Требования к содержанию и расположение реквизитов документа

5.1 Изображение Государственного Герба Украины помещают на бланках документов в соответствии с Постановлением Верховной Рады Украины "О Государственном гербе Украины"; герба Автономной Республики Крым - в соответствии с нормативно-правовых актов Автономной Республики Крым.

Изображение Государственного Герба Украины, герба Автономной Республики Крым на бланках с угловым розташованистю реквизитов размещают на верхнем берегу бланка над серединой строк с названием организации, а на бланках с продольной розташованистю реквизитов - в центре верхнего берега. Размер изображения: высота - 17 мм, ширина - 12 мм.

5.2 Изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) в соответствии с уставом (положением об организации) размещают слева от названия организации.Изображение эмблемы регистрируют согласно установленному порядку. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем размещено изображение Государственного Герба Украины.

На бланках документов негосударственных организаций разрешено располагать изображение эмблемы на верхнем берегу документа, где на бланках документов государственных организаций размещают изображение Государственного герба.

5.3 Изображения наград воспроизводят на бланках документов в соответствии с законодательством и размещают на левом берегу бланка на уровне реквизитов 07 и 08.

5.4 Код организации проставляют по Общероссийскому [15] после реквизита справочные данные об организации (09).

5.5 Код формы документа (если он есть) проставляют по ДК 010 выше реквизита название вида документа (10).

5.6 Название организации высшего уровня указывают сокращенное, а при отсутствии официально зарегистрированного сокращения - полностью.

5.7 Название организации - автора документа должно соответствовать названию, указанному в его учредительных документах. Сокращенное название организации отмечают тогда, когда ее официально зафиксировано в уставе (положении об организации). Сокращенное название подают в скобках (или без них) ниже полной, отдельной строкой в ​​центре.

5.8 Название филиала, территориального отделения, структурного подразделения организации указывают в том случае, когда они - авторы документа, и располагают ниже наименования 07.

5.9 Справочные данные об организации включают: почтовый адрес и другие сведения (номера телефонов, факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и т.п.). Их размещают ниже названия организации или структурного подразделения.

5.10 Название вида документа должно соответствовать перечня форм, используемых в организации. Перечень содержит названия унифицированных форм документов по ДК 010 и названия других документов, соответствующих организационно-правовому статусу организации.

В письме наименование вида документа не указывают.

5.11 Дата документа - дата его подписания, утверждения, принятия, зареестрування, которую оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год.

Пример

15.01.2001

Дате разрешено оформлять в последовательности: год, месяц, число.

Пример

2001.01.15

В нормативно-правовых актах и ​​финансовых документах применяют словесно-цифровой способ оформлению дать, например: 29 января 2001 года.

Дату документа ставят ниже названия документа рядом с регистрационным индексом на специально отведенном месте на бланке.

5.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителя и т.д.. Место розташованости этого реквизита зависит от бланка и вида документа.

Если документ подготовили две или более организаций, то регистрационный номер составляют из регистрационных индексов каждой из этих организаций, которые проставляют через косую черту в порядке указания авторов документа.

5.13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату того документа, на который дается ответ. Этот реквизит располагают ниже или на уровне регистрационного индекса на специально отведенном месте на бланке.

5.14 Место составления или издания документа указывают на всех документах кроме писем, в которых эти сведения определяют с реквизита "Справочные данные об организации", и размещают на уровне или ниже реквизитов 11, 12.

5.15 Гриф ограничения доступа к документу (секретно, для служебного пользования) проставляют без кавычек справа в верхнем углу первой страницы документа. При необходимости его дополняют данными, предусмотренными нормативно-правовыми актами, регламентирующими порядок ведения делопроизводства, содержит информацию ограниченного доступа [14].

5.16 Адресатами документа могут быть организации, их структурные подразделения, должностные лица и граждане. При адресации документа организации или ее структурного подразделения без указания должностного лица их названия подают в именительном падеже.

Пример

Министерство юстиции Украины

При адресации документа руководителю учреждения или его заместителю название учреждения входит в название должности адресата.

Пример

Председателю Государственного комитета статистики Украины Фамилия, инициал (а)

Если документ отправляют должностному лицу, название учреждения отмечают в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

Пример

Государственный комитет архивов Украины Отдел формирования Национального архивного фонда и делопроизводства Ведущему специалисту Фамилия, инициал (а)

Если документ адресуют многим однородным организациям, адресата отмечают обобщенно.

