Вимоги до документів

1. Документ повинен видаватися повноважним органом або особою відповідно до її компетенції.

2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству.

3. Документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні і реальні пропозиції або вказівки.

4. Документ повинен бути складений за встановленою формою.

5. Документ повинен бути бездоганно відредагований і оформлений.

Наукова дисципліна, яка вивчає структуру і властивості документальної інформації, розвиток форм документів, методи і засоби автоматизованої обробки, зберігання, пошуку й використання їх називається документалістикою.

Діловодство - це діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських функцій. В установах, організаціях та на підприємствах створюється значна кількість найрізноманітніших документів.

3. Критерії класифікації документів.

Основною класифікаційною ознакою документа є зміст, тобто відношення зафіксованої у ньому інформації до предмета чи напрямку діяльності. Є різні класифікації документів. Розглянемо ті, на які найчастіше посилаються.

За способом викладу матеріалу документи поділяються на 2 категорії:

- документи з високим рівнем стандартизації;

- документи з низьким рівнем стандартизації.

Стандартизація – це встановлення єдиних обов’язкових норм і вимог на щось.

Документи з високим рівнем стандартизації створюються за затвердженою формою (свідоцтво про народження, паспорт, диплом тощо). Документи з низьким рівнем стандартизації мають таку специфіку: добір слів та словосполучень кожен раз залежить від конкретної ситуації (напр., автобіографія, пояснювальна записка, довідка, протокол-розповідь, наказ, звіт, постанова тощо).

Розглянемо класифікацію документів, запропоновану авторами посібника ″ Сучасні ділові папери ″ (Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В.). Документи групуються за кількома ознаками:

1. За найменуванням (листи, телеграми, телефонограми, довідки, заяви, службові записки, інструкції та ін.).

2. За походженням – службові та особисті. Службові документи створюються в установах, організаціях, на підприємствах та службовими особами, які їх представляють. Особисті - окремими особами поза сферою їхньої службової діяльності.

3. За місцем виникнення – внутрішні і зовнішні. До внутрішніх належать документи, які готуються, оформляються і виконуються в межах установи, організації чи підприємства, де вони складені. До зовнішніх відносять ті документи, які надходять до установи з інших установ, організацій чи підприємств.

4. За призначенням – щодо особового складу, кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчіі.

5. За формою документи можна поділити на:

· регламентовані (стандартні, типові). Це типові листи, інструкції, положення, що мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності й за обов′язковими правилами;

· нерегламентовані (нестандартні, індивідуальні), що створюються в кожному конкретному випадку для розв′язання окремих ситуацій; їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).

6. За напрямом – вхідні і вихідні.

7. За терміном виконання – звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові.

· Звичайні безстрокові - це такі, які виконуються в порядку загальної черги;

· термінові - ті, для яких установлено строк виконання. До них
зараховують також документи, які є терміновими за способом
відправлення (телеграма, телефонограма);

· дуже термінові - це такі документи, що мають позначку «дуже
терміново».

8. За ступенем гласності – для загального користування, службового

користування, таємні, цілком таємні.

9. За стадіями створення – оригінали й копії. Оригінал – це основний вид документа,

перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи і в разі потреби

його засвідчено штампом і печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу до куме-

нта. На копії документа робиться помітка вгорі праворуч " копія ". Різновидами копії є

відпуск, витяг, дублікат. Відпуск – повна копія відправленого із установи документа,

яка залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ,

а лише його частину, робиться витяг. Дублікат – це другий примірник документа, ви-

ний з втратою оригіналу. В юридичному відношенні дублікат і оригінал – рівноцінні.

10. За складністю – прості (відображають одне питання), складні (декілька).

11. За терміном зберігання – тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років),

постійного зберігання.

12. За технікою відтворення – рукописні, відтворені механічним способом.

13. За носієм інформації – на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці,

дискеті[ Сучасні ділові папери 2000: 30-33].

3. Реквізит – елемент документа.

Кожен документ складається з додаткових елементів – реквізитів. Реквізит – це обов’язковий елемент документа. Розрізняють постійні і змінні реквізити документа. Постійні друкуються під час виготовлення бланка; змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення. Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожен вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Кожна організація установа чи підприємство повинні мати два види бланків: для службових листів та загальний (для інших документів).

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускають, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць. Бланки друкують на білому папері або папері світлих тонів формату А4 (210 × 297 мм) або формату А5 (148 × 210 мм). При меншій кількості документів послуговуються штемпелем, який містить групу реквізитів і їхніх постійних частин, що відтворюються у вигляді єдиного блока. Склад і розташування реквізитів у штемпелі мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38 – 90.

