до третьего уровня – 40, до четвер­того – 20%. Качественно изменить подобное соотношение на крупных ИП со сложной структурой возможно только при тщательной организации обратных коммуникационных связей.

Коммуникация как функция менеджмента занимается рациональной орга­низацией информационных потоков на ИП с целью эффективного управле­ния инновационными процессами. Основными задачами коммуникаций в ин­новационном менеджменте являются:

- определение и планирование потребности в информации для каждого звена управления на ИП;

- организация информационного обеспечения системы управления на ИП;

- формирование рациональных способов и процедур подготовки и реали­зации управленческих решений;

- разработка и внедрение прогрессивных информационных технологий в управлении;

- координация и контроль управленческих решений, обеспечение исполнительской дисциплины на ИП;

- разработка и реализация единой технической политики в области информационных технологий в управлении на ИП.

Несмотря на существенное значение технических средств в информационном обеспечении инновационных процессов, следует иметь в виду, что коммуникационная функция менеджмента имеет значительно более широкий круг задач. Она выступает связующим звеном между формированием целей, планированием, организацией и контролем инноваций и обеспечивает их качественное исполнение.

Виды коммуникаций в инновационном менеджменте. Специализация как следствие разделения труда в инновациях наряду с постоянно усложняю­щейся организационной структурой ИП приводит к расширению разнообра­зия видов коммуникаций в менеджменте на ИП. В теории менеджмента и на практике выработаны достаточно общие рекомендации по способам и при­емам организации эффективной системы коммуникаций в той или иной сфере предпринимательской деятельности. В основу таких рекомендаций закладыва­ется, как правило, учет специфических свойств управляемых объектов, состава партнеров и характера решаемых совместно проблем. Особенности инноваци­онных процессов безусловно предъявляют специфические требования к орга­низации коммуникационных отношений в этой сфере. Необходимо учитывать высокий образовательный и интеллектуальный уровень участников иннова­ций, неопределенный характер ожидаемых результатов и связанную с ним вы­сокую степень коммерческого риска, многовариантность возможных решений проблем и часто недостаточность использования лишь экономических крите­риев для их оценки. Определенную сложность в организации коммуникаций в инновациях составляет и фактор перспективной ориентации инновационных проектов, прогнозный характер ожидаемых последствий во внешней среде, многообразие партнеров из различных отраслей науки, техники и производст­ва. Все перечисленные особенности инноваций должны учитываться при фор­мировании состава и видов коммуникаций на ИП. Принципиальное значение при дифференциации коммуникаций имеют следующие признаки: направле­ние, область использования, способ и форма коммуникационных отношений (см. рис. 2.15). В зависимости от направления различают содержательные и процессуальные коммуникации.

Рис. 2.15. Виды коммуникаций в инновационном менеджменте

Содержательные коммуникации специалистов связаны с выполнением ими специфических функциональных обязанностей, вытекающих из проводимых инновационных программ и имеющих профессиональный характер.

Процессуальные коммуникации, часто называемые организационными и характерные в большей степени для руководителей различного уровня начи­ная от руководителя группы, имеют регламентированную форму, периодич­ность и направлены на поддержание эффективного менеджмента на ИП.

Коммуникации направлены на обеспечение качественной подготовки и реализацию управленческих решений, принимаемых в рамках стратегического управления, планирования, организации и контроля инновационных процессов на ИП. Способы осуществления коммуникаций выбираются в соответствии с обеспечиваемой ими функцией управления. Особое значение имеют коммуни­кации, связанные с контролем за ходом инновационных процессов. Они должны носить содержательный (контроль за качеством работ, достоверностью и полно­той экспериментов и т.д.) и процессуальный (контроль сроков, затрат, режима работ и т.д.) характер. Коммуникации в инновациях могут иметь формальный и неформальный способы осуществления. Ввиду творческого характера труда разработчиков содержательные коммуникации в инновациях часто носят не­формальный характер. Процессуальные коммуникации требуют более строгой регламентации, обязательного выполнения и протокольного оформления.