Пример

Директорам центральных государственных архивов Украины

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед указанием адресата не ставят. При большем количестве адресатов составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата.

К реквизита "Адресат" входит почтовый адрес. Порядок и форма записи сведений о почтовом адресе учреждения должны соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи [13].

Пример

Министерство здравоохранения Украины, ул. Грушевского, 7, г. Киев, 01021

Если документ физическому лицу, то в именительном падеже указывают фамилию, имя, отчество (или инициалы) адресата, улицу, номер дома и квартиры, населенный пункт, район, область, почтовый индекс.

Пример

Иванченко Петр Семенович ул. Садовая, д.. 7, кв. 24, г. Винница, 21003

5.17 Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности, подпись, инициалы (-ов) и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения.

Пример

УТВЕРЖДАЮ Министр финансов Украины Подпись (инициалы), фамилия 07.03.2001

При утверждении документа несколькими должностными лицами их грифы утверждения располагают на одном уровне.

Если документ утвержден постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), названия, даты и номера утверждающей документа в именительном падеже.

Пример

УТВЕРЖДЕНО Приказ Госкомархива Украины 16.05.2001 N 40

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первого листа документа.

5.18 Резолюция, которую ставит на документе должностное лицо, состоит из фамилии исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения, личной подписи руководителя, даты.

Пример

Фамилия, инициал (а) Прошу подготовить предложение о поставках угля ТЭЦ-15 до 01.09.2001 Подпись 15.08.2001

Резолюцию надо ставить непосредственно на документе, ниже реквизита "Адресат", параллельно основного текста или на свободной площади лицевой стороны первого листа, но не на берегу документа, предназначенного для подшивки.

Если на документе нет места для резолюции, разрешено оформлять ее на отдельных листах или специальных бланках.

5.19 Заголовок к тексту документа должен быть согласован с названием документа и содержать краткое изложение его основного смыслового аспекта.

Заголовок отвечает на вопрос "о чем?", "Кого?", "Чего?". Например, приказ (о чем?) О создании учреждения; должностная инструкция (кого?) Секретаря-референта; протокол (чего?) Заседания правления.

Текст документа, напечатанный на бумаге формата А5, разрешено подавать без заголовка.

5.20 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль" на левом берегу первого листа документа, на уровне заголовка к тексту.

5.21 Текст документа содержит информацию, ради зафиксування которой был создан документ.

Организации осуществляют делопроизводство, ведут документацию и переписку на украинском языке. В населенных пунктах страны, где большинство населения составляют граждане, принадлежащие к национальным меньшинствам, тексты документов во внутреннем делопроизводстве, наряду с государственным языком, можно составлять языке соответствующей национального меньшинства в порядке, установленном законодательством [6].

Документы, которые присылают зарубежным адресатам, можно оформлять украинских или языке страны адресата или одном из языков международного общения.

Текст документа должен быть изложен кратко, грамотно, понятно, без повторов и употребление слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки.

Текст оформляют в виде сплошного сложного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.

Если части текста имеют различные смысловые аспекты или текст документа содержит несколько решений, выводов и т.д., его надо разбить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами и печатают с абзаца.

5.22 Отметку о наличии приложения размещают под текстом документа. Наличие приложений, полное название которых приводится в тексте, фиксируют по следующей форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, полных названий которых нет в тексте, то эти названия надо подать после текста, отметив количество листов в каждом приложении и количество их экземпляров.

Пример

Приложения:	1 Справка о выполнении плана ремонтных работ за I квартал 2000 г. на 5 л. в 1 экз.
	2 График ремонтных работ на II квартал 2000 г. на 2 л. в 1 экз.

Если к документу добавляют другой документ, имеющий приложения, то отметку о наличии приложений оформляют так:

Приложение:

письмо Государственного комитета архивов Украины от 27.04.2000 N 171/01-04 и приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество их листов не указывают.

Пример

Приложение:

Методические рекомендации в 3 экз.

На большое количество приложений составляют описание, а в самом документе после текста отмечают:

Приложения:

согласно описанию на 67 л.

Если приложение направляют не по всем указанным в документе адресам, отметку о наличии приложения оформляют так:

Приложение:

на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.

Помимо распорядительного документа должен иметь отметку со ссылкой на этот документ, его дату и номер. Отметку делают в правом верхнем углу первого листа приложения.

Пример

Приложение 1 к приказу Министерства охраны здоровья Украины 20.01.2001 N 25

5.23 Подпись состоит из наименования должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, сокращенной - на документе, напечатанном на бланке), личная подпись, инициалы (-ов) и фамилии.

