Учет расчетов с подотчетными лицами

Порядок выдачи работникам Общества подотчетных сумм, а также размеры возмещения командировочных расходов, порядок представления авансовых отчетов установлены:

Положением о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, выдачи подотчетных денежных средств, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников филиалов и других структурных подразделений ОАО «РЖД», утвержденным распоряжением ОАО «РЖД» от 07.11.2006 № 2193р;

Положением о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, выдачи подотчетных денежных средств, представлении авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников аппарата управления ОАО «РЖД», утвержденным приказом ОАО «РЖД» от 26.02.2006 № 46.

Общество может выдавать наличные денежные средства своим работникам под отчет на расходы, связанные с затратами на командировки, приобретением ценностей для производственных нужд.

Не допускается выдача наличных денег под отчет, если работник не отчитался по ранее выданному ему авансу, либо представил авансовый отчет, но не вернул неизрасходованную сумму. Работник не вправе передавать полученные под отчет наличные денежные средства другому работнику.

При осуществлении расчетов с использованием подотчетных лиц необходимо учитывать, что размер платежа наличными между юридическими лицами не должен превышать 100 000 рублей в рамках одного договора, заключенного между ними.

Если работник расходует денежные средства, полученные под отчет, на оплату услуг от своего имени, предельный размер расчетов в 100 000 рублей на него не распространяется. Лимит платежа необходимо соблюдать, когда работник использует подотчетные суммы для расчетов по договорам, заключаемым им от имени Общества на основании доверенности.

В случае если аванс перед командировкой за границу выдан работнику в рублях, и он обменял их на валюту в обменном пункте от своего имени, а по возвращении из командировки произвел обратный обмен валюты на рубли также от своего имени и сдал оставшиеся рублевые средства в кассу Общества, то возникает разница в курсах иностранных валют при ее приобретении и продажи в обменных пунктах и курсом на дату утверждения авансового отчета. Возникающую разницу Общество возмещает работнику в порядке, предусмотренном статьей 168 Трудового кодекса РФ.

Датой признания в бухгалтерском учете расходов, осуществленных подотчетным лицом, является дата утверждения авансового отчета.

В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами отражаются следующим образом:

Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов	Основание
дебет	кредит
На дату выдачи денежных средств работнику из кассы (перечисления со счета в банке)
Отражается выдача (перечисление) денежных средств в подотчет работникам Общества.	71-01	50-01, 50-02, 51, 52, 55-08	Расходный кассовый ордер/ Выписка по банковскому счету с приложенными платежными документами
Отражается возмещение произведенных работниками Общества расходов, подтвержденных авансовым отчетом.	71-02	50-01, 50-02, 51, 52, 55-08
На дату выдачи денежных документов
Отражается выдача денежных документов подотчетному лицу.	71-01	50-03	Книга учета движения денежных документов
На дату утверждения авансового отчета
Отражается отнесение на расчеты с поставщиками и подрядчиками, прочими кредиторами сумм, израсходованных подотчетным лицом (расходы произведены от имени Общества).	60,	71-02	Авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими расходами документами
Отражается списание расходов, осуществленных подотчетным лицом (расходы произведены от имени подотчетного лица).	08, 15, 20, 23, 25, 26, 29, 44, 91-02,	71-02
Отражается сумма налога на добавленную стоимость по расходам, осуществленным подотчетным лицом (расходы произведены от имени подотчетного лица).		71-02
Отражается оплата государственной пошлины подотчетным лицом.	68-03	71-02
Отражается зачет авансов, выданных под отчет, при их погашении.	71-02	71-01
На дату принятия денежных средств в кассу
Отражается возврат в кассу денежных средств, ранее выданных в подотчет работнику Общества.	50-01, 50-02	71-01	Приходный кассовый ордер
На дату поступления денежных документов в кассу
Отражается оприходование денежных документов.	50-03	71-01	Книга учета движения денежных документов
На дату выявления подотчетных сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки или израсходованные не в соответствии с установленным заданием
Отражаются подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки или израсходованные не в соответствии с установленным заданием.	94-10	71-01	Приказ
На дату начисления заработной платы
Отражается удержание задолженности работника по подотчетной сумме на основании письменного заявления.	70-01	71-01	Заявление работника; Расчетная ведомость/ Расчетно-платежная ведомость
На дату протокола
Отражается списание кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности по подотчетным суммам.	71-02	91-01	Протокол заседания инвентаризационной комиссии
На дату совершения хозяйственной операции или отчетную дату
Отражается положительная курсовая разница по суммам, выданным работникам.	71-02	91-01	Бухгалтерская справка
Отражается отрицательная курсовая разница по суммам, выданным работникам.	91-02	71-02

В бухгалтерском учете передача расчетов с подотчетными лицами осуществляется следующим образом:

Дата добавления: 2015-08-18