Характерні риси офіційно-ділового стилю

Офіційно-діловий стиль(ОДС) — це різновид літературної мови, який обслуговує сферу офіційно-ділових стосунків.

Офіційно-діловий стиль обслуговує офіційні й надзвичайно важливі сфери людських взаємин: відносини між державною владою і населенням, між країнами, між підприємствами, установами й організаціями, між особистістю і суспільством.

Офіційно-діловому стилю властиві такі ознаки:

1) офіційність - строгість викладу; слова вживаються звичайно у своїх прямих значеннях; образність, як правило, відсутня, тропи використовуються дуже рідко;

2) точність (однозначність) - зміст, що виражається офіційно-діловим стилем, з огляду на його величезну важливість, повинний виключати всяку двозначність, усякі різночитання;

3) ясність (доступність), достовірність;

4) лаконічність і вичерпність викладу змісту;

5) конкретність, послідовність та переконливість;

6) чіткість, зрозумілість;

7) змістова повнота й об'єктивність викладу,

8) стабільність, стандартизація (висока стандартизація висловів, сувора регламентація тексту);

9) безособовість (офіційно-ділова мова уникає конкретного й особистого);

10) нейтральний, коректний тон мовлення.

Функціонально-стилістичні норми ОДС:

1. Відсутність слів і фразеологізмів просторічно-розмовного й емоційно-експресивного забарвлення.

2. Використання термінів відповідно до тематики і змісту службових документів. У першу чергу — це терміни юридичні, дипломатичні і бухгалтерські (імпорт, контракт, прострочення, надбавка, пропозиція, попит і т.п.).

3. Нетермінологічні канцеляризми, що вживаються переважно в адміністративно-канцелярській мові (належний, вищевказаний, підписаний нижче, перепроваджується, дійсний (цей) і т.п.).

4. Імена -іменники — назви людей за ознакою, обумовленою якою-небудь дією або відношенням (квартиронаймач, свідок, наймач, позивач, відповідач і т.п.).

5. Іменники, що позначають посади і звання, вживаються в діловій мові тільки у формі чоловічого роду (свідок Федорова, працівник міліції Савельєва, професор Ємельянова і т.п.).

6. Віддієслівні іменники. Серед них особливе місце займають іменники з префіксом не (невиконання, неперебування, невиконання, недотримання, невизнання і т.п.).

7. Стійкі словосполучення атрибутивно-іменникового типу із забарвленням офіційно-ділового стилю (одноразова допомога, вищі органи, установлений порядок, попередній розгляд і т.п.).

8. "Розщеплені" присудки (зробити реконструкцію, провести розслідування і т.п.) на відміну від рівнозначних їм дієслівних форм (допомогти, реконструювати, розслідувати і т.п.).

9. Ствердження через заперечення, у яких адресат санкціонує адміністративні дії. Ініціатива цих дій виходить не від адресата (Міністерство не заперечує., Колегія не відхиляє., Учена рада не відкидає. і т.п.).

10. Пасивний стан за необхідності підкреслити факт виконання дії (оплата гарантується; пропозиція схвалене; документація повернута і т.п.). Дійсний стан вживається, коли необхідно вказати конкретну особу або організацію як суб'єкт юридичної відповідальності (Завод "Електросталь" зриває постачання сировини; Керівник кооперативу не забезпечила дотримання норм техніки безпеки і т.п.).

1. Документ як основний вид офіційно-ділового стилю.

З латинської documentum означає взірець, посвідчення, доказ.

У документознавчій науці визначено найбільш узагальнене, широке розуміння цього терміна: документ – це інформація, закріплена на матеріальному носії, призначеному для її збереження і передання у часі і просторі (1). Це визначення чітко встановлює межу між документом і не документом, вказує на основне призначення документа в суспільстві.

Службовим документом називають документ, який установа створила або отримала в процесі своєї діяльності. Проте серед отриманих документів службовими слід вважати тільки ті, які підлягають реєстрації й були зареєстровані в установі.

Енциклопедичний словник трактує документ у вузьких значеннях як:

· письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки;

· офіційне посвідчення особи;

· достовірне історичне письмове джерело;

Отже, для кожної галузі характерне різне вузьке розуміння поняття документа. У юриспруденції документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Це основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками:

1. За найменуванням: заява, лист, телеграма, довідка, інструкція, службова записка, протокол та ін.

2. За походженням: службові (офіційні) й особисті.

Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку. Особисті документи створюються окремими особами поза сферою їх службової діяльності.

3. За місцем виникнення: внутрішні, зовнішні.

До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи.з іншими установами чи організаціями.

4. За призначенням: щодо особового складу (особові офіційні документи), кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі.

5. За напрямом: вхідні, вихідні.

6. За формою: стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).

Стандартні — це документи, які мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності й за обов'язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).

7. За терміном виконання: звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові.

Звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них зараховують також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових належать документи, які мають позначення "дуже терміново".

8. За ступенем гласності: для загального користування, службового користування, таємні, цілком таємні.

9. За стадіями створення: оригінали, копії.

Оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи, і в разі потреби його засвідчено штампом і печаткою.

Копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка вгорі праворуч "копія". Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат.

Відпуск — повна копія відправленого із установи документа, яка залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться витяг.

Дублікат — це другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою оригіналу. В юридичному відношенні оригінал і дублікат рівноцінні.

10. За складністю (кількістю відображених питань): прості, складні.

Прості — відображають одне питання, складн і — декілька.

11. За терміном зберігання: тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.

12. За технікою відтворення: рукописні, відтворені механічним способом.

13. За носієм інформації: на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці, дискеті.

Вимоги до документів,що мають бути повноцінним джерелом інформації:

1. Повинен видаватися повноважним органом або особою у відповідності з її компетенцією.

2. Відповідати чинному законодавству і директивним указівкам.

3. Повинен бути достовірним, тобто базуватися на фактах і містити конкретні і реальні пропозиції або вказівкию.

4. Повинен бути складений за встановленою формою:

а) службові документи оформляють на папері формату А4 (210x297 мм) та А5 (210х148 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється. Усі службові документи повинні оформлятися на бланках установи, які виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства;

б) тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні – на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту. Також не бажано:

Ø відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;

Ø починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці;

Ø переносити слово на межі сторінок, слід перенести це слово на нову сторінку;

в) у документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої;

г) якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово „сторінка” не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки;

д) бланки виготовляються двох форматів згідно з ГОСТ 9327 — А4 (210x297 мм): та А5 (210х148 мм), однак можливі А3(297х420 мм) і А6(105х148 мм);

ж) бланки документів повинні мати такі береги, мм: 30 – лівий, 10 – правий, 20 – верхній та нижній.

5. Повинен бути бездоганно відредагований і оформлений.

Література: 8, 9, 15, 20, 23, 24, 32, 35, 39, 69, 70,78.

Дата добавления: 2015-08-18