Для бланків документів установлено два варіанти можливого розташування реквізитів – кутовий і поздовжній. Поздовжнє розташування реквізитів доцільне в тих випадках, коли назва складається з великої кількості слів і не може розміститися на площі, відведеній державним стандартом для кутового розміщення, наприклад, назва організації разом із назвою вищої інстанції.

Дата є обов’язковим реквізитом будь-якого документа. Позбавлений дати, він до певної

міри втрачає юридичну силу. Датою може стати день підписання документа або його затвердження, прийняття, реєстрування. На бланку дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складено не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона може бути записана словесно-цифровим способом (01 вересня 2006 р.) або цифровим способом, наприклад 20.10.07, де зафіксовано три пари арабських цифр у такій послідовності – день, місяць, рік. Окрему групу складають такі документи; як протокол, акт: датою їх є час здійснення зафіксованих у них вчинків, подій, фактів, явищ. У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати.

На кожному документі, що надходить до установи, організації, підприємства, обов’язково ставиться штамп з датою надходження.

Відмітки про погодження. Попереднє погодження проекту документа є важливим чинником. У процесі погодження визначається правильність зафіксованих положень, їх політична, економічна і науково-технічна обґрунтованість, правомірність документа стосовно чинного законодавства і правових актів, що визначають компетенцію установи.

Конкретним вираженням погодження є візування проектів, документів відповідними службовими особами, а також гриф погодження.

Внутрішнє погодження оформляється візою, що складається з підпису, розшифрування прізвища й дати візування, в разі необхідності зазначається посада того, хто візує документ. При внутрішньому погодженні візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який залишається в установі. Наприклад,

Начальник планового відділу (особ. підпис) (прізвище, ініціали)

23.05.08

Реквізит «підпис» складається з назви посади особи, яка підписує документ, її особистого підпису, його розшифрування. Затвердження документа відбувається після його підписання. Воно має на меті санкціонувати зміст документа або поширити його дію на певне коло установ, організацій, підприємств.

Гриф «затверджую» складається із слова «Затверджую», назви посади особи, яка затверджує документ (включаючи назву організації), особистого підпису, його розшифрування і дати. Вміщується він у правому верхньому кутку аркуша і будується за таким зразком:

Затверджую

Міністр фінансів України

Підпис Прізвище, ініціали

07.09.05

Печатка ставиться для засвідчення прав певних осіб, при фіксації фактів використання коштів, матеріальних цінностей, а також – якщо це спеціально передбачено правовими актами – на договорі, статуті, дорученні, посвідченні, на трудовій книжці і титульному списку.

Всього налічується 32 реквізити (За ДСТУ 4163 – 2003, чинний від 01.09.2003р.). Готуючи та оформлюючи документи, використовують такі реквізити (відповідають видові організаційно-розпорядчих документів):

01 – зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим

02 – зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)

03 – зображення нагород

04 – код організації

05 – код форми документа

06 – назва організації вищого рівня

07 – назва організації

08 – назва структурного підрозділу організації

09 – довідкові дані про організацію

10 – назва виду документа

11 – дата документа

12 – реєстраційний індекс документа

13 – посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

14 – місце складення або видання документа

15 – гриф обмеження доступу до документа

16 – адресат

17 – гриф затвердження документа

18 – резолюція

19 – заголовок до тексту документа

20 – відмітка про контроль

21 – текст документа

22 – відмітка про наявність додатків

23 – підпис

24 – гриф погодження документа

25 – візи документа

26 – відбиток печатки

27 – відмітка про засвідчення копії

28 – прізвище виконавця і номер його телефону

29 – відмітка про виконання документа і направлення його до справи

30 – відмітка про наявність документа в електронній формі

31 – відмітка про надійдення документа до організації

32 – запис про державну реєстрацію

Кожен із реквізитів має чітко відведене місцерозташування в документі.

Усі реквізити документа розміщують у межах робочої площі сторінки, тобто площі уніфікованої форми чи бланка документа, яка призначена для заповнення основними реквізитами. З країв сторінки залишають вільне незаповнене місце – поля, або береги, документа. Вони пизначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок і зображень. Установлено такі розміри берегів формуляра-зразка:

- лівого 35 мм

- правого не менше, ніж 8 мм

- верхнього 20 мм

- нижнього не менше, ніж 19 мм (для формату А4); не менше, ніж 16 мм (для формату А5).

Реквізити на сторінці документа розміщують паралельно короткій стороні аркуша. У документах, що виготовляються на аркушах формату А; і змістова частина яких має вигляд табличних форм, допускають розміщення основних реквізитів паралельно довгій стороні.

---

Дата добавления: 2015-08-18