Вимоги щодо тексту наказу.

Текст наказу складається з констатаційної і розпорядчої частини. Констатаційна частина містить такі елементи: вступ (вказано причину видання наказу); доведення (переказано основні факти); висновок (викладено мету видання наказу). Якщо підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищої установи, то в констатаційній частині вказують назву, номер, дату й заголовок до тексту розпорядчого документа, а також передають зміст того розділу документа вищої установи, який був підставою для видання цього наказу. Констатаційної частини може не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують ніяких роз’яснень. У наказах із різнопланових питань констатаційої частини теж може не бути. У цьому випадку текст складається з 2 параграфів. Розпорядчу частину позначають словами «Наказую», «Затверджую», «Доручаю» тощо, вона складається із пунктів, що поділяються на такі частини: дія, термін виконання та відповідальність за виконання.

В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доручено контроль за виконанням наказу.

Заголовок – обов′язковий елемент будь-якого наказу. У заголовку коротко, чітко та ясно відображено основний зміст наказу. Якщо наказ складний, то заголовок узагальнено, н. Про інвентаризацію відділу… Заголовок допомагає правильно включити наказ у справу, легко віднайти певний наказ.

Текст повинен мати наказову форму викладу розпорядчої частини. Зокрема, пропоновані до виконання дії називаються в інфінітивній формі (зарахувати, здійснити, покласти на…); якщо фактові надається більше значення, ніж особі, то вживається пасивна форма (Серйозні порушення виявлено); активна форма вживається для вказівки на ініціатора певної дії (начальник планового відділу зобов’язаний…)

Якщо виконавці звичайно вказуються організації (структурні підрозділи), службові особи із зазначенням прізвища, ініціалів, посади у давальному відмінку(управлінню,ст.інженерові управління Бондаренку Є.І).

Кожний пункт наказу нумерується арабськими цифрами, розпочинається назвою виконавця (у давальному відмінку), продовжується – назвою в дії (в інфінітиві) та строком виконання (за десятинної системою): 1.Відділові культури та стилістики української мови провести атестацію співробітників до 17.05.13.

Значна за кількістю пунктів розпорядчої частини може оформлятися у вигляді таблиці. До наказу можуть додаватися інструкції, правила, штатні розписи тощо.

Наказ підписує лише перший керівник установи. Візи треба розташовувати нижче від підпису керівника.

Проект наказу погоджується із заступником керівника організації, куратором питань, розглянутих у цьому документі, із керівниками структурних підрозділів, яких стосуються пункти наказу, із юристом організації, що засвідчує узгодження цього документа з правовими актами та розпорядженнями вищих установ.

Рекомендується починати кожний пункт наказу словами: «Призначити», «Перевести», «Оголосити подяку», «Надати відпустку». Далі щоразу з нового рядка великими буквами друкуються прізвища та ініціали осіб, на яких поширюється цей пункт наказу, їхня посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд), назва відділу чи цеху, в якому ця особа працює. У кінці кожного пункту наказу зазначається підстава для його складання (доповідна записка, заява тощо)

Якщо в одному пункті наказу перераховується кілька осіб, то їхні прізвища називаються в алфавітному порядку.

Текст наказу як основне смислове навантаження документа вимагає особливої уваги до себе, особливо – вимога законності.

До законодавчих актів, у яких розглядається проблема документування наказу, належить Конституція України, норми якої є нормами прямої дії. Стаття 60 КУ подає, що ніхто не зобов′язаний виконувати злочинні накази чи розпорядження, а за виконання таких наступає юридична відповідальність. Тому на етапі підготовки до створення наказу вивчається нормативна база, на основі якої регулюється порядок рішення питань, вказаних у наказі.

Наказ є законним, якщо

*він виданий повноважним органом відповідно до його повноважень;

*за змістом не суперечить чинному законодавству і не пов′язаний з порушенням конституційних прав і свобод людини та громадянина.

Згідно з Типовою інструкцією з діловодства п. 4.1.6. – відповідальність за зміст, рівень підготовки і належне оформлювання наказу, у випадку візування кількома посадовцями, несуть всі однаково.

Друга вимога – захист конфіденційної інформації (інформація з обмеженим доступом). Стаття 30 ЗУ Про інформацію (1992) пояснює: конфіденційна інформація – це відомості, що використовуються окремими фізичними чи юридичними особами і поширюється за їхнім виконанням відповідно до передбачених ними умов. На документах повинна бути помітка у вигляді штампу Конфіденційно. Робота з такими наказами зафіксована у посадових інструкціях окремих працівників.

Основними вимогами до мови тексту наказу є лаконічність та ясність.

Розроблено дві уніфіковані форми наказу, де визначено порядок подання інформації. Уніфікований текст може бути представлений у вигляді трафарету і таблиць. Трафарети – заздалегідь віддрукований текст з уніфікованою постійною інформацією та пропусками для заповнення змінною інформацією, яка характеризує конкретну ситуацію, подану в документі. Трафаретні накази скорочують час на їхнє складання. Не потрібно чернетки. Постійне (фіксоване) розташування інформації значно полегшує і прискорює її сприйняття.

Таблиці – це перераховування відомостей чи даних, поданих у певній системі і розташоване у певних графах, рядках. Таблиця дозволяє подати інформацію у компактному, наглядному вигляді.

Дата добавления: 2015-08-18