Формы коммуникаций в менеджменте различаются на внешние и внутрен­ние. Внешние коммуникации ИП определяются его окружающей средой:

- коммуникации с потребителями с помощью рекламы и специальныхпрограмм продвижения продукции на рынки;

- коммуникации с поставщиками и партнерами по кооперации с помо­щью соглашений, договоров и организационных мер;

- коммуникации с общественностью с целью создания, и поддержания на­учного имиджа на местном, национальном и международном уровнях;

- коммуникации с государственными органами в форме статистическойотчетности, налоговых платежей, экологического и. прочих видов надзора;

- коммуникации с политическими структурами с целью влияния на зако­нодательную деятельность в стране путем лоббирования на разных уровняхблагоприятных решений;

- коммуникации с общественными организациями, в том числе профсо­юзными, с целью формирования благоприятных условий найма и труда работ­ников.

Внутренние коммуникации определяются организационной структурой ИП. Принципиально по формам проведения различают вертикальные межуровневые и горизонтальные (функциональные) коммуникации. При их орга­низации необходимо учитывать разнонаправленность коммуникационных связей: вертикальные коммуникации должны отражать как восходящие, так и нисходящие информационные потоки, а горизонтальные – возможность дву­стороннего информационного обмена.

Процесс коммуникаций в инновационном менеджменте. Коммуникации в инновационном менеджменте отражают непрерывный процесс обмена инфор­мацией между участниками инноваций. Рабочая процедура коммуникационного процесса включает, как правило, четыре последовательных этапа: подготовку информации, выбор коммуникационного канала, передачу информации и контроль реакции. Подготовка информации включает генерирование идеи коммуникации, ее цели, оценку возможных последствий, определение состава коммуникантов и выбор времени осуществления коммуникации.

Выбор коммуникационного канала означает тщательную подготовку проце­дуры передачи информации, т. е. определение способа и формы обмена ин­формацией, подбор технических средств, кодирование информации, способы ее дублирования. Следует помнить, что коммуникационный канал в иннова­ционном менеджменте – это не просто техническое средство. Это элемент, не­сущий значительную психологическую нагрузку. В зависимости от целей ком­муникации могут использоваться различные коммуникационные каналы: при­казы и распоряжения, совещания и конференции, бюллетени и информацион­ные сообщения, беседы и административные комиссии, отчеты и протоколы и многие другие способы эффективного обмена управленческой информацией. Передача информации означает осуществление в установленный срок проду­манного и подготовленного мероприятия по обмену информацией. Этот этап составляет часть целостного коммуникационного процесса.

Завершающим этапом коммуникационного процесса является контроль реакции коммуникантов на полученную информацию путем сопоставления ожидаемых и фактических результатов. При оценке результатов следует учи­тывать возможное негативное влияние различных факторов: наличия инфор­мационных шумов, искажающих смысл сообщения, возникновение вербаль­ных и невербальных помех при обмене, использование несоответствующей информационной технологии и пр.

Эффективность коммуникаций, как и любого процесса, зависит от уровня ее организации. Главная цель организации коммуникационного процесса на ИП состоит в обеспечении полного усвоения передаваемой информации при минимальных затратах на менеджмент. Как любая организационная задача, про­ектирование коммуникационных процессов на ИП предусматривает три основ­ные фазы работ: формирование коммуникационной проблемы, поиск вариан­тов ее решения и принятие коммуникационного решения (рис. 2.16).

Рис. 2.16 Процесс проектирования коммуникаций

Формирование коммуникационной проблемы на ИП осуществляется после проектирования ее организационной структуры или при любых измене­ниях в ней в соответствии с новыми инновационными программами. Анализ информационных потерь и расчет потребности в информации производится на всех иерархических уровнях и по всем структурным подразделениям ИП. Варианты построения формальных коммуникационных сетей на предприятии формируются на основе альтернативных решений в области структуры ин­формационных потоков, типа используемых коммуникационных каналов, ус­тановленных процедур. Альтернативные решения проектируются для каждой группы менеджеров как типовые регламентные процедуры коммуникаций. Коммуникационное решение, содержащее регламент коммуникационных про­цедур для конкретного руководителя, должно приниматься с учетом миними­зации затрат на его реализацию.

Дата добавления: 2015-09-03