Примеры

1 Председатель Государственного комитета статистики Украины	Подпись	(Инициалы), фамилия
2 Председатель	Подпись	(Инициалы), фамилия

Реквизит размещают под текстом документа или под отметкой о наличии приложений.

Если документ подписывают несколько (два или больше), то их подписи располагают друг под другом согласно подчиненности должностных лиц.

Пример

Директор	Подпись	(Инициалы), фамилия
Главный бухгалтер	Подпись	(Инициалы), фамилия

Если документ подписывают несколько лиц одинаковых должностей, то их подписи располагают на одном уровне.

Пример

Заместитель Министра юстиции Украины	Заместитель Министра финансов Украины
Подпись	(Инициалы), фамилия	Подпись	(Инициалы), фамилия

Документы коллегиальных органов подписывают председатель коллегиального органа и секретарь.

Пример

Глава дирекции	Подпись	(Инициалы), фамилия
Секретарь дирекции	Подпись	(Инициалы), фамилия

В случае отсутствия должностного лица, подпись которого указано в документе, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. В этом случае обязательно указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ (исправление вносят рукописным или машинописным способом), например: "Исполняющий обязанности", "Заместитель".

Подписывать документ с предлогом "за" или ставить косую черту перед наименованием должности не разрешено.

5.24 Гриф согласования располагают ниже реквизита "Подпись". Он состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (вместе с названием организации), личной подписи, инициалов (-ов) и фамилии, даты согласования.

Пример

СОГЛАСОВАНО Заместитель Министра обороны Украины Подпись (инициалы), фамилия 05.02.2001

Если документ согласовывают письмом, протоколом, актом и т.д., то гриф согласования оформляют так:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления Национального банка Украины 23.01.2001 N 2

5.25 Визой оформляют внутреннее согласование документа.

Виза состоит из наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии лица, визирует документ, дать завизування. Визу располагают ниже реквизита 23, как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа.

Пример

Начальник юридического отдела Подпись (инициалы), фамилия 18.09.2001

Визу ставят на экземплярах документов, которые оставляют в организации.

5.26 Оттиском печати организации свидетельствуют на документе подпись ответственного лица. Перечень документов, на которые ставят оттиск печати, определяемых на основании нормативно-правовых актов. Его подают в инструкции по делопроизводству организации.

Оттиск печати ставят так, чтобы он охватывал последние несколько букв названия должности лица, подписавшего документ.

5.27 Отметку о заверении копии документа составляют со слов "Согласно оригиналом", наименования должности, личной подписи лица, удостоверяющего копию, его инициалов и фамилии, даты заверения копии и проставляют ниже реквизита 23.

Пример

Согласно оригиналу Секретарь Подпись (инициалы), фамилия 26.06.2001

5.28 Фамилия или фамилия, имя и отчество исполнителя документа и номер его служебного телефона указывают на лицевой стороне в левом нижнем углу последнего листа документа.

Примеры

1 Иваненко 556 24 июля 2 Иваненко Петр Михайлович 556 24 июля

5.29 Отметку об исполнении документа и направлении его в дело ставят в левом углу нижнего берега лицевой стороны первого листа документа. Она включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа о его выполнении или короткую справку о выполнении, слова "В дело", номер дела, в котором документ будет сохраняться, дату направления документа в дело, название должности и подпись исполнителя.

Пример

К делу N 03-4 Ответ отправлено 13.05.2001 N 03-12/113 Должность (инициалы), фамилия 14.05.2001

5.30 Отметка о поступлении документа в форме содержит полное имя файла и его хранение, код оператора и другие поисковые данные. Ее ставят в центре нижнего берега лицевой стороны первого листа документа.

5.31 Отметка о надийдення (зареестрування) документа в организацию содержит следующие данные: сокращенное название организации, дату (при необходимости - часы и минуты) надийдення документа и регистрационный номер документа, которые ставят в правом углу нижнего берега лицевой стороны первого листа документа.

Отметку о надийдення документа в организацию целесообразно ставить помощью штампа.

5.32 Запись о государственной регистрации фиксируют только на нормативно-правовых актах органов государственной власти, вовлеченных в государственный реестр в соответствии с Указом Президента Украины "О государственной регистрации нормативных актов министерств и других органов государственной исполнительной власти" [9].

Его располагают после номера акта или после грифа утверждения.

Дата добавления: 2015-08-13